O que é OCR na contabilidade e como pode automatizar tarefas do dia a dia
Descubra como a tecnologia OCR na contabilidade automatiza o registo de faturas, reduz erros e aumenta a eficiência dos processos financeiros.
Com este artigo pretendemos apresentar uma explicação simples e prática de como funciona a tecnologia OCR na contabilidade e como pode automatizar o registo de faturas e recibos.
- A desmaterialização documental e a aceitação legal de faturas em PDF reforçam a importância de automatizar o registo contabilístico através de tecnologia OCR.
- A tecnologia OCR permite ler, extrair e classificar automaticamente faturas e recibos, reduzindo erros, eliminando tarefas manuais e aumentando a eficiência dos processos contabilísticos.
A desmaterialização documental é um processo irreversível, embora a sua aplicação plena, através da obrigação de emissão de faturas eletrónicas, esteja a ser adiada, sistematicamente, por via dos diversos orçamentos do estado.
De acordo com o OE 2026, continua a permitir a aceitação dos documentos em formato pdf como se de uma fatura eletrónica se tratasse, para todos os efeitos legais.
A administração tributária também já se pronunciou, através do Ofício Circulado N.º: 25043, sob o tema “Admissibilidade das faturas em pdf para efeitos do direito de dedução do IVA”, de 13-11-2024. Através deste ofício considera-se que “as faturas processadas em programa informático de faturação, incluindo as aplicações de faturação disponibilizadas pela AT, que sejam geradas em formato PDF, e entregues ao adquirente nesse formato, consubstanciam um suporte válido para o exercício do direito à dedução do imposto nelas mencionado, nos termos da alínea a) do n.º 2 do artigo 19.º do Código do IVA”.
PARTILHE! OCR não é só digitalizar documentos. É ganhar tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos contabilísticos.
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Tecnologia OCR na contabilidade: como funciona
A tecnologia OCR (reconhecimento ótico de caracteres) consiste na transformação de documentos impressos em ficheiros de dados binários, que podem ser editados e partilhados. Através de ferramentas já disponíveis, é possível ler documentos como faturas, recibos, contratos e outros documentos em papel, e através do reconhecimento de padrões, a classificação automática na contabilidade.
Simplificação dos processos contabilísticos
Pese embora sejam aceites os documentos em pdf, para efeitos fiscais, é necessário simplificar e automatizar a leitura dos documentos e o processamento contabilístico dos mesmos.
Antes da existência deste software, os documentos tinham de ser introduzidos manualmente, o que exigia muito mais tempo, esforço e recursos. Além disso, os processos manuais aumentam a probabilidade de erros no conteúdo.
Com a tecnologia OCR os softwares permitem, através da parametrização dos padrões, a classificação automática das operações nas contas contabilísticas correspondentes.
Ao eliminar a necessidade de introdução manual de dados em algumas tarefas, as empresas podem concentrar os seus esforços noutras atividades mais relevantes, eliminando ações repetitivas e morosas. Com as soluções automatizadas de extração e armazenamento de dados, as empresas conseguem otimizar os seus fluxos de trabalho e aumentar a sua eficiência.
A tecnologia OCR permite ler, extrair e classificar automaticamente faturas e recibos, reduzindo erros, eliminando tarefas manuais e aumentando a eficiência dos processos contabilísticos.
Leitura automática de faturas e recibos com OCR na contabilidade
O software pode identificar campos na fatura como a data, o número do documento e a série, o NIPC do fornecedor, os itens transacionados, as quantidades, os preços, taxas de iva ou as isenções aplicáveis, eventual retenção de IRS e as quantias totais. Dados fundamentais para uma correta classificação contabilística das transações.
No que respeita aos recibos, embora exista a convicção generalizada de que não são de emissão obrigatória, são um elemento fundamental de prova do pagamento. Os recibos servem de documento de quitação tal como previsto no artigo 787.º do Código Civil “quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita”, acrescentando-se ainda que “o autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada”.
No caso dos recibos, para além do NIPC do fornecedor, devem constar a data, o número do recibo, o documento a liquidar, o meio de pagamento e, eventualmente, a conta à ordem usada. A otimização dependerá assim da qualidade das informações constantes no documento.
Parametrização de faturas: o papel do OCR contabilidade
Após a leitura das faturas pelo sistema, é possível a parametrização do registo contabilístico. De acordo com os requisitos aplicáveis, nomeadamente a alocação às contas respetivas. Também será possível gerar os campos necessário para o efeito do ficheiro SAF-T (Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro), nomeadamente os campos da tabela 3. – Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries), como por exemplo os campos seguintes:
- 3.4.3.1 – Chave única do movimento contabilístico (TransactionID) que é uma concatenação, separada por espaços, entre os seguintes valores. Data do documento, identificador do diário e número de arquivo do documento (TransactionDate, JournalID e DocArchivalNumber);
- 3.4.3.2 – Período contabilístico (Period) ;
- 3.4.3.3 – Data do documento (TransactionDate);
- 3.4.3.5 – Descrição do movimento (Description);
- 3.4.3.10 – Identificador do fornecedor (SupplierID);
- 3.4.3.11.1.2 – Código da conta (AccountID);
- 3.4.3.11.1.5 – Descrição da linha de documento (Description);
- 3.4.3.11.1.6 – Valor a débito (DebitAmount);
- 3.4.3.11.2.2 – Código da conta (AccountID);
- 3.4.3.11.2.5 – Descrição da linha de documento (Description);
- 3.4.3.11.2.6 – Valor a crédito (CreditAmount).
Em conclusão, podemos afirmar que a tecnologia OCR pode contribuir para uma desmaterialização plena do papel. Além disso, e com a parametrização de documentos comerciais, como as faturas e os recibos, é possível automatizar os registos contabilísticos. Podem ser otimizados os processos, reduzir o tempo de processamento e do uso de recursos humanos em operações repetitivas, tornando algumas atividades contabilísticas mais eficientes.
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