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Como iniciar atividade como trabalhador independente: 12 passos

Descubra como iniciar a sua atividade como trabalhador independente em 12 passos práticos e legais. Saiba tudo sobre IRS, IVA, recibos e obrigações fiscais.

Iniciar uma atividade como trabalhador independente em Portugal pode parecer um processo complexo, mas com a informação certa torna-se muito mais simples.

• Existem regras fiscais, obrigações legais e decisões administrativas que devem ser consideradas desde o primeiro momento.
• guia prático apresenta os 12 passos fundamentais para formalizar a sua atividade, evitar penalizações e garantir que tudo está em conformidade com a legislação em vigor.

Se está a pensar abrir atividade como profissional liberal, prestador de serviços ou freelancer, siga estes passos essenciais para garantir uma entrada segura e legal no mercado de trabalho independente.

Índice do post

Passo 1: Emita um ato isolado se só vai prestar um serviço

Evite a entrega da declaração de início de atividade se vai realizar apenas uma prestação de serviço pontual. Neste caso, pode optar por emitir um ato isolado, um documento fiscal válido para operações únicas e esporádicas.

• Declare o rendimento posteriormente no Anexo B da declaração modelo 3 de IRS, mesmo tratando-se de um ato isolado.

Passo 2: Submeta a declaração de início de atividade online ou presencialmente

Aceda ao Portal das Finanças, com a sua senha de acesso, e siga o caminho:
Serviços Tributários > Cidadãos > Entregar > Declarações > Atividade > Início de Atividade.

Aqui pode preencher e submeter a sua declaração de forma rápida e segura.

• Dirija-se a um balcão das Finanças com o seu Cartão de Cidadão, caso prefira um atendimento presencial. Também é possível adquirir o formulário em papel e entregá-lo no local.

Passo 3: Solicite a senha de acesso ao Portal das Finanças

Obtenha a sua senha de acesso no site oficial do Portal das Finanças, através da opção “Registar-me”. Este passo é essencial para cumprir obrigações fiscais de forma digital, como emitir recibos, consultar declarações e enviar documentos.

• Guarde a senha com segurança, pois será a chave de acesso à maioria dos serviços online da Autoridade Tributária.

Passo 4: Contrate um contabilista certificado se estiver no regime de contabilidade organizada

Verifique o regime fiscal que lhe foi atribuído no momento do início de atividade. Se ficou enquadrado no regime de contabilidade organizada, é obrigatória a contratação de um contabilista certificado, que será responsável pela gestão e apresentação da sua contabilidade.

• Formalize a relação com o contabilista, pois este assumirá responsabilidade técnica perante a Autoridade Tributária.

Passo 5: Emita fatura-recibo após cada serviço

Emita sempre uma fatura-recibo (também conhecida como recibo verde) logo após concluir um serviço ou vender bens. Se o pagamento for feito mais tarde, emita primeiro a fatura e, posteriormente, o recibo correspondente ao valor recebido.

• Utilize o Portal das Finanças para emitir estes documentos eletronicamente ou, em alternativa, adquira um programa de faturação certificado.
• Emita recibo também nos casos de adiantamento, mesmo que o serviço ainda não tenha sido prestado na totalidade.

Passo 6: Comunique mensalmente as faturas emitidas

Comunique todas as faturas e faturas-recibo emitidas, até ao dia 25 do mês seguinte, se estiver a utilizar um programa de faturação próprio.

• Evite coimas por falta de comunicação, submetendo atempadamente os dados no Portal das Finanças, através do ficheiro SAF-T ou sistema compatível.

Passo 7: Aplique e comunique a retenção na fonte de IRS quando aplicável

Verifique se os seus clientes são empresas ou entidades com contabilidade organizada. Nestes casos, a retenção na fonte de IRS é geralmente obrigatória, salvo se estiver dispensado nos termos do artigo 101.º-B do Código do IRS.

• Indique claramente na fatura-recibo se a retenção foi efetuada ou se está dispensado, conforme o enquadramento legal.
• Submeta a declaração de retenções na fonte e proceda ao respetivo pagamento até ao dia 20 do mês seguinte ao da emissão.

Passo 8: Declare os rendimentos sujeitos a retenção no IRS

Inclua os valores recebidos com retenção na fonte na sua declaração anual de IRS. Estes montantes são considerados adiantamentos do imposto final devido e devem constar no Anexo B da Modelo 3.

• Guarde os comprovativos de retenção, pois servirão de suporte ao preencher a sua declaração de rendimentos.

Passo 9: Entregue a declaração periódica de IVA se estiver no Regime Normal

Verifique se foi enquadrado no Regime Normal de IVA. Neste caso, está obrigado a apresentar periodicamente a declaração de IVA e a proceder ao respetivo pagamento nos prazos legais.

Entregue a declaração trimestral até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre (exemplo: trimestre de janeiro a março, entrega até 15 de maio).

• Entregue a declaração mensal até ao dia 10 do segundo mês seguinte ao mês em causa (exemplo: declaração de fevereiro, entrega até 10 de abril).
• Pague o imposto apurado no mesmo prazo da entrega da declaração.

Passo 10: Verifique se continua isento de IVA ao abrigo do artigo 53.º

Se estiver no Regime de Isenção do artigo 53.º do CIVA, controle o volume de negócios anual. Caso ultrapasse os 10.000 euros, deve alterar o enquadramento para o Regime Normal de IVA.

• Submeta a declaração de alterações de atividade em janeiro do ano seguinte ao da ultrapassagem do limite.
• Prepare-se para liquidar IVA nas faturas emitidas a partir de fevereiro desse novo ano.

Passo 11: Entregue a declaração anual de IRS com o anexo da sua atividade

Mesmo que não tenha obtido rendimentos, está obrigado a entregar a declaração Modelo 3 de IRS, incluindo o Anexo B (ou C, consoante o regime) respeitante à sua atividade independente.

• Submeta a declaração dentro do prazo legal, normalmente entre 1 de abril e 30 de junho, para evitar coimas.
• Preencha corretamente todos os campos, pois erros podem gerar notificações ou atrasos no reembolso.

Passo 12: Esteja atento aos pagamentos por conta nos anos seguintes

A partir do segundo ano de atividade, pode ficar sujeito aos pagamentos por conta de IRS, consoante os rendimentos obtidos no ano anterior. Esta obrigação é calculada e comunicada pela Autoridade Tributária.

• Consulte a nota de liquidação do IRS, onde constará o valor e as datas de pagamento por conta.
• Planeie a sua tesouraria, já que o não pagamento atempado pode gerar juros e coimas.

Iniciar uma atividade como trabalhador independente em Portugal exige mais do que apenas vontade de trabalhar — é fundamental conhecer e cumprir as obrigações fiscais e legais desde o primeiro momento. Com este guia prático, fica mais simples compreender os passos essenciais para formalizar a sua atividade, emitir faturas legalmente, declarar rendimentos corretamente e manter-se em conformidade com a Autoridade Tributária.

Seguindo estes 12 passos, estará mais preparado para começar a sua atividade com confiança, evitando erros comuns e garantindo uma gestão fiscal eficaz.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.