Como integrar novos funcionários em momentos de mudança

Com o fim do estado de emergência, muitas empresas estão a retomar os processos de contratação. A questão é como integrar novos funcionários de maneira segura?

Neste artigo revemos algumas das práticas mais comuns para o recrutamento e a adaptação dos novos trabalhadores em tempo de crise.

• Agora, mais do que nunca, as empresas precisam de planificar os respetivos processos de contratação e adotar as ferramentas e políticas adequadas a esta situação.
• A transparência, a formação, a tecnologia e a experiência das equipas da empresa são os fatores essenciais de um bom plano de onboarding para funcionários.

Não é nenhuma surpresa que os processos de incorporação de funcionários se tenham transformado com a situação provocada pela COVID-19. No entanto, as mudanças começam a partir do momento em que temos o primeiro contacto com o candidato.

Antes, era possível começar a avaliar se o entrevistado encaixa bem na empresa mesmo antes de começar com as perguntas. A forma de cumprimentar, como a firmeza do aperto de mão, é um fator que ficou no passado. Como também ficaram para trás as conversas no caminho para o elevador ou a interação com a pessoa da receção.

Por outro lado, pode ser insuficiente avaliar exclusivamente com base em perguntas por videochamada. Por isso, é importante dedicar tempo a conhecer bem o candidato por meio de uma conversa de aquecimento.

De qualquer forma, é recomendável priorizar as habilidades fundamentais para o trabalho remoto ou teletrabalho.

Estas são algumas delas:

• Capacidade de organização
• Comunicação eficaz
• Independência

Informação e transparência

Embora encontrar o candidato idóneo possa ser um desafio em tempos de COVID-19, isso é só o princípio. O passo seguinte é conseguir que os novos funcionários se adaptem de maneira rápida e eficaz à cultura e ao fluxo de trabalho da empresa.

O novo funcionário é consciente da imprevisibilidade da situação. O seu papel na empresa pode mudar e, em alguns casos, poderia ser necessário assumir responsabilidades extra.

A empresa deve ser capaz de oferecer informações claras a respeito da situação do seu posto de trabalho. Por exemplo, se estiver previsto voltar ao escritório dentro de uns meses, isso deve ser transmitido antes de fechar o contrato.

E, evidentemente, deve comunicar as medidas de segurança e higiene adotadas pela empresa e quais são as políticas em relação à COVID-19.

Mesmo se o novo funcionário for trabalhar de forma presencial, pode ser prático realizar parte do processo de onboarding remotamente.

A tecnologia no centro do onboarding

Num ambiente de teletrabalho, os departamentos de Recursos Humanos e de TI devem colaborar para melhorar a experiência de formação do trabalhador. O objetivo é conseguir que o processo de onboarding tenha os mesmos resultados que teria de forma presencial. Para isso, podem ser úteis ferramentas para videoconferências, calendários ou inclusivamente a realização de um pequeno curso online.

Além da formação, a tecnologia está no centro do onboarding desde o momento em que o candidato envia os papeis para o contrato. Possuir software adequado para a gestão da contratação e incorporação do funcionário agiliza o processo e evita erros no cumprimento normativo.

Ferramentas digitais de trabalho

Tanto em caso de trabalho remoto como presencial, a empresa deve assegurar-se de que o novo funcionário conheça as ferramentas de comunicação e gestão para desenvolver o trabalho.

Que plataforma utiliza a sua empresa para efetuar reuniões internas e externas? Como são partilhados os arquivos? E, em geral, com quem precisa de comunicar e através de que canais?

Estas são apenas algumas das questões essenciais para a formação do novo funcionário, mas que adquirem especial importância em tempos de teletrabalho. Embora pareça simples, convém elaborar uma lista com todas as ferramentas que o funcionário deve conhecer para trabalhar com normalidade, com segurança e de forma eficaz.

Também é recomendável informar os funcionários, especialmente se acabam de integrar a equipa, das diretrizes de segurança digital.

Por exemplo: há alguma política para reforçar a segurança das palavras-passe ou prevenir o roubo de informação? De quanto em quanto tempo se deve mudar a palavra-passe do e-mail? Qual é o procedimento para partilhar arquivos com terceiros?

Comunicação constante

Num processo de onboarding normal, as empresas dão a oportunidade de conhecer e interagir com os chefes de departamentos e outras equipas. No caso de um onboarding realizado online, não há desculpa para não fazer o mesmo através de videochamadas. Quanto mais contacto o funcionário tiver com os novos colegas, mais rapidamente se adaptará ao ambiente de trabalho.

Um dos inconvenientes do teletrabalho é o isolamento, a falta de comunicação e a sensação de exclusão de uma equipa. Para o combater, crie uma planificação de tarefas com reuniões de controlo diárias.

Por fim, é importante contar com uma cultura de orientação. Ou seja, o novo funcionário deve poder contar com o devido acompanhamento e a ajuda de uma pessoa com mais experiência. O mentor ou orientador ajuda com a planificação de tarefas durante as primeiras semanas, resolve as dúvidas e define os objetivos e aquilo que se espera do funcionário no seu novo posto.

Estamos a viver uma situação única que pressupõe grandes desafios, mas, se tirarmos o máximo partido da tecnologia, é possível integrar com êxito os novos funcionários.