Optimiser le traitement et la gestion des notes de frais

Pour les gestionnaires, les solutions intégrées ont plusieurs avantages : d’abord, celui d’améliorer le temps de traitement lié aux notes de frais. Inutile par exemple d’attendre que les collaborateurs, traitent leurs notes, généralement en fin de mois. Résultat, en leur déléguant la saisie, vous sécurisez l’information et évitez les erreurs de traitement.
Vous disposez surtout d’une meilleure visibilité à la fois sur la charge de travail, mais aussi sur la trésorerie de l’entreprise, ce à tout moment. Avec la comptabilisation automatique des notes de frais grâce à la mise en place de schémas d’imputations pré-paramétrés, ou encore la gestion des barèmes de remboursement kilométriques, vous optimiserez votre flux comptable, et accélérerez les délais de remboursement des frais validés.
Autre avantage : la possibilité de refacturer plus rapidement au client les frais dans le cadre de frais facturables.
Enfin, en aval, vous faciliterez votre reporting, et pourrez notamment analyser les frais par salarié, service, catégorie de salarié.

Améliorer l’expérience de saisie des collaborateurs…

Pour les collaborateurs, le recours à un module spécial note de frais permet d’accéder aux fonctions de saisie depuis son bureau directement dans l’application, au travers de sa messagerie Microsoft Outlook® ou encore depuis son Smartphone ou sa tablette en mode connecté ou déconnecté. Ce qui leur évitera ainsi la corvée des notes de frais en fin de mois. Avec ce type d’outils, en effet, sortir son Smartphone après un restaurant pour prendre une photo de sa fiche et l’intégrer directement au flux de traitement deviendra vite un jeu d’enfant.

Des outils qui engendreront donc un usage beaucoup plus régulier et naturel. Avec un traitement des notes de frais, beaucoup plus transparent, et une meilleure visibilité sur ses remboursements. Saisis, en attentes, payés… à chaque étape, le collaborateur est tenu informé.

… Mais aussi celle des managers

Le recours à une solution intégrée permet, du côté du manager, d’optimiser le processus de validation des notes de frais de ses collaborateurs. Les tableaux de bord personnalisés par profil par exemple permettent : à chaque manager d’accéder rapidement aux validations à effectuer. Avec la possibilité de définir des plafonds par catégorie de salariés, service, salarié ou encore des catégories de frais autorisées par utilisateur.
Grâce à un système d’alertes, les managers pourront également définir certains montants en dessous desquels, les frais seront automatiquement validés. Au dessus desquels, ils auront besoin d’une validation. Le tout, bien sûr, en situation de mobilité ou dans leur logiciel de messagerie (Microsoft Outlook®).