Hoe niet meer verslaafd te zijn aan spreadsheets voor uw financieel beheer

Eén van de dingen die we ontdekken wanneer we voor het eerst met bedrijven praten, is dat ze weten dat ze een probleem hebben met het gebruik van spreadsheets, zoals Excel en Google Spreadsheets. Vaak begrijpen ze echter niet hoe erg het probleem is.

Dit is niet verwonderlijk, want vaak is een spreadsheetverslaving er één die u besluipt en voordat u het weet, organiseert u uw financiën er bijna volledig mee.

Dus hoe begint u het probleem te begrijpen en, belangrijker, hoe begint u met het oplossen ervan?

In dit artikel bekijken we hoe en waarom mensen worden meegezogen in het gebruik van spreadsheets, ook al zijn ze misschien niet de juiste tool voor de taak, en wat ze eraan kunnen doen.

Dit behandelen we in dit artikel:

• De cyclus van verandering
• Het tweesnijdend zwaard van spreadsheets
• Ontdekken hoe erg het probleem is
• Een spreadsheet-audit doen
• De verandering identificeren die u nodig heeft
• Prioriteit geven aan de gewenste verandering
• Conclusie: gebruik spreadsheets verstandig

De cyclus van verandering

Er is een cyclus waar elk bedrijf doorgaat.

Weten waar u zich hierop bevindt, is nuttig omdat het u helpt bepalen wat u moet doen op uw specifiek punt van financiële evolutie.

• Pre-contemplatie: Bedrijven die niet van plan zijn hun gedrag te veranderen, zitten vaak vast op dit punt. Ze weten niet dat er een probleem is, dus willen ze niet veranderen.
• Contemplatie: Hier zijn teams er zich van bewust dat er een probleem is, maar ze voelen zich niet verplicht om te veranderen. Zie dit als een angst om uit hun comfortzone te stappen.
• Voorbereiding: Het team is van plan om een verandering door te voeren, maar ze zijn er nog niet aan begonnen. Plannen, maar niet uitvoeren. Als u niet oppast, kan het zoeken naar perfectie de vijand worden van actie.
• Acties: Actieve wijziging van gedragingen, processen en systemen. Hier is het project in volle gang.
• Onderhoud: Het volhouden van de verandering, het verankeren van gewijzigd gedrag en ervoor zorgen dat het momentum wordt voortgezet.
• Terugval: Terugvallen in gedragspatronen. U heeft de verandering doorgevoerd en deze tevreden omgezet in een gloednieuwe comfortzone.

Het doel van uw bedrijf moet zijn om de cirkel te blijven volgen, nooit terug te vallen en voortdurend te zoeken naar verbetering en upgrades.

Het tweesnijdend zwaard van spreadsheets

We gebruiken allemaal graag spreadsheets omdat ze goedkoop, flexibel en gemakkelijk te gebruiken zijn of omdat we niets anders kennen.
Maar voor elk positief aspect van spreadsheets, is er ook een negatieve kant.

Het is bijna alsof ze een tweesnijdend zwaard zijn, waarbij elke functie een negatieve yin achter een positieve yang verbergt.

• Toegankelijkheid: Spreadsheets zijn een prachtig stuk software en het is vrij gemakkelijk om ze te verkrijgen en te leren gebruiken. Echter zijn spreadsheets soms te toegankelijk, waardoor iedereen gegevens kan veranderen, bewerken en zelfs vernietigen. Soms zijn ze zelfs verborgen en kan niemand ze vinden.
• Bewerkbaarheid: Dit sluit aan op het voorgaande; bijna iedereen kan spreadsheets bewerken. Hoe complexer ze zijn, hoe gevaarlijker dit is. U kan ze wel vergrendelen, maar hierdoor kunnen ze juist die flexibiliteit verliezen die hen net zo handig maakt.
• Onderhoud: Spreadsheets kunnen worden onderhouden, maar gebeurt dat ook? Weet u dat? Het onderhoud van spreadsheets kan uitmonden in een enorme klus, terwijl het de bedoeling is tijd te besparen en werk te vermijden.
• Veiligheid: Spreadsheets zijn verplaatsbaar, maar vertrouwelijke gegevens op een USB-stick bewaren is niet echt een goed idee. Er bestaan wel veel beveiligingsfuncties, maar in werkelijkheid gebruiken slechts weinig mensen ze, omdat ze vaak onhandig zijn.
• Schaalbaarheid: Spreadsheets zijn schaalbaar omdat u er gewoon meer kunt toevoegen als u er nodig heeft. Maar naarmate uw bedrijf groeit, zal u inzien dat dit gewoon geen goede zet is. De werkmappen worden steeds complexer, wat leidt tot een grotere onderhoudslast.

Inzien hoe erg het probleem is

U denkt dus dat u een probleem hebt, maar hoe weet u dat?

Het startpunt is inzicht krijgen in de verschillende soorten spreadsheets die u zou kunnen gebruiken en hoeveel er van elk bestaan.

Wij delen spreadsheets in zes verschillende types in:

• Lopende spreadsheets: Ad hoc berekeningen en eenmalige analyses. Werkmappen die u actief gebruikt om problemen op te lossen.
• Regelmatige rapportering: Dezelfde rapporten die keer op keer op precies dezelfde manier worden uitgevoerd.
• Ad hoc rapportering: Snelle eenmalige oplossingen die bedoeld zijn om een specifieke vraag te beantwoorden, maar waarschijnlijk niet opnieuw gebruikt zullen worden.
• Gegevensopslag: Spreadsheets gebruiken als een database. Denk aan de GDPR – deze zijn niet gemakkelijk te raadplegen en niet veilig.
• Invoer: Wanneer systemen echt niet goed op elkaar aansluiten en u informatie van het ene systeem naar het andere moet brengen, zoals van de salarisadministratie naar het financiële systeem.
• Processen: Spreadsheets die nodig zijn om een proces uit te voeren. Onkostennota’s, inkooporders, enzovoort.

Een spreadsheet-audit doen

De volgende stap is een spreadsheet-audit uitvoeren om de omvang van het probleem te analyseren.

Dit is een semi-formeel proces waarbij u alle spreadsheets die u op uw schijven hebt staan, zal identificeren en classificeren.

U kunt één persoon aanwijzen om deze audit uit te voeren, maar vaak is het nuttig om dit als een groepsoefening te doen.

Het is echter belangrijk te benadrukken dat het niet de bedoeling is met de vinger te wijzen. Het gaat er gewoon om te begrijpen wat u als team beter zou kunnen doen.

Stel deze vragen:

• De naam van de spreadsheet;
• De classificatie;
• De eigenaar;
• De locatie;
• Hoe vaak het gebruikt wordt;
• Hoeveel tijd het proces in beslag neemt;
• Hoe belangrijk het is.

U kunt extra vragen toevoegen als dat voor u nuttig is. Eenmaal de audit uitgevoerd is, zal u een duidelijk beeld hebben van de omvang van het probleem en de soorten risico’s die u loopt.

De verandering identificeren die u nodig heeft

De veranderingen die u nodig heeft om uit de spreadsheetjungle te geraken, zullen waarschijnlijk verschillen, niet alleen tussen bedrijven, maar ook tussen afdelingen en tussen werkmappen.

In veel gevallen gaat het om het doorvoeren van systeemveranderingen, zodat mensen zaken niet met externe software hoeven te doen.

Soms gaat het om een gedragsverandering en om het gebruik van een reeds bestaande functionaliteit. Andere keren gaat het erom dat u ontdekt dat u eigenlijk helemaal niets hoeft te doen.

Wij zien een aantal veelvoorkomende oplossingen als we kijken naar problemen met het gebruik van spreadsheets:

Aangepaste velden of analysecodes gebruiken

Deze aangepaste velden bestaan waarschijnlijk al in uw systeem. Het gebruik van analysecodes op uw data betekent dat mensen niet naar spreadsheets hoeven te exporteren om vervolgens tijd te besteden aan het snijden en hakken in de data.

Integraties gebruiken

Integraties tussen systemen maken het overbodig om data naar een spreadsheet te exporteren, te manipuleren en vervolgens te importeren in een ander systeem.

Dit bespaart enorm veel tijd en moeite en kan eigenlijk zeer eenvoudig worden gerealiseerd.

Apps voor automatisering

Vaak gebruiken mensen spreadsheets om processen uit te voeren die ze niet in het hoofdsysteem kunnen doen.

Het gebruik van automatiseringsapps zoals Zapier elimineert de nood aan spreadsheets om handmatig uit te voeren wat vaak vrij simpele taken zijn.

Bestaande functionaliteit gebruiken

We merken vaak dat mensen zaken in werkmappen uitvoeren die eigenlijk in het hoofdsysteem kunnen gebeuren – als mensen maar wisten dat die functionaliteit bestaat.

Als u zaken zoals afstemming van bankafschriften doet door informatie in een spreadsheet te downloaden, bekijk dan eens wat er beschikbaar is in uw bestaande financiële en boekhoudsoftware.

Een nieuw systeem invoeren

Dit is waarschijnlijk een van de laatste stappen die we ondernemen, omdat het vaak geld kost en veel tijd in beslag neemt.

Dat gezegd zijnde, is het verbazingwekkend hoe een systeemvernieuwing een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop een financieel team werkt.

Extra training in rapportering

Vreemd genoeg kunnen het heel kleine dingen zijn die mensen ertoe aanzetten om met spreadsheets te rapporteren.

Misschien weet iemand niet hoe hij een titel in het vet kan zetten, een beschrijving kan veranderen of een berekend veld kan toevoegen.

Nochtans kunt u met een beetje training van uw rapportwerkmappen afkomen.

Onkostensystemen gebruiken

Dit is waarschijnlijk het meest voorkomende fenomeen dat we zien wanneer mensen te veel gebruik maken van spreadsheets.

Mensen onkostennota’s laten maken met spreadsheets en ze vaak ook nog afdrukken, is ongelooflijk verspillend.

Er zijn tegenwoordig nochtans heel goede onkostensystemen beschikbaar, die daarnaast ook nog eens heel goedkoop zijn.

Nieuwe rapporteringstools

Oudere systemen zijn soms wat onhandig in gebruik, vooral als het om rapportering gaat. U hoeft uw systeem echter niet te veranderen om over goede rapporten te beschikken.

Er zijn tal van moderne toepassingen van derden die uitstekende rapporten bieden zonder dat u daarvoor veel geld hoeft te betalen.

Uw boekhoudplan herzien

We hebben allemaal wel eens een boekhoudplan gezien dat uit de hand is gelopen. Rekeningen die erbij zijn gekomen, nieuwe onderliggende rekeningen die niet kloppen of rekeningen die niet in volgorde staan.

Het opschonen van uw boekhoudplan kan een enorm verschil maken voor de hoeveelheid werk die u buiten uw hoofdsysteem moet doen.

En als het eenmaal gedaan is, geeft het u een enorm goed gevoel.

Prioriteit geven aan de gewenste verandering

Nadat u de problemen hebt geïdentificeerd en de oplossingen hebt uitgewerkt, kan het verleidelijk zijn om een massaal veranderings- en transformatieprogramma op te starten en alles supersnel voor elkaar te krijgen.

Maar dat kan een vergissing zijn.

U moet immers nog steeds de gebruikelijke bedrijfstaken uitvoeren. Een totale en plotse verandering doordrukken kan ongelooflijk verwarrend zijn voor uw team en de zaken in het algemeen.

Vergeet ook niet dat het uitvoeren van kleine projecten die snel en gemakkelijk zijn en een zichtbare impact hebben, uw team kan motiveren en hen enthousiast kan maken over het doorvoeren van meer fundamentele en grootschalige veranderingen in de nabije toekomst.

Daarom is dit ons zes-stappenplan voor het prioriteren van uw veranderingsprogramma:

1. Analyseer de bespaarde tijd: Ga na welke veranderingen het grootste voordeel zullen opleveren.
2. Bereken het gemak van implementatie: Als iets ‘laaghangend fruit’ is, is het een kandidaat om als eerste aan te pakken.
3. Begrijp de tijd die nodig is voor de implementatie: Langere projecten vereisen meer planning en middelen.
4. Wees duidelijk over de kosten: Als het goedkoop en snel is en grote voordelen biedt, is het een no-brainer.
5. Analyseer het risico: Denk na over het risico van een mislukt project, niet alleen voor het financiële team, maar ook voor het hele bedrijf.
6. Denk na over andere gevolgen: Hoe zal de verandering andere afdelingen beïnvloeden? Uw klanten? Uw leveranciers? Uw team?

Zodra u elke verandering aan deze zes criteria hebt getoetst, zult u een veel duidelijker beeld hebben over de volgorde waarin u de dingen moet doen.

Conclusie: gebruik spreadsheets verstandig

Na dit alles denkt u waarschijnlijk dat we helemaal tegen spreadsheets zijn, maar het tegendeel is waar.

Het is een prachtige tool die bijna alles kan… En daar ligt het probleem.

Het is niet omdat spreadsheets alles kunnen doen, dat ze ook alles moeten doen.

Als u spreadsheets alleen gebruikt voor ad hoc-werk, berekeningen en analyses, gebruikt u ze optimaal.

Maar als u regelmatig rapporteert, spreadsheets inzet als een manier om andere systemen te integreren of ze gewoon gebruikt ‘omdat het kan’, dan moet u misschien nog eens goed nadenken.