Hoe u uw financiën beheert als een pro

We zien vaak ondernemingen die hun bedrijfsvoering of verkoop en marketing absoluut de baas zijn. Maar wanneer het op de financiën aankomt, tiranniseren de financiën meestal de bazen.

Het is waar dat van alle verschillende aspecten van het runnen van een klein bedrijf, financieel beheer de meeste stress veroorzaakt.

U moet bijvoorbeeld de boekhoudtermen begrijpen. Daarnaast moet u snappen wat de cijfers willen zeggen. En dan is er de vereiste dat u alles tot uw beschikking heeft om uw belastingen te berekenen – en dat u het budget heeft om de betalingen uit te voeren.

Het goede nieuws is dat geen van deze dingen moeilijk of ingewikkeld moet zijn. U kunt ze stap voor stap aangaan en er is zoveel steun binnen handbereik, inclusief in dit artikel.

Onlangs hostte Sage een paneldiscussie met twee experts over hoe u uw financiën kunt beheren als een pro. Carl Reader is een expert in kleine ondernemingen, auteur en spreker. Sam Mitcham is de stichter van SJCM Accountancy en een expert en adviseur in accounting voor kleine bedrijven.

Op basis van die discussie, maakten we dit artikel om enkele van de inzichten die naar boven kwamen met u te delen. We geven bovendien onze top tips om u te helpen uw financiën te beheren als een pro.

Dit bevat de blog:

1. Wat betekent het echt om uw financiën als een pro te beheren?
2. Ontmoet Adele en ontdek hoe zij de baas werd over haar financiën
3. Vijf stappen om uw financiën als een pro te beheren

Download onderaan deze blog uw gratis gids met 7 manieren om uw bedrijf in handen te nemen, en zet nu de stap om uw bedrijfsadministratie onder controle te krijgen.

Wat betekent het echt om uw financiën als een pro te beheren?

Om uw financiën als een pro te beheren, moet u drie dingen doen…

1. Wees proactief

U weet wat u moet weten en wanneer u het moet weten zodat u de juiste data en cijfers bij de hand heeft om zakelijke beslissingen te nemen.

2. Wees in controle

Zorg dat de cijfers voor u werken. Dit betekent: cijfers hebben die u begrijpt, in de vorm die u nodig heeft, en die u een zicht geven op de sleutelgebieden die u moet monitoren.

3. Wees verantwoordelijk

Het is uw bedrijf, uw data en cijfers. Daarom is het aan u om ervoor te zorgen dat de data accuraat wordt verzameld en op de juiste plaats op het juiste moment beschikbaar is.

Hier dagelijks voor zorgen, kan een enorme, positieve impact op uw bedrijf hebben. Het zijn de kleine stappen die u onder controle heeft, die consistent uitgevoerd de grootste impact hebben.

Ontmoet Adele en ontdek hoe zij de baas werd over haar financiën

Neem nu dit voorbeeld.

Adele, zaakvoerder van een kleine online winkel, beslist om haar financiën de baas te worden. Voordat ze haar financiën als een pro beheerde, verwerkte het bedrijf 10.000 klantenbestellingen per jaar en genereerde het 150.000 euro verkoop en een nettowinst van 5.000 euro na de belastingen te betalen.

Ze begint proactief te zijn en beseft dat er een opportuniteit is om meer te verkopen aan haar bestaande klantenbestand in plaats van constant te investeren in marketing naar prospectieve klanten.

Ze verzamelt alle data die ze heeft over haar klanten zoals:

• Verkopen per klant;
• Welke producten de klanten kopen;
• Hoeveel winst ze maakt op elk product en elke bestelling.

Ze neemt controle door alle data die ze heeft, te bekijken met haar accountant.

Ze bespreken de gaten die ze moet vullen, in het bijzonder om de bestelfrequentie en bestelgrootte per klant efficiënter te monitoren, zodat ze het niet manueel moet berekenen via een spreadsheet.

Adele beseft dat ze sommige prijzen moet optrekken aangezien prijzen van leveranciers gestegen zijn zonder dat ze het wist.

Ze neemt de verantwoordelijkheid door de meest realistische en efficiënte manier uit te werken om de data uit de verschillende apps en platformen die ze gebruikt, te halen en ze in het boekhoudsysteem te krijgen.

Ze gebruikt een app om de leveranciersfacturen die ze ontvangt via de post en als pdf te scannen en up te loaden zodat ze niet gewoon in een doos of in haar mailbox blijven liggen.

Voordat ze een pro was, verkocht ze 150.000 euro en was haar nettowinst 5.000 euro. Maar eenmaal ze de controle nam over haar financiën en veranderingen maakte die niet meer waren dan 5%, verhoogde ze haar nettowinst naar een ongelofelijke 28.000 euro. Een verbetering van 468%.

5 stappen om uw financiën te beheren als een pro

Terwijl het misschien erg intimiderend lijkt in het begin, is de truc om klein te beginnen en het consistent verder te zetten over tijd. Kleine successen zullen zich ten slotte omvormen tot grotere successen.

Hier zijn de eerste simpele stappen die u kunt nemen.

1. Begin met overleven: wat heeft u nodig om te overleven?

Dit moet een nauwkeurig cijfer zijn, gebaseerd op wat u effectief uitgeeft in plaats van wat u denkt dat u spendeert (en het zou niet mogen inhouden dat u geld uit uw bedrijf neemt wanneer u denkt dat u het nodig heeft).

Een bedrijf runnen is een marathon, geen sprint. Het moet dus realistisch en duurzaam zijn.

Op zijn minst moet uw bedrijf genoeg kunnen verkopen om u dit inkomen te betalen nadat alle kosten en belastingen betaald zijn.

2. Verdeel en heers: houd de cijfers gescheiden

Houd uw persoonlijke en zakelijke transacties gescheiden – dit maakt het beheren van uw financiën zoveel makkelijker.

Open een aparte, zakelijke bankrekening voor al uw bedrijfstransacties en verbind het met uw boekhoudsoftware.

Dit zal zorgen voor snellere, nauwkeurigere data die automatisch terechtkomt op de juiste plaats binnen uw boekhoudsoftware. Dit geeft u een up-to-date overzicht wanneer u dat nodig heeft.

Onthoud dat zakelijk geld deel uitmaakt van het bedrijf, niet van uw persoonlijke rekening.

3. Neem de controle

Lokaliseer de controlepunten. Dit zijn de cijfers die u een accuraat beeld geven van wat er aan het gebeuren is in het bedrijf. Elke onderneming is anders en de controlepunten kunnen afhangen van het type bedrijf.

Echter, een makkelijk startpunt is zoeken naar de grootste en belangrijkste cijfers in uw bedrijf.

Hier zijn er vijf om u op weg te helpen:

• Verkoop: de totale waarde van de verkopen die u heeft gemaakt. Verhoog uw controle door te begrijpen waar de verkopen vandaan komen en hoe u ze kan doen toenemen.
• Kost van verkoop: de kosten die toenemen wanneer u meer verkoopt en afnemen wanneer u minder verkoopt. Verhoog uw controle door te begrijpen wat u kunt doen om ze zo laag mogelijk te houden. En kijk uit voor positieve en negatieve wendingen wanneer u actie onderneemt.
• Algemene kosten: de vaste kosten die u elke maand betaalt los van de verkoop. Neem de controle op twee manieren. Ten eerste, maak alleen kosten die absoluut noodzakelijk zijn. Ten tweede, werk ernaartoe om de best mogelijke deal te krijgen wanneer ze herzien kunnen worden, en hou ze daarna regelmatig in de gaten.
• Brutowinst: uw verkoop min uw verkoopkosten. Neem de controle over uw verkoopkosten om uw brutowinst te maximaliseren. U kunt verder uw controle vergroten door de prijzen die u klanten aanrekent regelmatig te herzien en te vermijden dat u kortingen geeft. Wanneer u korting geeft, bent u simpelweg uw hard verdiende brutowinst aan het weggeven. Echter, als u toch korting moet (of wilt) geven, moet u er zeker zijn dat u uiteindelijk het vereiste rendement zult genereren.

Ten slotte, als u uw controle over de cijfers hierboven verhoogt, zal u ook uw nettowinst maximaliseren.

Nettowinst: brutowinst min algemene kosten. Het cijfer na de belastingen moet minstens gelijk zijn aan wat u nodig heeft om te overleven. Uw algemene kosten zo laag mogelijk houden, zorgt ervoor dat er meer winst beschikbaar is voor u.

U kunt uw nettowinst na belastingen verhogen door elke transactie in het bedrijf die uw belastbaar inkomen verlaagt, vast te leggen. Als u dit niet doet, geeft u simpelweg uw hard verdiende winst aan de fiscus.

4. Automatiseer het proces

Beschouw technologie als uw laagbetaalde, erg gemotiveerde en competente assistent die uw repetitieve, minder belangrijke taken beheert.

Het enige dat u moet doen, is wat instructies voorzien en het in gang steken – hierdoor kunt u focussen op het werk dat enkel u kunt doen.

Hier zijn vijf gebieden om u op weg te helpen:

Aankopen: gebruik een mobiele app om bonnetjes en aankoopfacturen vast te leggen zodra u ze ontvangt en automatisch te uploaden naar uw boekhoudsoftware. Dit maakt het makkelijker om uw kosten onder controle te houden – en zorgt ervoor dat u alle vereiste informatie heeft voor de belastingaangifte.

Factureren: gebruik uw boekhoudprogramma om factureren veel efficiënter te maken. Voeg producten en diensten toe om de hoeveelheid typewerk voor elke factuur te verminderen. Gebruik terugkerende facturen voor die facturen die u elke maand verstuurt om uw leven nog makkelijker te maken.

Bankieren: verbind uw bankrekening met uw boekhoudsoftware zodat klantenbetalingen automatisch worden toegevoegd – en doe hetzelfde voor wanneer u een aankoopfactuur betaalt.

Producten en diensten: creëer niveaus en hoeveelheden voor bijbestellingen in uw boekhoudprogramma, zodat wanneer uw voorraad een bepaald niveau bereikt, u weet dat u een bestelling moet plaatsen bij uw leverancier. Als u een dienstenbedrijf heeft, creëer dan standaard dienstenbeschrijvingen voor uw meest populaire diensten. Zo kunt u simpelweg een referentie ingeven om een offerte, inschatting of factuur te krijgen. Uw boekhoudoplossing helpt u ook bijhouden welke van uw diensten het populairst zijn.

Rapportering: gebruik rapporten en dashboards om continu de financiële gezondheid van uw onderneming te monitoren. Start met deze:

• Winstgevendheid: een winst- en verliesrapport – hiermee kunt u zien hoe uw winst het doet en heeft u een overzicht van de verkoopkosten, brutowinst, algemene kosten en nieuwe winst.
• Cash: uw balans – dit toont u waar al uw cash zich momenteel bevindt. In essentie, wat er in uw voorraad zit, wat klanten u nog moeten betalen en wat u nog verschuldigd bent.
• Wat u tegoed heeft: verouderde schuldenaren – dit toont u wie u nog geld moet en hoe lang de betalingen al openstaand zijn. Het vertelt u ook exact wie u achterna moet zitten om betaald te worden.
• Wat u verschuldigd bent: achterstallige schulden – dit onthult welke van uw openstaande schulden over tijd zijn en wie uw schuldeisers zijn. Gebruik dit om zeker te zijn dat u uw (belangrijkste) leveranciers tevreden houdt.

Dashboardweergaves van de data zijn beschikbaar in mobiele apps. Dit is perfect om het gevoel van controle te behouden ook wanneer u op verplaatsing bent.

5. Herbekijk wat u heeft

Tot slot, herbekijk alles dat u heeft om zeker te zijn dat u het allemaal begrijpt. Er zijn drie sleutelgebieden om over te gaan. In uw review:

• Ken de cijfers: heeft u de data om de cijfers te creëren om een accuraat zicht over uw bedrijf te voorzien?
• Begrijp de cijfers: begrijpt u wat de cijfers willen zeggen en de acties die vereist zijn?
• Valideer de cijfers: zijn de cijfers consistent met uw doelen en ondersteunen ze u om te gaan van waar u vandaag bent naar waar u wilt zijn?

Een accountant of boekhouder zal dit proces veel makkelijker maken en is een deskundige bondgenoot die u ondersteunt in uw nieuwe rol als pro.

Besluit

Hopelijk geeft dit u een startpunt om te vinden wat werkt voor u en uw onderneming. Dit is een evolutionair proces, dus maak zeker aanpassingen aan zaken die niet voor u werken.

Terwijl uw financiën aangaan initieel misschien ontmoedigend lijkt, is het wel degelijk de moeite waard om de tijd te nemen om ze voor u te laten werken.

Uw financiën beheren als een pro betekent dat u een succesvoller bedrijf ontwikkelt, uw bedrijfsdoelen behaalt en stress gelinkt met het runnen van een bedrijf verlaagt. En dat terwijl uw voldoening van echt de baas te zijn toeneemt.