Hoe je klanten kunt helpen overstappen van een papieren boekhouding naar digitale processen

De meeste boekhoudkantoren hebben ten minste een handvol klanten die hun financiële informatie nog steeds overmaken als een doos papieren bonnetjes, facturen en bankafschriften. Heb jij er zo ook een aantal? Dan heb waarschijnlijk zelf al ontdekt dat het opstellen van hun jaarrekening en belastingaangifte een tijdrovend en vaak pijnlijk proces is.

Het goede nieuws is dat je een cruciale rol kunt spelen om het financieel beheer van die schoenendoos-klanten enorm te verbeteren. Zo kan je ze helpen bij het overstappen op digitale processen.

In dit artikel bespreken we waarom digitaal werken zowel jou als je klanten ten goede komt en welke diensten je kunt aanbieden om het transformatieproces te ondersteunen.

Het volgende komt aan bod:

• Waarom die zogenaamde schoenendoos-klanten een probleem vormen voor accountants
• Waarom overstappen op digitale processen ook het leven van accountants gemakkelijker maakt
• Voordelen van digitaal werken voor bedrijven
• Hoe accountants klanten kunnen helpen om over te stappen op digitale manieren van werken
• Conclusie

Waarom schoenendoos-klanten een probleem vormen voor accountants

De term schoenendoos-klant is ontstaan doordat mensen hun administratie soms letterlijk in een schoenendoos bijhielden. Vandaag gaat het over klanten die hun financiële administratie nog op papier bijhouden.

Vaak zijn dit kleine bedrijven of zelfstandigen die geen eigen boekhouder of boekhoudsysteem hebben.

Het probleem met papieren dossiers is dat ze het moeilijk maken om accuraat en tijdig financieel advies te geven.

Het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiften voor klanten die nog een papieren boekhouding hebben, is veel tijdrovender omdat je de informatie eerst moet organiseren en vervolgens handmatig in je systeem moet invoeren. Dat gaat ten koste van andere belangrijke diensten voor deze klanten, zoals strategisch advies bieden.

Het proces bestaat meestal uit het sorteren van bankafschriften en kasbonnen en als er onvoldoende back-up is om zakelijke transacties te ondersteunen, moet je de klant om meer informatie vragen. Iets wat normaal gesproken redelijk eenvoudig zou moeten zijn, kan zo een duur taakje worden.

Als je met een ongeorganiseerde financiële administratie moet werken, ligt ook het risico hoger op fouten zoals dubbele boekingen of ontbrekende transacties. Daarbovenop kunnen onnauwkeurige jaarrekeningen en belastingaangiften leiden tot boetes of sancties.

Waarom klanten die overstappen op digitale processen het leven van accountants gemakkelijker zullen maken

Toegenomen efficiëntie

Boekhoudsoftware automatiseert veel routinematige boekhoudtaken, zoals gegevensinvoer, bankafsluitingen en factuurverwerking.

Dat bespaart je aan het einde van het belastingjaar veel tijd wanneer je de jaarrekening van je klant opstelt.

Sommige accountants maken zich zorgen dat als ze het werk veel efficiënter afhandelen, hun klanten misschien om een lagere kostprijs zullen vragen. Dit geeft je net de mogelijkheid om je te richten op extra adviesondersteuning die waardevoller is voor zowel jou als voor je klant.

Toegang tot realtime gegevens

Als je in real time toegang hebt tot de financiële gegevens van je klant, kun je trends en problemen herkennen op het moment dat ze zich voordoen.

Het betekent dat je sneller relevant advies kunt geven aan je klant, bijvoorbeeld door hem te helpen profiteren van seizoensgebonden groeikansen. Ook kan je beter potentiële cashtekorten voorkomen.

Verbeterde nauwkeurigheid

Boekhoudsoftware helpt het risico op menselijke fouten en discrepanties in de financiële administratie van je klant te verkleinen. Dat komt omdat er ingebouwde processen zijn die mogelijke problemen zoals dubbele facturen kunnen signaleren.

Het zorgt ervoor dat je minder afhankelijk bent van manuele controles wanneer je de administratie van je klant doorneemt.

Lagere kosten

Al je klanten laten overstappen op digitale processen is noodzakelijk om je boekhoudpraktijk om te vormen tot een papierloos kantoor. Zo nemen ook kosten voor bijvoorbeeld printen, documentopslag en transport af.

Dit zal je helpen je overheadkosten te verlagen en eventueel meer concurrerende prijzen aan te bieden aan klanten.

Stukje over naleving nieuwe wetgeving verwijderd

Voordelen van digitaal werken voor bedrijven

De sleutel om je klanten te overtuigen dat het de moeite waard is om over te stappen op digitale processen, is: hen laten zien hoe de voordelen opwegen tegen de kosten van digitaal werken.

Een boekhoudsysteem bewaart hun documenten bijvoorbeeld op een georganiseerde manier, waardoor ze tijd besparen wanneer ze hun administratie moeten raadplegen. Als ze een specifieke factuur of personeelskosten willen zien, kunnen ze de medewerker of het factuurnummer zoeken in de zoekfunctie. Dat kan je meteen terugvinden en je hoeft er dus geen stapels mappen voor te doorzoeken

Ze besparen ook veel tijd op het verzamelen van informatie voor de belastingaangifte. Dat komt doordat de boekhoudsoftware alle informatie al heeft opgeslagen, waardoor ze alleen nog maar de juiste rapporten hoeven op te vragen.

Het gebruik van digitale tools om meer geautomatiseerde processen op te bouwen, zal teamleden ook tijd helpen besparen. Bij onkostenrapportage is dat bijvoorbeeld handig. In plaats van een handmatig papieren proces, kunnen medewerkers online formulieren indienen en per e-mail goedkeuring ontvangen.

Schoenendoos-klanten zien misschien alleen een overzicht van hun bedrijfscijfers op kwartaal- of zelfs jaarbasis, wat betekent dat kleine foutjes toch grote problemen kunnen worden die duur zijn om te herstellen.

Echter, door digitaal te werken hebben ze realtime toegang tot financiële gegevens, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen op basis van actuele informatie.

Digitaal werken stelt bedrijven ook in staat om flexibeler te zijn, medewerkers kunnen namelijk overal en altijd werken en hebben toegang tot al hun gegevens. Dit zorgt voor meer samenwerking tussen teamleden, zelfs als ze op afstand werken.

Het resultaat is een betere communicatie en uiteindelijk een hogere productiviteit binnen het bedrijf.

Dit heeft niet alleen gevolgen voor medewerkers. Digitaal werken stroomlijnt ook de interacties met klanten. Een soepel online bestel- en betaalproces zal bijvoorbeeld leiden tot een betere algehele klantervaring.

Hoe accountants hun klanten kunnen helpen om over te stappen op digitale manieren van werken

1. Initiële analyse om processen te begrijpen

Als vertrouwde adviseur kan je een sleutelrol spelen en je klanten helpen om over te stappen op digitale manieren van werken.

Begin eerst met een analyse om inzicht te krijgen in de huidige status van de boekhoudkundige processen van je cliënten.

Identificeer de gebieden waar ze de meeste problemen hebben en waar ze de meeste hulp kunnen gebruiken.

2. Toelichting digitale technologieën

Vervolgens kun je toelichten welke digitale technologieën er zijn en hoe ze digitale tools kunnen gebruiken om hun activiteiten te verbeteren en de efficiëntie te verhogen.

Misschien zijn sommige klanten bang voor de veiligheidsrisico’s om hun financiële gegevens in de cloud te plaatsen. In dat geval kun je advies en geruststelling geven over manieren om dat risico te beperken, zoals het instellen van een sterk wachtwoordsysteem en ervoor zorgen dat apparaten zijn voorzien van de nieuwste beveiligingssoftware.

3. Software-aanbevelingen

Met de informatie die je tijdens de analyse hebt gekregen, kun je je klanten softwareoplossingen aanbevelen en helpen implementeren afgestemd op hun behoeften en budget, zoals cloud-boekhoudsoftware, loonlijstsoftware en tools voor onkostenbeheer.

Een online of persoonlijke demonstratie is de meest effectieve manier om hen precies te laten zien wat deze tools voor hen kunnen doen.

4. Training en ondersteuning

Zodra je klant heeft besloten wat voor hem of haar werkt, kun je training en ondersteuning bieden bij het effectief gebruiken van deze tools.

Dit kan in de vorm van een persoonlijke trainingssessie of een online webinar.

Klanten vinden het vaak fijn om persoonlijke apps op hun telefoon te gebruiken en de meeste boekhoudsoftware in de cloud bevat ook apps, dus moedig hen zeker aan om hun weg te vinden in deze apps als eerste stap om vertrouwd te raken met de software.

Als je klant onderweg transacties doet, stel dan een mobiele betaaloplossing voor zoals Apple Pay of Google Pay.

Aangezien de meeste mobiele betaalmethoden integreren met elk boekhoudsysteem, hoeven ze niet langer handmatig gegevens in te voeren, papieren facturen te versturen en te wachten op betaling.

5. Hulp bij gegevensmigratie

Klanten kunnen het ontmoedigend vinden dat ze van papieren systemen naar digitale platforms moeten overschakelen. Daarom kan je helpen bij dit proces. Je kan hen ook aanbieden om deze taak voor hen uit te voeren zodat de gegevens nauwkeurig worden overgezet en op de juiste manier worden gecategoriseerd.

Om ervoor te zorgen dat hun nieuwe financiële tools nuttig zijn, kun je je klanten ondersteunen bij het instellen van een regelmatige routine voor het invoeren van gegevens, bijvoorbeeld het wekelijks afstemmen van hun banktransacties.

6. Ondersteuning bij het optimaliseren van digitale processen

Het is ook een goed idee om klanten continu advies te geven over hoe ze hun digitale processen kunnen optimaliseren. Zo kan je best practices aanbevelen, problemen oplossen en gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.

Er zijn verschillende manieren waarop je ondersteuning kunt bieden. Een daarvan is door periodiek e-mailnieuwsbrieven uit te sturen met tips; een andere manier is het aanbieden van online cursussen. Of je kunt regelmatig online events organiseren waar klanten met je kunnen chatten en vragen stellen.

7. Houd regelmatig contact

Hoe je het ook aanpakt, contact houden met je klanten tijdens hun digitale reis is cruciaal om er zeker van te zijn dat ze vertrouwd zijn met de nieuwe manier van werken. Zo kun je anticiperen en eventuele problemen tijdig aanpakken.

Conclusie

Schoenendoos-klanten kunnen een grote uitdaging vormen voor accountants, maar ze bieden ook een kans om waardevolle ondersteuning te bieden.

Je kunt je klanten een digitale transformatie bieden met training en voortdurende ondersteuning, plus hen helpen bij gegevensmigratie en -onderhoud.

Door je klanten actief te benaderen en samen deze digitale reis aan te gaan, creëer je een waardevol partnerschap voor de lange termijn.