Bedrijfsprestatie-dashboards, waarom? Financiële gegevens zijn complex en uw financiële afdeling komt vaak handen te kort om het werk gedaan te krijgen. De nood aan snelheid is dan ook een van de grootste redenen waarom bedrijfsprestatie-dashboards essentieel zijn om het nut van Business Intelligence (BI) te maximaliseren.
Veel organisaties delen hetzelfde verlangen. Ze willen data zichtbaar en vooral eenvoudig te begrijpen maken. Zeker wat de prestaties van het bedrijf betreft. Het zorgt dat medewerkers die van thuis werken zich toch verbonden voelen met hun werkplek. Bovendien stellen die gegevens het management in staat om zich te focussen op bedrijfskritieke taken. De uitbraak van het coronavirus heeft dit enkel versterkt.
Wat zijn bedrijfsprestatie-dashboards?
Bedrijfsprestatie-dashboards volgen en vereenvoudigen complexe sets van gegevens. Ze zorgen voor visualisaties die een snel, maar grondig, inzicht geven in de huidige prestaties. Deze weergaves bevatten meestal analytische statistieken en Key Performance Indicators (KPI’s). Ziet de data er vreemd uit? Dan laten de dashboards u toe om de fouten op te sporen in enkele seconden in plaats van uren.
Waarom deze dashboards helpen bij het nemen van slimmere beslissingen
Bedrijfsprestatie-dashboards helpen u bij het identificeren van mogelijke verbeteringen, risico’s en trends. Wanneer ze duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn, voorzien ze u en andere beslissingsnemers in het bedrijf van nuttige informatie in een begrijpelijk en eenvoudig te onthouden visueel format. Daarmee kunt u aan de slag om snel slimme beslissingen te maken.
Spreadsheets, software en dashboards
Ongeacht de grootte, veel organisaties gebruiken spreadsheets. Terwijl het bedrijf groeit, moet u zich echter minder op de dagelijkse activiteiten focussen, maar wel op het grotere plaatje. Daarvoor zijn spreadsheets niet altijd geschikt. Schakelt u over naar dashboards, dan moet u wel waakzaam zijn voor de verandering in uw organisatie. Haalt u spreadsheets uit de toolkit, kan u wel wat weerstand verwachten van uw financiële afdeling. Ze zijn het namelijk gewoon om er mee te werken. Zelfs wanneer men een Business Intelligence-platform gebruikt is het niet ongewoon dat er nog vaak wordt geëxporteerd naar spreadsheets.
Software voor financieel beheer laat u toe om eenvoudig rapporten voor compliance te maken en uw financiën beter te monitoren. De applicatie biedt beslissingsnemers ook real-time dashboards met essentiële informatie.
Tips om uw bedrijfsprestatie-dashboards te gebruiken.
In een ideaal scenario zit uw dashboard tool in uw software voor financieel beheer zodat u een gecentraliseerd en compleet overzicht krijgt. Zo houdt u beter de vinger aan de pols en kan u tijdig ingrijpen bij problemen.
Kies de juiste statistieken en KPI’s
Statistieken en KPI’s die u in het oog moet houden zijn de volgende:
- Werkkapitaal: vrij kapitaal is wat de meeste bedrijven nodig hebben om vooruit te gaan. Wanneer u grote beslissingen moet maken is het handig om te weten of dit kapitaal klaar staat of er tijdig aan komt. Deze informatie heeft u best ook in realtime beschikbaar
- Operationele kasstroom: uw kasstroom verandert aan een ander tempo dan het inkomen, verkoop en omzet. Aan de oppervlakte kan alles er goed uit zien, maar wat u in het dashboard ziet bepaalt echt of u alle rekeningen kan betalen of met crisissituaties kan omspringen. Zonder een duidelijk saldo op de kasstroom kan u failliet zijn op een aantal dagen. Zorg dus dat u dashboard dit weergeeft zodat u goed kan plannen.
- Rendement op eigen vermogen: heeft u aandeelhouders, dan willen ze ongetwijfeld weten waar hun investeringen terechtkomen. Deze KPI bepaalt in grote mate hun gemoedsrust op de volgende kwartaalvergadering.
- Schuld t.o.v. eigen vermogen: geld lenen is eenvoudig, maar beheert u deze schuld goed? Zijn uw betalingen op tijd of beginnen ze een last te worden? Deze KPI bekijkt uw schulden en geeft aan wanneer uw bedrijf gehinderd wordt door leningen en kredieten.
- Omloopsnelheid crediteuren: hoe snel u leveranciers betaalt is een uitstekende barometer voor de gezondheid van uw organisatie. Een hoge omloopsnelheid toont aan dat u solvent bent. Een lage kan cashproblemen, slecht getrainde medewerkers of fouten aanduiden. Een BI-platform kan u ook inzicht geven in hoe uw leveranciers presteren.
- Omloopsnelheid debiteuren: klantenkrediet is alleen handig als uw cliënteel ook effectief betaalt. Deze statistiek is cruciaal om in te schatten hoe snel geld naar uw rekeningen vloeit. BI kan u bijstaan in het identificeren van risico’s nog voor u activiteiten opstart. Dashboards kunnen beslissingsnemers informeren over welke klanten risico lopen om niet te betalen volgens de voorwaarden.
Dashboards op maat
Stel uw dashboards zo op dat u alle knoppen, grafieken, KPI’s en andere indicatoren heeft die u een duidelijk, beknopt overzicht geven van uw bedrijf. Idealiter heeft u acht à tien KPI’s en haalt u ook gegevens van buiten uw financieel systeem binnen. Denk ook na over de dashboards die verschillende gebruikers nodig hebben om tot inzichten voor hun rol te komen.
Zet real-time data om in concrete inzichten.
Als uw financieel systeem gegevens kan tevoorschijn toveren en updaten in realtime, kan u sneller en frequenter rapporteren over problemen. Zo neemt u ook druk weg van de maandelijkse rapporten omdat u vaak al op de hoogte bent en u kan actie nemen op basis van deze inzichten. Een cloudgebaseerde financiële software is cruciaal voor realtime rapportering en analyse aangezien het gegevens uit verschillende bronnen kan verzamelen. Zo elimineert u tijdverslindende overdrachten, manuele gegevensinvoer, externe spreadsheets, en de bijhorende fouten die uw team moet oplossen tijdens de rapportering.
Aanbevolen om hierna te lezen
Hoe bereid je je bedrijf voor op een economische crisis?
