Estratégia, Legal e Processos

O que é a contabilidade de caixa e como implementá-la na sua empresa

Saiba como o regime de caixa facilita o controlo do fluxo de caixa da sua empresa, com exemplos práticos e estratégias de implementação.

Uma jovem mulher a trabalhar na sua secretária de escritório

O regime de caixa é uma metodologia contábil que prioriza o registo de recebimentos e pagamentos no momento em que ocorrem. Ao contrário do regime de acréscimo, este método permite uma análise mais prática e direta do fluxo de caixa, facilitando a gestão financeira e o acompanhamento de operações diárias, investimentos e financiamentos.

  • Descubra como a contabilidade em regime de caixa pode ajudar a monitorizar o fluxo de caixa da sua empresa, simplificando o registo financeiro.
  • Entender os efeitos das operações em regimes distintos, como o acréscimo, permite às empresas equilibrar a análise económica e financeira para decisões mais informadas.

A contabilidade como a conhecemos para efeitos de prestação de contas encontra-se preparada em regime de acréscimo. Ou seja, os rendimentos e os gastos são reconhecidos no período a que respeitam, independentemente do seu efetivo recebimento ou pagamento.

COMPARTILHA! Gerir o fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira da sua empresa. Descubra como a contabilidade em regime de caixa pode ajudar!

CONTEÚDO DO POST

Simplifique a gestão do seu fluxo de caixa com Sage 50cloud Faturação!
Automatize processos, acompanhe receitas e despesas em tempo real e tenha controle total sobre as finanças da sua empresa.

Diferença entre regimes – acréscimo e caixa

Por exemplo, se uma empresa realiza uma venda de 1.000, de uma mercadoria que lhe custou 800, mas não recebeu ainda do seu cliente, e já pagou ao seu fornecedor, a empresa regista o rendimento de 1.000 e um custo de 800, logo apura um resultado de 200, mas não recebeu ainda qualquer quantia e já pagou ao seu fornecedor 800, daqui resulta em um fluxo de caixa negativo de 800.

Assim, são conceitos diferentes que têm, por isso representação complementar numa análise mais completa dos efeitos financeiros das atividades empresariais.

Analisamos de seguida um conjunto de operações e os seus efeitos em regime de acréscimo e em regime de caixa:

Resultados comparativos em acréscimo e caixa

Nestes exemplos, verifica-se que o resultado económico do período, por naturezas, é de 3.400, mas em termos de tesouraria a empresa apresenta um saldo negativo de 11.780.

No caso dos investimentos, o regime de caixa também não representa as aquisições pela receção da fatura, nem tem em consideração os efeitos de depreciações ou amortizações, que são conceitos meramente económicos. Os efeitos são registados em regime de caixa quando ocorrem pagamento ou efetivos recebimentos.

Por exemplo, uma empresa adquire uma máquina para a produção, por 300.000, com uma vida útil de 36 meses, através de um empréstimo bancário, com pagamento em 10 prestações mensais, a uma taxa de juro anual de 7%. No final de 2 meses de uso da máquina, vende-a por 350.000:

Neste caso, a empresa apresenta um resultado económico, por naturezas, positivo de 50.000, que representa o ganho pela venda da máquina [350.000 – (300.000 – 16.666,67]. Em termos de fluxos de caixa regista o recebimento da venda do investimento e o pagamento ao seu fornecedor, apurando o mesmo resultado. O que nem sempre acontece.

Há agora que considerar os efeitos do empréstimo:

Fluxo de caixa e as operações de financiamento

Além disso, no caso dos financiamentos, o regime de caixa só regista os efeitos de entrada de empréstimos e pagamento de dívida e encargos quando ocorrerem. O facto da existência de dívida em curso não é relevante para efeitos do regime de caixa.

Neste caso, a empresa apresenta um resultado negativo de apenas 3.325, que corresponde aos juros pagos do empréstimo após 2 prestações [300.000 x 7% /12 + (300.000-30.000) x 7%/12], mas apresenta um fluxo de caixa positivo de 236.675 dado que recebeu o empréstimo e ainda não o liquidou na sua totalidade.

Em termos globais, os resultados apurados em cada um dos regimes seriam os seguintes:

Não há regimes perfeitos, mas sendo diferentes, há que gerir as atividades tendo em consideração as duas perspetivas em simultâneo, dado que representam diversas formas de analisar a mesma realidade.

Fluxo de caixa: Como organizar um plano de contas no regime de caixa

As contas da contabilidade estão preparadas para a contabilidade em regime de acréscimo, pelo que as contas não se encontram preparadas para refletir os efeitos das variações em termos de fluxos de caixa.

Os movimentos relativos a pagamentos e recebimentos são refletidos nas contas da classe 1, por exemplo, 11 para caixa, 12 para depósitos à ordem, mas não explicam a natureza da transação, somente a quantia do fluxo financeiro.

Para podermos acompanhar e registar os efeitos de tesouraria, por natureza da transação, podemos usar um plano de contas alternativo, por exemplo a classe 9, ou a classe 0, para registar as naturezas de cada transação em termos de caixa, em alternativa ao regime de acréscimo. Também poderá ser usada a metodologia de classificação de cada transação individual e reflexão direta num plano de caixa.

Em termos de contabilidade de caixa existem três naturezas diferentes:

  • Atividades operacionais;
  • Atividades de investimento; e
  • Atividades de financiamento.

Há ainda a ter em consideração, no caso de uso de um plano alternativo, que nem todos os movimentos de caixa geram fluxos de caixa, por exemplo as transferências entre contas da empresa ou levantamentos de bancos e reforço de caixa. Há então que considerar, por exemplo, uma conta 09/99, para refletir as operações financeiras que não geram fluxos de caixa.

O registo das transações em regime de caixa

Quer seja por reflexão num plano de contas ou por parametrização de cada transação, há que ter em consideração os efeitos que tais registos poderão ter, por exemplo, nas reconciliações bancárias, ou de clientes e fornecedores. Há então que cuidar de uma metodologia que sirva todos os interesses em causa.

De seguida apresentam-se alguns exemplos de parametrização de algumas transações:

A análise combinada do regime de caixa e do regime de acréscimo oferece uma visão mais ampla e estratégica sobre a saúde financeira da empresa. Ao monitorizar o fluxo de caixa com precisão, é possível tomar decisões mais conscientes, planejar investimentos e evitar problemas de tesouraria. Adaptar um plano de contas ao regime de caixa é um passo essencial para empresas que buscam uma gestão financeira mais eficiente e transparente.