La propriétaire d’un café qui doit trouver l’équilibre entre les gâteaux et les « coûts invisibles » avec £19k

14 JUIN 2022 8 MIN DE LECTURE LAISSER UN COMMENTAIRE

Bienvenue dans Les Carnets Finance avec Sage : plongeons ensemble dans les finances d’entrepreneurs et découvrons comment ils gèrent les questions d’argent au quotidien.

Nous demandons aux entrepreneurs comment ils gèrent leurs finances sur une période de sept jours, pour vous donner une idée de ce à quoi correspondent réellement les revenus et les dépenses de leur point de vue. 

Aujourd’hui, c’est au tour de la propriétaire d’un café qui doit trouver l’équilibre entre ses gâteaux et ses factures d’énergie en hausse.

N’oubliez pas de consulter la réponse de Carl Reader, comptable et auteur de best-sellers, à la fin de cet article, où il nous fait part de ses réflexions et partage quelques astuces en or pour notre entrepreneur.

Voici ce dont nous traitons dans cet article :

• Rencontrez notre entrepreneuse et consultez son Carnet Finance
• Dernières réflexions sur la semaine
• Réponse de Carl Reader

Rencontrez notre entrepreneuse et consultez son Carnet Finance

• Date : (début de semaine) 2 mai 2022
• Secteur : hôtellerie/vente au détail
• Depuis combien de temps êtes-vous entrepreneuse ? Deux ans
• Travail de jour : c’est mon travail à plein temps
• Lieu : Sunderland, Royaume-Uni
• Salaire : £19,200
• Foyer : je vis avec mon compagnon

Jour 1 – Lundi

Le lundi, c’est le jour où je ne suis pas dans la boutique ; c’est un jour généralement plus calme que le reste de la semaine.

Nos meilleures ventes en semaine sont les boissons chaudes et les gâteaux ; j’essaie donc de m’assurer que le rayon des gâteaux est bien approvisionné.

Mon partenaire prépare les gâteaux ; chaque gâteau est vendu £3, et coûte environ 90p, sans compter le temps passé à les préparer. En effet, je ne nous paie pas pour la main d’oeuvre.

Même si je n’ai pas eu besoin d’acheter d’ingrédients aujourd’hui, j’aurai à reconstituer mon stock dans le courant de la semaine.

Entre lundi et jeudi, mon objectif est de gagner £200 par jour.

Notre café est situé dans une zone très fréquentée du centre-ville. Le commerce est directement lié aux événements, concerts et spectacles qui ont repris depuis la levée des restrictions liées au coronavirus. Lorsqu’il y a des spectacles, j’atteins régulièrement ces objectifs.

J’ai des livraisons de lait le mardi et le vendredi, et j’en commande pour remplir entièrement notre réfrigérateur.

Malgré cela, du fait des week-ends très chargés, nous sommes toujours à court de lait le dimanche ou le lundi, et nous sommes obligés d’en racheter. J’ai acheté quatre bouteilles de lait supplémentaires lundi, ce qui m’a coûté £5.

Le fait de ne pas travailler dans la boutique le lundi et le mardi me permet de faire ce que je ne peux pas faire quand je suis à la boutique : par exemple, aller à la banque, faire un inventaire, ou réapprovisionner la boutique.

Pendant ces « jours de congé », je travaille environ trois heures. Mon partenaire travaille à peu près quatre heures le lundi et le mardi pour s’occuper du stock.

Aujourd’hui, c’était un jour calme dans l’ensemble. C’est compréhensible : il ne se passe pas grand-chose dans les environs aujourd’hui. Le bilan est un peu décevant, mais je sais que ça va s’améliorer dans le courant de la semaine.

Argent gagné : £111.80

Argent dépensé : £5

Jour 2 – Mardi

Aujourd’hui je dois mettre à la banque l’argent liquide que j’ai gagné la semaine dernière. Nos recettes en espèces ont considérablement diminué au plus fort de la pandémie, mais j’ai constaté une augmentation régulière au cours des six derniers mois. Aujourd’hui j’ai mis £346.60 à la banque.

J’effectue de petites tâches, comme les opérations bancaires, et je récupère tout ce dont mon collègue a besoin dans notre entrepôt, qui se trouve sur un autre site.

En général, j’essaie de me détendre totalement le mardi, avant de reprendre physiquement le travail le lendemain.

Aujourd’hui, donc, mon partenaire et moi passerons la journée ensemble, pour déjeuner ou prendre un verre à l’extérieur.

Mon collègue dit qu’aujourd’hui était un jour faste : nous avons vendu tous nos gâteaux. Bien que nous n’ayons pas atteint notre objectif, je dirais quand même que c’était une très bonne journée.

Argent gagné : £159.69 + £346.60

Argent dépensé : £0

Jour 3 – Mercredi

Le mercredi est mon premier jour de travail de la semaine. Je mets en route la boutique comme d’habitude, puis je passe en revue les e-mails, les factures, etc.

C’est devenu une tâche de plus en plus lourde récemment, parce que les factures d’énergie ont augmenté de façon spectaculaire. Je dois donc équilibrer les factures à payer à 30 jours avec nos factures d’énergie.

En raison de l’augmentation constante des prix de l’énergie et de ceux de nos fournisseurs, j’ai récemment dû augmenter nos prix. Toutes les boissons chaudes ont augmenté de 20p.

Cette semaine, notre fournisseur de lait nous a contactés pour nous dire que nous devons lui régler ses factures pour le lait. Pour deux mois d’approvisionnement en lait, nous lui devions £250.20, que j’ai payés aujourd’hui.

Aujourd’hui, c’est aussi le jour où j’envoie nos heures pour le calcul des salaires. Je travaille 40 heures par semaine et mon collègue 20,5 heures. La comptabilité reçoit nos heures aujourd’hui, mais nous sommes payés tous les samedis.

En comparaison avec d’autres entreprises, notre charge salariale est très modeste. Cela signifie que nous avons davantage d’argent à dépenser pour le stock.

En ce moment, tout l’argent que nous gagnons est réinvesti dans l’amélioration de la boutique. Nous opérons des changements constants, nous l’adaptons, nous essayons de faire au mieux.

Ce sont les réalités d’une petite entreprise indépendante.

Des prélèvements automatiques pour les impôts et le loyer sont effectués chaque mercredi. Ils s’élèvent à £200 en tout. Je m’attends à ce que ces paiements soient effectués chaque semaine, dans la mesure, bien sûr, où c’est une nécessité.

J’ai choisi de payer le loyer chaque semaine, ce qui répartit le coût sur tout le mois.

Argent gagné : £148.25

Argent dépensé : £450.20

Jour 4 – Jeudi

La première chose que j’ai faite ce matin, ça a été d’aller voir notre fournisseur en gros pour chercher des produits d’entretien, des boissons gazeuses, des laits de substitution et des ingrédients pour les pâtisseries.

Je ne suis pas obligée d’y aller chaque semaine : normalement, c’est une fois toutes les deux semaines.

Aujourd’hui j’ai dépensé £157.20. Il s’agit d’un coût invisible de notre activité ; par exemple, je ne nous rembourse pas l’essence, ni le temps passé à faire des gâteaux.

Cela nous permet de réinjecter un maximum d’argent dans l’entreprise et de continuer à l’améliorer et à la développer.

J’ai mis en place un prélèvement automatique auprès de notre fournisseur et je le paie tous les mois.

Cette facture était due aujourd’hui ; elle est automatiquement prélevée sur mon compte. Je lui devais au total £797.50.

En général, j’ai une grosse facture à payer chaque semaine. La semaine dernière, c’était la facture d’électricité, et cette semaine c’est celle du café.

La plupart des fournisseurs nous donnent 30 jours pour payer, ce qui nous aide vraiment à gérer nos comptes.

Argent gagné : £261.90

Argent dépensé : £954.70

Jour 5 – Vendredi

C’est vers la fin de la semaine que je passe une commande de café.

Je pars en vacances la semaine prochaine, ce qui fait que la commande est plus importante que d’habitude. Cela signifie que je n’aurai pas à passer une autre commande avant mon retour.

Comme je l’ai mentionné hier, il s’agit d’un paiement mensuel, donc aucun argent n’aura été dépensé aujourd’hui, mais la facture pour cette semaine s’élève à £247.96.

Aujourd’hui, c’est une journée chargée dans le centre-ville, car c’est un jour du match.

Des événements tels que les matches peuvent avoir un impact sur notre commerce, mais la météo aussi. Malheureusement, il a plu et fait assez froid aujourd’hui. Je peux nous garantir une activité intense si la journée est ensoleillée.

Le vendredi et le samedi, notre objectif augmente à £500.

Je constate également une augmentation massive des ventes d’alcool le week-end, pour des raisons évidentes. Durant les périodes de confinements, l’alcool, c’est ce que nous avons le mieux vendu ; j’ai dû adapter nos activités quand les établissements ont été réouverts et que les gens sont retournés dans les pubs et les bars.

J’essaie de m’assurer que le rayon alcool est bien approvisionné pour le vendredi. Cela signifie que moi-même ou mon partenaire devrons réapprovisionner la boutique. Voilà une autre tâche qui empiète sur notre propre temps.

Je trouve qu’il y a beaucoup de coûts invisibles de ce genre quand on dirige sa propre entreprise. Le vendredi, nous passons au moins trois ou quatre heures à effectuer des tâches pour l’entreprise qui empiète sur notre propre temps.

Je suis près d’atteindre notre objectif aujourd’hui ; en général, je suis donc satisfaite de ce que nous avons gagné.

Argent gagné : £414.90

Argent dépensé : £0

Jour 6 – Samedi

Aujourd’hui nous avons passé une commande avec un fournisseur de bière. J’ai commandé huit différentes sortes de bière ; certaines sont des caisses complètes de 24, d’autres de 12 ou 18.

C’est vraiment flexible quand les brasseries proposent des caisses relativement petites. D’une part, c’est moins cher, et d’autre part nous pouvons offrir davantage de variété à nos clients. Aujourd’hui, la commande s’est élevée à £349.20 ; nous n’aurons pas à la payer avant la semaine prochaine.

Le samedi est également considéré comme un jour assez chargé ; je n’ai donc pas de temps pour faire beaucoup de tâches supplémentaires.

Généralement, je prépare le café et je fais le service toute la journée.

Le café dispose d’une boutique en ligne, ce qui nous permet de vendre de l’alcool en ligne. Nous proposons le transport à domicile ainsi que la livraison locale et nationale. J’effectue moi-même les livraisons locales ; là encore, voilà un autre coût invisible que j’absorbe.

Je reçois des factures mensuelles de l’entreprise qui nous a aidé à créer et qui gère notre boutique en ligne. Elles s’élèvent environ à $70 (£56).

Je passe donc une bonne partie de mon temps libre dans la boutique à actualiser la boutique en ligne, en m’assurant qu’elle est à jour et en y ajoutant tout nouvel article.

Comme il m’arrive de devoir régler de grosses factures, comme le jeudi, il y a certains jours dans la semaine où nous essayons tous les deux de ne pas dépenser d’argent du tout.

C’est le cas aujourd’hui et hier. Cela nous permet de constituer des réserves d’argent pour la semaine et de nous assurer que nous ne dépensons pas trop.

Nous avons été un peu en deçà de nos objectifs aujourd’hui, mais je ne suis pas trop déçue car il y a eu beaucoup de petites ventes ; peu de gens ont acheté des articles assez conséquents.

Aujourd’hui, c’est le jour où nous payons les salaires ; en tout, cela fait £534.98.

Argent gagné : £332.55

Argent dépensé : £534.98

Jour 7 – Dimanche

Nous ne nous fixons pas d’objectifs le dimanche : cela peut être quitte ou double, c’est vraiment difficile à prévoir.

Aujourd’hui, c’était le Sunderland City Runs half marathon & 10k.

Par chance, nous étions sur le trajet de la ligne de départ des coureurs ; cela signifie que la journée a été vraiment chargée. Nous avons vendu tous nos gâteaux et nous avons dû réapprovisionner le lait deux fois.

Nous avons des heures d’ouverture limitées le dimanche. C’est un moment très agréable, surtout lorsque nous voyons de nouvelles têtes dans la boutique, comme aujourd’hui.

J’essaie de limiter la quantité de travail supplémentaire le dimanche, pour que nous puissions nous reposer un peu.

Argent gagné : £360.96

Argent dépensé : £8.50

Argent gagné au total : £2,136.65

Argent dépensé au total : £1,953.38

Dernières réflexions sur la semaine

Dans l’ensemble, la semaine a été correcte. Financièrement, cela aurait pu aller mieux certains jours, mais je ne suis pas trop déçue par les chiffres.

J’ai réglé une grosse facture et j’ai dû me rendre chez les grossistes cette semaine, ce qui fait que j’ai dépensé pas mal d’argent.

J’ai constaté que nous consacrons tous les deux beaucoup de temps à des tâches invisibles, mais c’est une nécessité et cela fait partie de la gestion de l’entreprise.

J’ai appris que je passe beaucoup de temps à équilibrer le paiement des factures, ce qui me donne 30 jours pour tout payer ; cela me permet de commander du stock en continu.

Gérer les finances, cela peut être difficile ; mon conseil est de ne pas se laisser tenter à trop dépenser.

Essayez de vous fixer des objectifs et faites les changements nécessaires pour les atteindre.

• Quelque chose que j’ai acheté pour me faire plaisir : je suis allée manger à l’extérieur avec mon partenaire.
• Un coût inattendu qui a surgi : la grosse facture pour la commande de café. Je sais qu’elle tombe tous les mois, mais j’avais oublié que c’était cette semaine.

Réponse de Carl Reader

Et pour conclure… que pense Carl Reader des habitudes financières de notre propriétaire de café ?

Visionnez la vidéo ci-dessous pour le découvrir…