Inteligencia Tributaria y la Asesoría: Claves para la digitalización de la pyme

Conoce en este artículo cómo los cambios normativos afectarán al día a día de pymes y autónomos.

• Las nuevas legislaciones obligan a empresas, microempresas y autónomos a trabajar con programas informáticos certificados (Sistemas Informáticos de Facturación o SIF) que soporten procesos contables, de facturación o de gestión, que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Gracias a las empresas de software, la transición tecnológica de las pymes para adaptarse a la factura electrónica será más sencilla. Pero las empresas también deberán llevar a cabo una transición cultural y aprender a trabajar desde un nuevo punto de vista cumpliendo unos estrictos plazos de pago.

Durante la celebración de la feria Accountex España 2023, han tenido lugar diversas ponencias, mesas redondas, y talleres que han causado gran expectación entre los asistentes al evento y que han dado respuesta a muchas dudas planteadas, tanto por parte de las asesorías y despachos profesionales, como por parte de las pymes, sus clientes.

La primera ponencia de esta feria, que tuvo lugar el martes 7 de noviembre, es la que trató sobre Inteligencia Tributaria y Asesoría, en la que Sage participó como conductora de la charla de la mano de:

• José Luis Martín Zabala, Managing director de Sage Iberia,
• junto a los ponentes Javier Hurtado Puerta, director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria,
• e Iker Beraza, Vocal Asesor del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Mediante el planteamiento de diversas cuestiones, ambos ponentes nos explicaron en profundidad cuestiones tan relevantes como:

• el punto en el que se encuentra actualmente la factura electrónica,
• cómo la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece van a afectar a la carga de trabajo de los despachos y asesorías,
• o qué papel juegan las empresas de software en el proceso de digitalización.

Nuevos plazos de la Ley Antifraude

Para comenzar el coloquio, José Luis Martín Zabala puso sobre la mesa una cuestión que preocupa tanto a las pymes como a asesorías y despachos. Ya ha pasado un año desde que empezamos a hablar de factura electrónica y de la Ley Crea y Crece, pero todavía no se ha hecho efectivo su cumplimiento. ¿Se ha producido en este último año algún cambio? ¿Qué previsión hay de plazos para que se haga efectiva la Ley Crea y Crece?

Tomó la palabra en primer lugar Iker Beraza, el cual nos explicó que en la actualidad se sigue trabajando para cerrar el texto definitivo de esta ley, por lo que no cabe esperar que entre en vigor hasta inicios del año 2024, aproximadamente sobre el mes de febrero. No obstante, nos recuerda que se darán 12 meses de adaptación a las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año, y que habrá un plazo más amplio para las empresas que facturen menos de esta cantidad.

A continuación, Javier Hurtado Puerta, añadió “ya tenemos la norma redactada encima de la mesa, la tramitación ha sido larga y compleja, y el 26 de junio el Consejo de Estado emitió el dictamen favorable, y la norma finalmente ya está redactada.” También nos adelantó una importante primicia: “hemos decidido retrasar la entrada en vigor de la Ley Antifraude hasta julio de 2025, de esta forma las empresas de software tendrán más tiempo de implementar las novedades.”

Conciliación de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece

La siguiente cuestión planteada por el Managing Director de Sage Iberia trató sobre la forma en la que se pueden conciliar la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude con el fin de buscar la transparencia en el entorno de las pequeñas y medianas empresas y adecuarse a las buenas praxis fiscales.

Ambos ponentes coincidieron en que se trata de dos leyes diferentes pero que avanzan en paralelo. De cara a la AEAT, y según palabras del director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, “podemos comprobar que ambas leyes son muy distintas simplemente leyendo la exposición de motivos. La propuesta normativa de la factura electrónica proviene del Ministerio de Economía, mientras que la propuesta de la Ley Crea y Crece procede del Ministerio de Hacienda. Los propósitos y objetivos de ambas leyes también son distintos, así como los ámbitos de aplicación y territoriales. La factura electrónica es obligatoria en todo el territorio español mientras que el sistema VeriFactu que aporta transparencia al proceso de facturación, no es aplicable en País Vasco ni Navarra.

Javier Hurtado también destacó que “el desarrollo de software y las empresas que lo llevan a cabo son el auténtico nexo de conexión entre ambas leyes, ya que el mismo modelo legal podrá trasladarse de una forma única para todas las organizaciones.”

Impacto de las nuevas legislaciones en la carga de trabajo

Zabala planteó a ambos ponentes si la aplicación de estas dos leyes va a suponer un impacto directo en el volumen del trabajo de las asesorías y despachos profesionales y las pymes.

El primero en contestar fue  Iker Beraza, el cual comentó que “gracias a las empresas partners de software se espera que sea muy sencilla la transición tecnológica de las pymes para adaptarse a la factura electrónica. Pero también hay que llevar a cabo una transición cultural sobre las prácticas de pago en España y esta va a costar más. Las empresas tendrán que pagar a menos de 60 días la totalidad de las facturas, lo que en algunos sectores puede generar problemas.”

Es en este punto donde resaltó la importancia de los despachos profesionales, los cuales serán un aliado imprescindible para ayudar en esta transición cultural.

También Javier Hurtado, habló sobre la importancia de afrontar un cambio cultural en las empresas, destacando el papel catalizador de los desarrolladores de software de gestión. Según sus propias palabras, “van a existir dos momentos, un primer momento de adaptación donde todo el mundo va a tener que hacer un esfuerzo grande para llegar a tiempo de cumplir con los plazos de la ley (fabricantes de software, intermediarios, consultores, asesorías, despachos y pymes). Posteriormente todos ellos tendrán un retorno muy positivo de todo lo realizado anteriormente.” Para el director de Inspección Financiera, “la estandarización de los ficheros o sistemas de facturación es muy beneficiosa, ya que permite la comunicación de una empresa con su entorno administrativo, mercantil y financiero, al mismo tiempo que se ahorra en la gestión”.

Así mismo, en su intervención, nos brindó un dato importante: “la Agencia Belga para la Simplificación Administrativa calcula que gracias a la digitalización de las facturas, se produce un ahorro de hasta un 80% en los costes de gestión de una empresa, lo que supone un ahorro de muchos millones de euros al año.”

Plataforma pública vs plataforma privada

La siguiente cuestión abordada, que inquieta a muchas pymes fue qué plataforma debemos utilizar para la factura electrónica, ¿es mejor la pública o la privada? ¿Tendrá que haber interoperabilidad entre ambas plataformas? Y, lo más importante, ¿quién tendrá acceso a dichas plataformas?

Beraza respondió, en primer lugar, comentando que existen dos subsistemas relacionados pero diferentes. Las empresas podrán optar por plataformas privadas ya existentes o bien por la plataforma pública gratuita, la cual es más accesible para las empresas más pequeñas. No obstante, destacó que en ambos casos se podrá autorizar a terceros para que hagan las gestiones.

Javier Hurtado fue  más allá y respondió a la pregunta diciendo que la plataforma de facturación pública es un sistema residual para los que no quieran o no puedan utilizar una plataforma privada. Además, recalcó que el sistema público de facturación electrónica tiene tres utilidades:

• La primera es la interoperabilidad, que permite que cualquier plataforma de facturación electrónica -que quiera utilizar la plataforma pública- pueda remitir a esta sus facturas.
• La segunda es que se puede utilizar directamente como sistema de facturación para el cumplimiento de las obligaciones que establece la ley. Perfecta para aquellos que no quieran tener un sistema de facturación complejo, ya que es un sistema simplificado que operará con un solo lenguaje y con una semántica obligatoria.
• La tercera (y la más importante) es que funciona como repositorio público de facturas electrónicas. Gracias a esto será posible realizar todos los estudios de plazos de pagos de las facturas y suministrar la información al observatorio de morosidad.

El acceso a los datos

Con el comienzo de la aplicación de la nueva legislación habrá un gran volumen de datos y de información perfectamente estructurada y valiosa. Pero ¿quién tendrá acceso a esta información estructurada sobre sus datos?

Según la AEAT, todos los empresarios o sus representantes tendrán la posibilidad de acceder a todas sus facturas (y a todas las que sus contrapartes hayan hecho llegar al sistema), tanto repercutidas como soportadas. De esta forma, con un solo click, se podrán descargar todas las operaciones.

El representante de la Agencia Tributaria también lanzó un mensaje tranquilizador sobre esta cuestión: “la accesibilidad a la factura electrónica es sencilla y está garantizada mediante un sistema de seguridad que no es accesible a terceros, pero sí a una autoridad fiscal en caso de que necesite acceder a esas facturas.”

Ayudas para la digitalización

Finalmente, José Luis Martín Zabala planteó a ambos ponentes el tema de las ayudas para la digitalización y si se está planificando algún plan de capacitación y de formación para:

• ayudar a la pyme a dar el salto tecnológico,
• que sepan abordar los cambios normativos y
• que lleve a cabo un cambio cultural con todas las ganas y conocimientos que se requieren.

El primero en contestar sobre esta cuestión fue el representantedelMinisterio de Economía,el cual transmitió a la audiencia que su ministerio estableció el Kit Digital como una importante ayuda económica para que tanto pymes como autónomos pudieran digitalizarse e implantar sistemas de facturación electrónica. Adelantó también, que “no se descarta que una vez que se publique el Real Decreto, se establezcan nuevas ayudas.”

Por su parte, Hurtado comentó que además del Kit Digital, hay que considerar la campaña de información como una importante ayuda a la pyme. Se van a establecer plazos o periodos transitorios para que las pymes puedan adaptarse sin un coste alto. Javier nos recordó que “desde la Agencia Tributaria queremos simplificar el sistema de la facturación electrónica y hacer que sea factible, sencillo y asequible económicamente para que las pymes y microempresas tengan la capacidad de adaptarse sin un coste elevado.”

Como punto final al coloquio, el Managing Director de Sage Iberia, José Luis Zabala, destacó la función fundamental que cumplen los despachos profesionales al ayudar a las pymes. Tanto despachos como asesorías juegan un papel crítico y aunque tenemos tiempo todavía, éste pasa volando, por lo que cuanto antes nos adaptemos y tomemos las medidas necesarias será mucho mejor.