Plusieurs facteurs peuvent inciter l’administration à se pencher sur votre comptabilité. Tout d’abord, la planification du contrôle fiscal, si votre entreprise fait partie des secteurs que l’administration entend vérifier. Votre dossier peut également être à l’origine du contrôle si elle remarque des différences entre les éléments que vous avez déclarés et les renseignements dont elle dispose, ou encore s’il y a des incohérences dans les données que vous avez déclarées. Elle peut aussi trouver que vos marges comptables ou fiscales sont très inférieures à celles d’entreprises comparables sur le même secteur d’activité. Ou bien tout simplement en cas d’absence ou de retard dans vos déclarations d’impôt sur les sociétés (“IS”) ou de TVA.
Les contrôles fiscaux ont évolué ces dernières années, l’Etat cherchant un moyen d’être plus efficace mais aussi de coller aux avancées technologiques. Actuellement, le contrôle fiscal peut se dérouler sur pièces, c’est-à-dire que l’administration étudie la cohérence des éléments figurant dans votre dossier fiscal, mais également sur place dans l’entreprise (vérification de comptabilité), ou à distance (examen de comptabilité) pour les comptabilités informatisées. Dans ce cas, vous devez fournir au vérificateur, votre fichier des écritures comptables (FEC), dès le début de la vérification. En principe, vous recevez un courrier (un avis) vous informant du lancement de la procédure mais dans certains cas précis, vous pouvez aussi être contrôlé de manière inopinée.
Dans le cadre d’une vérification de comptabilité, l’opération démarre par l’envoi d’un avis de vérification vous précisant les années et les impôts soumis à vérification.
Ensuite, le vérificateur se rend une première fois sur place pour échanger sur les caractéristiques de votre entreprise, sa situation économique et son actualité, et établir avec vous les modalités d’intervention les plus appropriées.
Il pourra ensuite revenir, partir avec une copie de vos documents, vous demander d’autres éléments...
Une dernière réunion permettra au contrôleur d’échanger avec vous sur les rehaussements envisagés et les éventuelles pénalités.
À la fin des opérations, vous recevrez une proposition de rectification ou au contraire un avis d’absence de rectification.
Dans le cadre d’un examen de comptabilité informatisée, le contrôle s’effectue dans les bureaux de l’administration. Dans le cadre d’une vérification de comptabilité, il s'effectue en principe dans les locaux de l'entreprise mais peut aussi se dérouler sur votre demande, chez votre conseil.
Il n’existe légalement aucun délai minimum séparant la réception d’un avis de vérification et le début des opérations de contrôle. Un délai raisonnable doit cependant être accordé, qui ne peut être inférieur à deux jours pleins avant la première intervention du vérificateur dans l’entreprise.
Mais attention, dans certains cas, la venue de l’administration peut être inopinée. Par exemple quand il y a besoin d’effectuer des constatations matérielles immédiates (perquisitions fiscales, droit d’enquête). Dans ce cas évidemment c’est l’effet de surprise qui prévaut, vous n’aurez aucun délai pour vous préparer... mais pouvez bien entendu demander à votre conseil de vous assister lors de ces opérations.
En réalité, il faut toujours tenir une comptabilité impeccable pour être paré à l'éventualité d’un contrôle fiscal. Or, le meilleur moyen d’obtenir une comptabilité impeccable est d’utiliser une solution informatique qui va traiter toutes vos données et produire les documents comptables correspondant aux attentes de l’administration.
Oui, c’est effectivement possible, l’administration étant tout à fait réceptive à ne pas nuire à l’organisation de l’entreprise. Attention toutefois à ne pas faire des demandes de report abusives, sous peine de vous voir reprocher une opposition à contrôle fiscal.
Lorsque vous êtes avisé par courrier recommandé de la prochaine vérification de comptabilité de votre entreprise, ce courrier vous informe qu’une charte des droits et obligations du contribuable vérifié est disponible sur le site internet de l'administration fiscale. Ce document décrit les règles du contrôle fiscal et les garanties qui vous sont offertes.
Oui, c’est inscrit dans la Charte des droits et obligations du contribuable vérifié, vous avez la possibilité de vous faire assister d’un conseil qui vous aidera dans vos relations avec le vérificateur ou vous représentera auprès de ce dernier si vous l’avez mandaté à cet effet. Il peut s’agir de votre expert-comptable, d’un avocat fiscaliste...
L'inspecteur doit avoir accès à toutes les pièces comptables de l'entreprise (livre-journal, inventaire, pièces justificatives...). Mais aussi, de façon plus générale, à toutes les pièces de nature à l’éclairer sur votre activité : statuts de la société, organigramme du personnel, titres de participation... Il peut donc demander à voir tous les documents commerciaux (factures...), financiers (relevés de compte bancaire...) et juridiques de l’entreprise.
Pour que votre contrôle se passe dans les meilleures conditions, sachez que le contrôleur sera sensible à votre attitude (courtoise évidemment !), votre souci de répondre à ses questions rapidement, aux moyens mis en place pour exercer sa mission dans des conditions convenables (par exemple un bureau qui lui est réservé), son accès à tous les documents sollicités concernant l’entreprise, le classement et le rangement de vos dossiers...
En règle générale, selon les statistiques de la DGFiP, les contrôles durent moins de 9 mois. À noter que pour les petites entreprises, sauf exceptions, la durée légale d’intervention est limitée à 3 mois. Et la procédure de contrôle réalisée à distance doit avoir une durée maximum de 6 mois.
Sauf délais spéciaux prévus dans certains cas particuliers, l’administration fiscale peut vérifier votre situation jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due. Par exemple, en juillet 2017, l’administration peut vérifier vos déclarations relatives aux années 2014, 2015 et 2016. Attention : dans le cas où les déficits reportables ou des crédits de TVA issus d’années prescrites affectent la première année vérifiée, l’administration peut remonter jusqu’à leur origine.
Oui, c’est désormais possible depuis mars 2017 : vous pouvez conserver toutes vos pièces justificatives au format numérique, y compris celles éditées au format papier. Et, une fois le document numérisé, la version papier peut être détruite. Mais attention, cette possibilité de conservation numérique reste toutefois soumise au respect de plusieurs règles strictes qui doivent permettre de garantir que la numérisation a bien été faite à l’identique…
N’hésitez pas effectivement à apporter toute explication que vous jugeriez utile pour expliquer une divergence d’appréciation, ou encore une anomalie dans la tenue de votre comptabilité pour laquelle vous pourriez solliciter une procédure de régularisation spontanée. Sachez également que le Gouvernement souhaite mettre en place rapidement un droit à l’erreur qui correspondrait au droit de se tromper en toute bonne foi sans être sanctionné financièrement par des amendes appliquées par l’administration. Cette loi n’aura pas vocation à vous dispenser de tenir une comptabilité fiable, par exemple via un logiciel qui trace et enregistre toutes vos opérations. C’est encore le meilleur moyen de prouver votre bonne foi !
Une fois la proposition de rectification reçue, vous avez 30 jours pour contester (voire 60 jours sur votre demande dans le cadre des procédures contradictoires). Vous avez également la possibilité de solliciter les voies de recours (hiérarchique) et saisir la Commission départementale des impôts directs et des taxes sur le chiffre d'affaires, dans la mesure où le litige relève de sa compétence, de même qu’engager un contentieux devant le juge de l’impôt.
Sauf cas particuliers, l'administration ne peut plus opérer de contrôle sur les périodes et les impôts qui ont donné lieu à une proposition de rectification ou à un avis d'absence de redressement.
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