Software contable en la nube: Tu aliado para el crecimiento y expansión de tu negocio

Conoce por qué las pequeñas y medianas empresas que desean expandirse deben utilizar un software contable en la nube.    

• Las soluciones basadas en la nube ayudan a optimizar operaciones y a obtener ventajas competitivas en el mercado.
• Sage lanza Sage Active para ayudar a las empresas a controlar su contabilidad de manera eficiente y sin complicaciones.

En el mundo empresarial actual, la tecnología juega un papel fundamental en el éxito y la eficiencia de una organización. Una de las herramientas tecnológicas más revolucionarias de los últimos años es el software basado en plataformas multigestión 100% la nube.

La adoptación de estas plataformas está siendo impulsado por tres factores claves:

• Los procesos empresariales se “desmaterializan” y la factura electrónica (obligatoria en breve) acelerará esta digitalización de la gestión de los negocios.
• La normalización del teletrabajo es ya una realidad.
• Y finalmente, el efecto generacional con los nuevos compradores, la GenX y los Milenials, más pro-nube, más familiarizados con las nuevas tecnologías; que ya van siendo mayoritarios entre los empleados y usuarios de soluciones informáticas en España.

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En resumen, cada vez son más las pymes que están adoptando soluciones basadas en la nube para optimizar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva en el mercado.

En este artículo abordamos por qué este tipo de programas informáticos son clave en el crecimiento y expansión del negocio.

Qué es un software contable en la nube

Un software contable en la nube es una herramienta diseñada específicamente para llevar a cabo tareas contables y financieras de una empresa o negocio, y que se encuentra alojada y operada en la nube.

En lugar de instalar y ejecutar la aplicación en servidores locales, el software contable en la nube permite a los usuarios acceder a todas las funciones y características del programa a través de una conexión a internet. Tu negocio al alcance en cualquier lugar y en todo momento.      

Este tipo de plataformas se utiliza para registrar, organizar y gestionar todas las transacciones financieras y contables de una empresa, incluyendo, entre otras funciones:

• Creación y seguimiento de facturas.
• Registro de ingresos y gastos.
• Gestión de cuentas por pagar y por cobrar.
• Conciliación bancaria.
• Elaboración de informes financieros.
• Cálculo de impuestos.

Beneficios de utilizar un software de contabilidad en la nube

• Acceso en cualquier momento y lugar. Uno de los principales beneficios del software en la nube es que permite a los empleados acceder a los datos y aplicaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya no están limitados a un escritorio o una ubicación física específica. Esto es especialmente valioso en un mundo donde el trabajo remoto y la movilidad son cada vez más comunes. Los empleados pueden acceder a los recursos necesarios desde sus dispositivos personales, lo que mejora la colaboración y la productividad.

• Escalabilidad y flexibilidad. Con el software de contabilidad en la nube, las empresas pueden escalar sus recursos de manera flexible según las necesidades cambiantes del negocio. Si la demanda aumenta repentinamente, es posible aumentar la capacidad del programa sin problemas. Del mismo modo, si se requiere una reducción en la capacidad, se puede ajustar fácilmente. Esta flexibilidad permite a las pequeñas y medianas empresas adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado y a las necesidades internas, sin tener que realizar grandes inversiones en infraestructura.

• Costes reducidos. Implementar y mantener un sistema de software tradicional puede ser costoso para las pymes. Los gastos de hardware, licencias, actualizaciones y personal técnico pueden sumar una cantidad significativa de dinero. En cambio, el software en la nube funciona bajo un modelo de pago por uso, lo que significa que solo se paga por los recursos que realmente se utilizan. Esto reduce los costes iniciales y permite a las empresas ahorrar dinero a largo plazo al eliminar la necesidad de infraestructura física y gastos de mantenimiento.

• Actualizaciones y mantenimiento automáticos. Con este programa, las actualizaciones y el mantenimiento son responsabilidad del proveedor del servicio. Esto significa que las empresas no tienen que preocuparse por instalar parches de seguridad o actualizar versiones de software. Los proveedores de la nube se encargan de mantenerlo actualizado y funcionando sin problemas, lo que permite a las pequeñas y medianas empresas centrarse en su negocio principal en lugar de perder tiempo en tareas de mantenimiento.

• Mayor seguridad de datos. La seguridad de los datos es una preocupación importante para cualquier empresa. Almacenar datos en servidores locales puede ser vulnerable a riesgos como robos, incendios o desastres naturales. En estos sistemas los datos se almacenan en servidores seguros y respaldados regularmente, lo que reduce el riesgo de pérdida de estos. Además, los proveedores de servicios en la nube suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como encriptación de datos y autenticación de usuarios, para garantizar la protección de la información confidencial.

Toma el control contable con Sage Active

Ayudar a las empresas a tomar el control de sus finanzas, ese es el objetivo que persigue Sage con el lanzamiento de Sage Active. Se trata de un nuevo software de contabilidad en la nube que ayuda a automatizar las tareas manuales que ocupan la mayor parte del tiempo e identificar de manera rápida las oportunidades de crecimiento.

De este modo, la empresa puede gestionar de una manera fácil, rápida y segura su contabilidad.

Para ello, se utilizará solo una plataforma, por lo que será mucho más cómodo y sencillo el acceso para las empresas. Facilita la colaboración, la movilidad y el teletrabajo gracias a la nube.

¿Qué se puede hacer con Sage Active?

Sage Active dispone de una gran variedad de funcionalidades, todas ellas, enfocadas a mejorar la gestión de la contabilidad de la empresa. Así, al utilizar esta herramienta, será posible:

• Gestionar fácilmente su contabilidad gracias a que es una software escalable, sostenible y diseñado para la nube.
• Realizar y obtener informes financieros en tiempo real, como los relacionados con balances, la rentabilidad de la empresa, los cobros y pagos pendientes, así como tener un conocimiento amplio sobre la contabilidad en general.
• La empresa también tendrá acceso integral a los datos de sus clientes y proveedores y podrá realizar una conexión automática con el banco.
• La compañía podrá hacer un seguimiento a los plazos pendientes y a los saldos bancarios tanto actuales como pasados.
• Sage Active permite, a su vez, a las empresas presentar las declaraciones del IVA, y cumplir con los requisitos en materia de Protección de Datos.
• El programa cuenta con asistentes para la validación de datos, ayuda contextual, procesos de uso guiados y asistencia telefónica para facilitar su uso.

La administración de la contabilidad, una de las claves de Sage Active

La administración de la contabilidad empresarial es una de las claves de uso de Sage Active. Cabe recordar que la contabilidad adecuada promueve la transparencia y la confianza tanto dentro como fuera de la organización.

Al administrar correctamente la contabilidad de la empresa, los accionistas, inversores, acreedores y otras partes interesadas aumentan su confianza en la compañía. Además, también es mucho más sencillo evaluar la salud y el rendimiento de la empresa.

Durante todo este proceso, se generan registros confiables y transparentes que brindan una imagen precisa de las finanzas de la organización. Esto fomenta la confianza de los diferentes actores implicados, así como la obtención de financiamiento y la realización de acuerdos comerciales.

El software de contabilidad en la nube que ha puesto en marcha Sage ayuda a la organización a gestionar sus datos y a ahorrar tiempo gracias a la automatización de los procesos. De hecho, el empresario puede buscar y filtrar información contable por periodo, cuenta o referencia para identificar transacciones. Y, durante el proceso, también se pueden adjuntar las facturas o recibos a los registros de contabilidad, con lo que esta área tan importante en la organización estará mejor controlada.

Consejos para mejorar la contabilidad empresarial

• Actualiza los registros. Es fundamental mantener registros contables precisos y actualizados en todo momento. Se deben recoger sistemáticamente todas las transacciones financieras, incluyendo ingresos, gastos, compras, ventas, pagos y cobros. Para ello, utilizar un software contable como Sage Active ayuda a minimizar errores y a facilitar el proceso. 
• Genera informes financieros periódicos. La empresa debe preparar informes financieros regulares, como estados de resultados, balances generales y flujo de efectivo. Estos documentos proporcionan una visión clara del desempeño financiero de la empresa y ayudan en la toma de decisiones estratégicas.
• Implementa controles internos sólidos. Establece políticas y procedimientos claros para el manejo de las transacciones financieras. Divide las responsabilidades y tareas entre diferentes miembros del equipo para evitar concentración de poder y minimizar los riesgos de fraude. Además, realiza revisiones periódicas y auditorías internas para garantizar el cumplimiento de los controles internos.
• Busca asesoramiento profesional. En caso de dudas o situaciones más complejas, la empresa debe considerar la contratación de un contador o asesor contable externo. Un profesional con experiencia puede brindar orientación especializada, ayudarte a optimizar la gestión contable y garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

En conclusión, el software contable en la nube se ha convertido en un aliado de gran valor para el crecimiento y expansión de cualquier negocio. Además, la naturaleza escalable y flexible de un programa como Sage Active permite adaptarse a las necesidades cambiantes de un negocio en crecimiento. A medida que la empresa se expande, este programa puede crecer y ajustarse fácilmente para manejar volúmenes de datos más grandes, más usuarios y complejidades adicionales.