Como podem os fabricantes lidar com um aumento da procura?

Está em marcha a corrida entre fabricantes para a produção de ventiladores, com o objetivo de ajudar a salvar a vida das pessoas afetadas pelo coronavírus.

Vive-se, atualmente, um dos maiores picos de procura que os fabricantes já viram, acompanhado de um apoio governamental sem precedentes.

Num ambiente comercial normal, as subidas da procura podem ser um verdadeiro desafio para as empresas. Muitas empresas gerem cadeias de abastecimento just in time, assegurando uma contingência normal de cerca de 10% de aumento da procura.

Neste artigo, ficam as melhores dicas para ajudar a sua empresa a gerir um aumento da procura e a posicionar-se para o sucesso.

Antecipe picos de procura

Alguns aumentos súbitos da procura são inesperados – são verdadeiros “cisnes negros” – mas muitos outros, tais como os fenómenos climáticos extremos, podem ser antecipados. Apresentamos, em seguida, algumas ideias do que pode fazer para se preparar.

Avalie os potenciais desafios

Vale a pena analisar o historial de dados da sua empresa para identificar aumentos recorrentes da procura.

Esteja atento às notícias, ao preço dos bens, aos padrões climáticos e à informação sobre alterações aos hábitos de consumo, para perceber que fatores podem afetar o seu negócio.

Avalie a sua cadeia de abastecimento

Reserve algum tempo a mapear a sua cadeia de abastecimento  e a identificar as situações que dependem de um único fornecedor. Diversifique antecipadamente a sua base de fornecedores para garantir a continuidade do negócio e para evitar uma posição de desvantagem em quaisquer futuras negociações.

Construa uma rede de fornecedores

As organizações do comércio, como o CILT e o CIPS , conduzem eventos de elevada craveira no domínio do estabelecimento de redes, que atraem bons fornecedores. Além disso, empresas como a Achilles e a Constructionline gerem bases de dados de fornecedores pré-qualificados.

Pondere criar um grupo de trabalhadores ocasionais

Pode ajudar ter um grupo de trabalhadores ocasionais, a quem possa recorrer para projetos intensos que respondam a um aumento da procura.

Trabalhe com o pessoal atual na identificação dos materiais necessários à formação e sobre formas de gerir esta hipótese.

Um grupo de trabalhadores temporários e sem formação pode não ser tão eficaz numa situação de grande pressão. No entanto, se precisa de mais gente, assegure-se de que é possível formar como deve ser o pessoal temporário, para que estejam informados sobre o que lhes é exigido.

Pondere se deve satisfazer um aumento da procura

Será que deve aceitar o desafio de satisfazer um aumento da procura ou declinar a oportunidade? Há fatores a considerar antes de tomar uma decisão.

Considere as implicações em termos de custos

É caro responder a um aumento imprevisto da procura. O pessoal que é preciso reunir à última hora, as entregas e o armazenamento são dispendiosos.

Um importante primeiro passo passa por definir com detalhe quais serão os seus custos e margens, para garantir que lucra realmente a satisfazer pedidos que requerem um esforço significativo.

Avalie todos os materiais, bens, serviços, stock e força de trabalho de que vai precisar para responder à encomenda. Precisa de identificar e mitigar quaisquer potenciais quebras na cadeia antes de se comprometer.

Do mesmo modo, se não cumprir, qual será o custo para a empresa dos danos reputacionais? Esteja preparado para recusar se suspeitar que a sua empresa perderia dinheiro ao aceitar a encomenda.

Verifique os requisitos

Os picos de procura resultam normalmente num ambiente de tensão.

Antes de começar, verifique com o cliente se este precisa realmente de que a encomenda seja satisfeita de uma vez, ou se a pode ir satisfazendo.

Isto pode ser crucial no que diz respeito à gestão do volume de trabalho, à redução da pressão e ao reforço do fluxo de caixa.

Fale com os fornecedores

Verifique se os seus contactos na cadeia de distribuição e logística têm capacidade para satisfazer a encomenda. Avalie as alternativas que tem disponíveis para responder à procura.

Reveja cuidadosamente os contratos

Muitos contratos incluem cláusulas que declaram que a empresa deve fazer tudo, “dentro do razoável”, para cumprir um pedido, na condição deste ser “razoável”.

Não receie recorrer a aconselhamento jurídico se algum detalhe não for claro.

Uma vez tomada a decisão, esta deve ser partilhada com as principais partes interessadas. Escolha apenas uma pessoa como ponto de contacto para as negociações. Tal impedirá o cliente de contactar e de pressionar várias pessoas na empresa.

Seja honesto com o cliente sobre as suas capacidades

Diga ao cliente o que consegue ou não fazer. Peça apoio ao cliente, se for necessário – se estiver a trabalhar com uma grande organização, é provável que tenham muito mais poder no mercado para suprir quaisquer falhas.

Podem também ter recursos que lhe possam ser úteis, como o transporte aéreo de cargas, e podem ajudar a pagar por serviços adicionais.

Esteja atento ao fluxo de caixa

Valerá a pena falar com o seu departamento financeiro antes de se comprometer com uma quantia significativa do fundo de maneio em stock, e antes de enviar uma parte importante do inventário.

Qualquer gasto ou alteração de stock (equivalente a dinheiro) repentino terá um impacto nas suas contas e pode ser uma fonte de preocupação se não for explicado e registado corretamente.

Ao encomendar uma quantidade significativa de stock, preste atenção aos termos do pagamento, para saber quando o dinheiro será injetado de volta na sua empresa.

Gerir a procura

Se decidir avançar e satisfazer um pico de procura, isso terá um impacto em quase todas as áreas da sua empresa, das vendas à produção, da gestão ao armazém, do transporte à distribuição e às devoluções.

Comunique com os seus trabalhadores

É fundamental reunir o apoio e a cooperação de todos os funcionários, para poder cumprir as promessas aos clientes e manter a sua reputação.

Crie uma equipa de projeto específica, com representantes de áreas-chave da empresa, incluindo as finanças e pessoal da linha da frente, cuja cooperação determinará o sucesso da operação.

Eles saberão o que fazer para realizar o projeto, mas certifique-se de que há gestores disponíveis para responder a quaisquer questões.

Estimule um diálogo aberto e transparente, com constantes comunicações e atualizações, para garantir que todos conhecem as matérias e que as respostas a quaisquer problemas são dadas rapidamente.

Continue a estabelecer parcerias com fornecedores que serão essenciais ao sucesso do seu negócio.

 

 Recompensa e reconhecimento

Certifique-se de que reconhece os trabalhadores que tiverem feito tudo por si – quer por via financeira, com um “obrigado” ou por via de outros benefícios, como folgas.

Manter o ânimo ajudará a sua empresa a ser sustentável a longo prazo, uma vez passado o pico.

 

Conclusão sobre o aumento da procura

Assistir a um aumento da procura pelos seus produtos pode ser muito positivo para a sua empresa. No entanto, vale sempre a pena avaliar se a sua empresa tem capacidade para satisfazer essa procura.

Avançar imediatamente, sem considerar as implicações para o fluxo de caixa – a necessidade de alocar mais dinheiro para cumprir a encomenda – poderá ser prejudicial.

Mas se considerar os argumentos apresentados neste artigo, se usar os dados da sua empresa para tomar decisões inteligentes, e se implementar as etapas de planeamento certas, estará na melhor das posições para orientar a sua empresa na direção certa.