E-mail etiquette: hoe u uw medewerkers kunt helpen met efficiënte communicatie van op afstand

Emoji of niet? Signeert u een brief met ‘Liefste’, ‘Hey’, of helemaal niks? Wanneer gebruikt u volgens de e-mail etiquette ‘Geachte’ of ‘Yo’?

E-mails kunnen moeilijk zijn voor medewerkers, zeker wanneer ze altijd van thuis werken.

Een goed geschreven e-mail kan het verschil maken tussen een succesvolle werkrelatie en eventuele verwarring, belediging of conflict. Dit effect kan versterkt worden wanneer al uw werknemers op een andere plaats werken.

Efficiënte communicatie

Intern communiceert u zelf via verschillende kanalen: e-mail, chat, persoonlijk contact, telefoneren, intranet of een HR-systeem; ze dienen allemaal om werknemers efficiënt te ondersteunen.

Door een voorbeeld te stellen, kunt u aan uw collega’s de verschillende interne communicatiesystemen aanleren en de toon zetten voor de gehele organisatie.

Als er intranet is, kunt u communicatietips daar delen zodat ze vlot toegankelijk zijn voor alle werknemers, waar ze ook werken.

Hoe kunt u werknemers gidsen om efficiënt te communiceren van op afstand?

U heeft de verantwoordelijkheid om efficiënt met werknemers te communiceren, maar welke rol kunt u spelen in het begeleiden van werknemers zodat ze ook zelf beter communiceren?

Hieronder leest u enkele ideeën.

Moedig een online koffiepauze aan

Soms komen de beste ideeën voort uit een praatje aan de waterkoeler.

Wanneer men van thuis werkt, is het onmogelijk om dit te doen zoals op kantoor. Moedig dus koffiepauzes aan onder de teams, hun leiders en de projectmanagers. Zo leren ze elkaar beter kennen, ontstaan er ideeën en kunnen ze even afstand nemen van de werkgerelateerde onderwerpen.

Telefoon boven e-mail

E-mail is maar 7% zo effectief als een gesprek. Video- of telefoongesprekken zijn het beste medium voor thuiswerkers.

Wanneer er een deadline voor de deur staat of er gedetailleerde uitleg nodig is om een taak af te krijgen, is telefoneren heel belangrijk voor werknemers. Managers moeten hun team dus aanmoedigen om zoveel mogelijk de telefoon op te nemen.

Belonen en erkennen

Iedereen houdt van erkenning voor goed werk.

Dit is moeilijk om op een persoonlijke manier te doen wanneer men van thuis werkt, dus werknemers moeten elkaar waardering tonen op andere manieren. Dit kan via een software voor erkenning, het intranet of door elkaar te vermelden tijdens een online teamvergadering.

Het zorgt er ook voor dat werknemers en werkgevers deze tekens van erkenning kunnen bijhouden. Zo kunnen ze er naar terugverwijzen doorheen gesprekken en beoordelingen.

Opleiden over stijlen en types van feedback

Elke werknemer is uniek en de manier waarop men feedback wil is dat dus ook.

U kunt ook persoonlijkheidstesten overwegen, zoals de Meyers-Briggs indicator, zodat managers meer kunnen leren over de werknemers, hoe ze werken en hoe ze het best feedback ontvangen.

Benadruk de voordelen en nadelen van videogesprekken

Videogesprekken zijn een goede manier om contact te houden, maar het heeft ook een keerzijde.

Het is een goed medium om snel een gesprek te organiseren, maar veel videogesprekken bijwonen aan één stuk door, kan heel vermoeiend zijn. Het wijdverspreide fenomeen heeft zelfs een naam gekregen: “Zoom-vermoeidheid”.

Als de vergadering even goed kan verlopen als telefoongesprek of groeps-chat, moeten werknemers zich niet verplicht voelen om hun camera aan te zetten.

Verduidelijk aan werknemers en managers dat videogesprekken niet verplicht zijn, maar dat elkaar zien door de camera wel een goede manier kan zijn om contact te houden.

Voer een efficiënt proces in voor meetings

Het staat vast dat slecht georganiseerde vergaderingen de productiviteit van werknemers negatief beïnvloeden.

In een onderzoek zei 44% van de bevraagden dat slecht georganiseerde vergaderingen ervoor zorgen dat ze de rest van hun werk niet afkrijgen. Een derde gaf aan dat onduidelijke gebeurtenissen tot verwarring leiden.

Voorzie richtlijnen waarmee uw team efficiënt meetings kan managen. Vraag ze bijvoorbeeld om de agenda op voorhand te delen of om suggesties te geven over hoe iedereen gehoord kan worden.

Deel de best practice op vlak van e-mail etiquette

Er wordt voorspeld dat in 2020 elke dag 300 miljard e-mails verzonden en ontvangen worden. Het is dus belangrijk voor werknemers om goed te kunnen communiceren per e-mail.

Deel deze tips en best practices zodat ze richtlijnen hebben over hoe een efficiënte e-mail er uitziet.

Tien tips voor e-mail etiquette

Dit zijn tien e-mail etiquette tips die u met collega’s kunt delen:

1. Gebruik de onderwerpsregel goed
   Een korte samenvatting is efficiënter dan een volzin. Als u iets voorlegt ter beoordeling, zet dat in het begin van uw onderwerp om dat duidelijk te maken.
2. Gebruik altijd een gepaste groet
   Schrijft u naar een naaste collega, dan volstaat een informele ‘Hey’. Als u iemand aanspreekt die u niet goed kent, schrijf dan altijd de formele groet en een korte introductie.
3. Gebruik enkel een opsomming als u de ontvangers kent
   Als u naar uw eigen team mailt over een project dat besproken werd, is het oké om een kort bericht te schrijven met een lijst in puntjes.
4. Pas op met humor of spreektaal
   Let op wanneer u humor of spreektaal gebruikt, zeker in verschillende culturen kunt u de interpretatie ervan niet voorspellen. Kom meteen ter zake en wees zo duidelijk als mogelijk.
5. Houd rekening met het doel van de e-mail
   Vermeld altijd of er actie moet volgen en tegen wanneer. Dit kan in het vet of cursief geschreven worden wanneer een deadline duidelijk zichtbaar moet zijn.
6. Denk na vooraleer u een emoji stuurt
   Dit is enkel goed als u het stuurt naar mensen die u kent en die het zullen begrijpen. Als dat niet zo is, denk dan goed na of het echt nodig is.
7. Klik niet op Iedereen beantwoorden en zet niet iedereen in CC
   Door iedereen te beantwoorden wanneer dit niet nodig is, draagt u alleen maar bij aan een overvolle inbox van anderen. Wanneer er dan weer onnodig antwoord komt, heeft u ook zelf dat probleem.
8. Antwoord op tijd
   Beantwoord binnen de 24 uur, ook al is het om te bevestigen dat u een e-mail ontvangen hebt en nog een gepast antwoord zal sturen.
9. Denk na over waar uw e-mail terechtkomt
   Gebruik nooit ongepaste taal in een professionele e-mail. Ze blijven allemaal bewaard op de server, lang nadat u ze verwijderd hebt.
10. Check uw spelling
    Neem de tijd om uw e-mails na te lezen vooraleer u ze verstuurt, zorg dat ze logisch opgebouwd zijn en de juiste toon hebben.