Creando un formulario de control para visitas comerciales

La labor de ventas basada en las visitas comerciales debe acompañarse por la realización de controles diarios y semanales en torno a la cumplimentación de un formulario de control. Crear uno rápido de rellenar y fácil de analizar es vital. Para crearlo debemos considerar los factores por su importancia, desechando la información redundante e innecesaria que pueda robar tiempo a los comerciales y que no aporten datos útiles al cuestionario. En lo posible debemos evitar las respuestas abiertas, utilizando «checks» aunque reservando un espacio para completar la información con frases cortas.

Factores a introducir en el formulario

Principalmente nos interesará conocer el número de visitas realizadas al día y el tiempo de duración de cada una, así como si han supuesto una venta. En definitiva, los factores básicos a considerar serán:

• Número de visitas diarias. Se sacará al final de la jornada.
• Número de clientes visitados, en algunos casos realizando una división sectorial. Se puede segmentar cada cliente por sector y tras introducir los datos en una base de datos informática, obtendremos estadísticas al respecto.
• Si el cliente es actual o potencial
• Nombre de la empresa
• Con quién ha contactado el comercial
• Si existía cita previa
• Si una visita concertada no se pudo realizar y razón. Por ejemplo: ausencia, problemas de horario, falta de interés, error en la concertación de la visita, inconveniente de última hora por parte del cliente u otros, con espacio para completar.
• Duración de la visita
• Si fue la primera visita que se ha realizado al cliente
• Si el cliente siguió alguna recomendación sobre la empresa
• Causa de que no se realizara un pedido (quejas, falta de interés, falta de necesidad, ausencia de persona responsable, fidelidad con otro proveedor, alto precio etc…)
• Número e importe de pedidos en caso de haberlos

Cada negocio puede añadir o eliminar los factores según sus necesidades particulares, pero lo mejor es que se trate de un cuestionario rápido en el que el comercial no tenga que dedicar mucho tiempo y que introducido en una base de datos pueda darnos datos suficientes para realizar un control semanal de forma sencilla.

Completando la información

En caso de existir pedido, se puede completar el formulario con un anexo en el que estipular los productos ordenados por los clientes, aunque esto se puede cuadrar con los documentos de los pedidos en sí mismos. A efectos de controlar las visitas comerciales nos interesan datos generales sobre la efectividad de la misma y el número que ha sido necesario para cerrar la venta. Mediante una base de datos informática se puede agilizar bastante el proceso, ya que una vez introducidos los clientes conocidos en ella podremos sacarle bastante rendimiento a los formularios de control. Normalmente no es bueno que el propio comercial introduzca los datos en el sistema para evitar que pierdan el tiempo, pero en pequeñas organizaciones puede ser necesario. Todo esto nos servirá para que el jefe de ventas obtenga herramientas para hacer un control semanal, que cuadrado con los objetivos de ventas será un buen elemento de juicio que nos permitirá orientar las estrategias comerciales.