Eenvoudigere bedrijfsaudits: alles wat je moet weten

Ontdek alles wat je moet weten over audits en waarom een jaarlijkse audit kan helpen om financiële fouten te voorkomen.

Als je een bedrijf runt, is het niet de bedoeling dat je jezelf begraaft in meer werk dan nodig is. Dan klinkt een bedrijfsaudit misschien als een taak waar veel tijd, geld en middelen naartoe gaan. Maar de vraag is dan of je het je kunt veroorloven om er geen uit te voeren…

De meeste bedrijfsleiders kijken niet uit naar het auditproces, maar het is niet iets om bang voor te zijn. Een bedrijfsaudit kan je namelijk helpen om financiële fouten en ongemakken te voorkomen die anders onopgemerkt en onopgelost zouden blijven.

Auditors zijn er om jou en je bedrijf te helpen beter te presteren. Een jaarlijkse audit zorgt ervoor dat het bedrijf geld kan besparen en helpt eveneens financiële fouten te voorkomen. In dit artikel vind je alles wat je erover moet weten.

Een kort overzicht:

• Wat is een bedrijfsaudit en moeten alle bedrijven er een uitvoeren?
• Wat zijn de voordelen ervan?
• Wat zijn de verschillende soorten audits?
• Hoe bereid ik me erop voor?
• Hoe wordt een audit uitgevoerd?
• Hoeveel kost het?
• Conclusie

Wat is een bedrijfsaudit en moeten alle bedrijven er een doen?

Een bedrijfsaudit is een controle van de financiële verslagen van je bedrijf door een bedrijfsrevisor.

Het vindt meestal jaarlijks plaats en de revisor analyseert of je financiële overzichten correct zijn en of de weergave van de financiële positie van je bedrijf op dat moment accuraat is.

Stakeholders en regelgevende instanties kunnen zien hoeveel geld er in de loop van het boekjaar is verdiend en uitgegeven binnen je bedrijf.

Je financiële verslagen bevatten je balans, winst- en verliesrekening, kasstroomoverzicht, een overzicht van eventuele wijzigingen in het eigen vermogen en toelichtingen bij eventuele andere belangrijke wijzigingen.

Het is belangrijk om prioriteit te geven aan een bedrijfsaudit, omdat die ervoor zorgt dat je financiële overzichten up-to-date en accuraat zijn.

Welke bedrijven moeten volgens de wet een audit uitvoeren?

De meeste ondernemingen zijn wettelijk alleen verplicht om een audit uit te voeren als ze bepaalde drempels overschrijden.

Als twee of meer van de volgende punten op je bedrijf van toepassing zijn, moet je één keer per jaar een audit uitvoeren:

• De netto-omzet van je bedrijf is hoger dan 9 miljoen euro,
• Het balanstotaal is hoger dan 4,5 miljoen euro,
• Het personeelsbestand telt meer dan 50 medewerkers.

Wat zijn de voordelen ervan?

Hoewel een bedrijfsaudit als veel werk klinkt en intimiderend kan aanvoelen, zijn er veel voordelen voor jou en je bedrijf.

Een overzicht:

• Je verhoogt de winstgevendheid: Detecteer productiviteitsobstakels zoals diefstal door werknemers, potentiële frauderisico’s en andere inefficiënties. Door deze problemen aan te pakken, verbeter je de winstgevendheid.
• Je bedrijf respecteert het beleid en de regelgeving: Zorg ervoor dat de praktijken en financiële overzichten van je bedrijf voldoen aan de boekhoudstandaarden om juridische problemen te voorkomen. Cloud boekhoudsoftware kan hierbij helpen.
• Grotere effectiviteit: Lokaliseer en corrigeer financiële problemen in een vroeg stadium en ontdek mogelijkheden om je bedrijf effectiever te maken.
• Grotere geloofwaardigheid bij investeerders en kredietverstrekkers: Gereviseerde jaarrekeningen zorgen ervoor dat je betrouwbaarder overkomt bij potentiële kredietverstrekkers en investeerders.

Wat zijn de verschillende soorten audits?

Er zijn twee algemene soorten: interne en externe audits. Hieronder volgt een beschrijving per type.

Interne audit

Een interne audit is de beoordeling van de interne controles van je bedrijf, zoals naleving, beveiliging en bestuur, maar ook van de boekhoudprocessen.

Het belangrijkste doel van een interne audit is het identificeren van belangrijke risico’s en inzicht bieden in hoe het bedrijf deze risico’s effectief kan beheren en interne processen kan verbeteren.

Binnen je bedrijf is er een interne auditor die dit proces uitvoert en dat kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks plaatsvinden. De frequentie hangt af van wat het beste werkt voor de behoeften en beschikbaarheden van je bedrijf.

Je plant interne audits best op voorhand in, zodat de afdelingen tijd hebben om de vereiste informatie voor te bereiden. Als er echter een vermoeden is van illegale activiteiten, dan kan een interne audit zonder aankondiging op de betrokken afdelingen worden uitgevoerd.

Interne audits zijn alleen voor intern gebruik en daarom vindt de controle enkel plaats door personen binnen de organisatie.

Externe audit

Een externe audit is de evaluatie van de jaarrekening van je bedrijf om te controleren of deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het bedrijf en of deze voldoet aan de boekhoudnormen.

Een externe auditor onafhankelijk van je bedrijf voert deze uit omdat het onderzoek volledig objectief moet gebeuren.

Een externe audit vindt verplicht één keer per jaar plaats als de organisatiestructuur aan minstens twee van de drie wettelijke criteria beantwoordt. Zoals eerder aan bod kwam, gaat het om:

• een netto-omzet hoger dan 9 miljoen euro,
• een balanstotaal hoger dan 4,5 miljoen euro,
• een personeelsbestand met meer dan 50 medewerkers.

Het rapport van een externe audit wordt gedeeld met je stakeholders, waaronder ook de aandeelhouders en de raad van bestuur. Ook potentiële investeerders, kredietverstrekkers en klanten kunnen je externe audit bekijken.

Dit proces vindt meestal plaats aan het einde van het boekjaar van het bedrijf, omdat dan alle boekhoudingen zijn afgerond en de jaarrekeningen opgesteld zijn.

Externe audits moeten maanden van tevoren worden gepland, zodat de afdelingen genoeg tijd hebben om alle documenten voor te bereiden. Als je bedrijf op dit moment de drempel voor de vereisten niet haalt, maar je voorspelt dat dit wel het geval zal zijn tegen het einde van het jaar, dan moet je een externe audit inplannen.

Hoe bereid ik me erop voor?

Je voorbereiden op een audit kan een ontmoedigende taak lijken, dus volgt hieronder een overzicht hoe je dat best doet:

Voorbereiding van een interne audit

1. Bepaal eerst de belangrijkste focus van de audit (identificeren van risico’s, nalevingsproblemen, enzovoort), aangezien dit van invloed is op de stappen en procedures die je moet gebruiken.
2. Stel vervolgens een intern auditplan op met een lijst van alle taken die tijdens de afgesproken periode uitgevoerd moeten worden. Deze lijst moet samen met de interne auditor opgesteld worden en het management moet deze beoordelen voordat het ondertekend wordt.
3. Als het om een geplande audit gaat, zorg er dan voor dat de betrokken afdelingen voldoende van tevoren op de hoogte zijn, zodat ze de materialen en documenten die de auditor nodig heeft kunnen voorbereiden. Deze afdelingen zijn ook verantwoordelijk voor het implementeren van de voorgestelde wijzigingen.
4. Als je bedrijf al eerder een audit heeft gehad, kan het nuttig zijn om eventuele aantekeningen te bekijken, zodat je het proces kunt verbeteren en herhaling van fouten kunt voorkomen.

Voorbereiding van een externe audit

De voorbereiding van een externe audit vraagt iets meer werk dan een interne audit. Dit is wat je moet doen:

1. Ten eerste, wijs iemand in het relevante team aan als hoofdcontactpersoon voor de externe auditor. Dit zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt en vermindert de kans op miscommunicatie.
2. Bereid net als bij een interne audit alle relevante documenten voor die de auditor nodig zal hebben. Het is ook mogelijk dat je verzoeken ontvangt voor aanvullende documentatie die kan worden gebruikt als bewijs voor bepaalde transacties in kwestie.
3. Hou een persoonlijk dossier bij van alle documenten en gegevens die je aan de auditor verstrekt, want dit helpt je om georganiseerd te blijven en een goed inzicht te houden.
4. Boekhoudnormen en -regels veranderen elk jaar, dus zorg ervoor dat je boekhoudteam hiervan op de hoogte is. Dit bespaart je team tijd, omdat ze de huidige administratie niet hoeven bij te werken om aan de voorschriften te voldoen.
5. Als je bedrijf vorig jaar een audit heeft gehad, bekijk dan alle aantekeningen die je hebt gemaakt en die je kunnen helpen om het proces te verbeteren en fouten te voorkomen.

Hoe wordt een audit uitgevoerd?

Als je weet hoe een audit wordt uitgevoerd, kun je de angst en weerstand die je er eventueel voor voelt enigszins wegnemen.

Hieronder lees je hoe het meestal verloopt.

Proces van een interne audit

De aangestelde auditor observeert, maakt aantekeningen, bekijkt documenten en interviewt bedrijfsmedewerkers tijdens de interne audit. Het is normaal dat zij werknemers testen op hun kennis van de doelstellingen van het bedrijf, de nalevingsregels, training en veiligheidsnormen.

Als de auditor tevreden is met de controle, geeft hij/zij de bevindingen door aan het bedrijfsmanagement. Dan vindt er een formele vergadering plaats waar de auditor de sterke en zwakke punten bekendmaakt en advies voor verbetering geeft aan de afdeling. Dat geeft het management de perfecte gelegenheid om eventuele problemen te bespreken en de auditor te vragen om te verifiëren waar die de bevindingen op gebaseerd heeft.

Zodra alle partijen tevreden zijn met de gepresenteerde details, kan de interne auditor zijn rapport afronden. De auditor en het management zullen een tijdlijn afspreken om de gevonden problemen op te lossen. Wanneer dat gebeurd is, kan de auditor zijn rapport officieel afsluiten.

Extern auditproces

Tijdens een externe audit zal de auditor je financiële overzichten en administratie grondig analyseren. Hierbij wordt de nauwkeurigheid van deze gegevens gecontroleerd en of ze zijn opgesteld in overeenstemming met de algemeen aanvaarde principes.

Hij/zij beoordeelt of je jaarrekening de financiële positie van je bedrijf correct weergeeft. De externe accountant moet daarvoor de administratie van je bedrijf doornemen en uitzoeken hoe deze gebruikt is om elk financieel overzicht op te stellen. Vervolgens maken ze die overzichten opnieuw om te zien of ze aan dezelfde gegevens komen. Er vindt ook een vergelijking plaats van de administratie van jouw bedrijf met die van anderen binnen dezelfde bedrijfstak om verschillen of inconsistenties te ontdekken.

Aan het einde stelt de auditor zijn rapport op en overhandigt dat aan het bedrijf. Als er afwijkingen gevonden zijn in je financiële rapportage en eventuele niet-naleving van regels en relevante voorschriften, dan vind je dat terug in het rapport. Staat er zoiets in, dan moet je die fouten of inconsistenties corrigeren in je financiële administratie en de audit opnieuw laten uitvoeren.

De uitkomst van een externe audit kan invloed uitoefenen op de manier waarop externe partijen naar je bedrijf kijken.

Hoeveel kost het?

De kosten van een bedrijfsaudit hangen af van het soort audit dat je uitvoert en hoe complex deze zal zijn. Interne audits kosten je meestal niets extra omdat je daarvoor iemand binnen je organisatie aanstelt. Het neemt wel tijd in beslag. Voor externe audits moet je een extern bedrijf zoeken. Externe audits variëren in prijs, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en hoeveel werk er is.

Conclusie

Ondanks de kosten en tijd die een bedrijfsaudit met zich meebrengt, zijn er ook mooie voordelen aan verbonden voor je organisatie.

Of het nu om een interne of externe audit gaat; je kunt je bedrijf productiever en winstgevender maken door je processen en interne controles te verbeteren.

Een bedrijfscontrole helpt om je effectiviteit te vergroten door obstakels, fouten of potentiële risico’s in je financiële administratie op te sporen.

Audits vergroten ook de geloofwaardigheid van je financiële overzichten en geven je aandeelhouders het vertrouwen dat je boekhouding de positie van je bedrijf nauwkeurig weergeeft. Dat helpt ook om potentiële investeerders en kredietverstrekkers aan te trekken, evenals potentiële klanten.

Het is belangrijk om te onthouden dat je bedrijf een externe bedrijfscontrole moet uitvoeren als je beantwoordt aan de wettelijke vereisten.

Als je je team en alle benodigde documenten van tevoren voorbereidt, hoeft dit gelukkig geen stresserend proces te zijn.