Quais são as consequências de um uso ineficiente da tecnologia?

A tecnologia pode proporcionar aspetos muito positivos tanto a pequenas como a grandes empresas, mas também pode criar graves problemas de organização, se se fizer um uso ineficiente da mesma.

Um estudo da Mitel revela que o uso ineficaz das ferramentas tecnológicas no meio laboral pode provocar perdas nas empresas. Concretamente, aponta-se para que o custo por funcionário, por ano, possa chegar aos 9000 euros.

Além disso, a maioria dos funcionários inquiridos garante ter perdido, durante o horário de trabalho, 13% do tempo diário devido a uma comunicação ineficiente. Até agora, grande parte dos funcionários aposta na utilização de ferramentas de comunicação tradicionais como o telefone ou correio eletrónico. Segundo o relatório, em 97% dos casos, continuam a ser as ferramentas preferidas a nível laboral, enquanto 53% afirmam continuar a realizar reuniões presenciais.

Porque não se utiliza mais tecnologia no escritório? A Mitel indica que, ainda que se preveja um aumento do seu uso nos próximos cinco anos, os principais obstáculos têm a ver, em 32% dos casos, com uma formação insuficiente ou, em 25% dos casos, com a resistência à mudança.

Conselhos para melhorar o uso da tecnologia

Os problemas associados ao uso ineficiente da tecnologia afetam gravemente o dia-a-dia de qualquer empresa. O que fazer para melhorar a eficiência e a produtividade?

1. Formar os funcionários

O empresário deverá apostar na formação dos seus empregados. É preciso ter em conta que, dependendo da idade, o trabalhador poderá considerar-se um “nativo digital” ou não. No caso daqueles que ultrapassem os 50 anos, deverá ser levado a cabo um plano de formação que os ajude a conhecer e compreender melhor o uso da tecnologia no escritório.

2. Centralizar o uso de ficheiros

Em segundo lugar, para melhorar a eficiência no escritório, será conveniente centralizar os ficheiros e documentos com que se trabalha. Assim, será evitada a perda de documentos ou não saber em que computador ou pasta foram trabalhados. Para isso, a utilização de servidores partilhados ou de um disco rígido a que se tenha acesso a partir de qualquer computador do escritório pode ajudar a evitar a perda de informação.

3. Usar ferramentas de trabalho colaborativo

Para um uso eficiente da tecnologia na empresa, também é necessário recorrer ao uso de ferramentas de trabalho colaborativo. Recorrer a serviços de armazenamento de ficheiros como o Google Drive poderá permitir que vários funcionários trabalhem de forma simultânea num mesmo projeto. Desta forma, será mais eficiente e produtivo o trabalho que realizem e poderão partilhar ideias ou outro tipo de propostas.

4. Mensagens instantâneas

Por sua vez, o auge do teletrabalho na empresa faz com que seja necessário recorrer a formas de comunicação alternativas ao telefone para que toda a equipa saiba o que está a ser feito nos distintos departamentos.

Para isso, a utilização de aplicações como a Slack ou a Trello é útil, já que são apps com um objetivo comum: melhorar a produtividade e eficiência das equipas de trabalho.

Vantagens da tecnologia no trabalho

Uma das principais vantagens do uso da tecnologia no meio laboral é melhorar a comunicação interna e externa da empresa. Uma melhor comunicação resultará num aumento da produtividade e evitará a repetição de tarefas.

Neste caso, é preciso ter em conta o surgimento de novas modalidades de trabalho, como o teletrabalho, em que nem todos os funcionários estão presentes no mesmo espaço físico.

Ao utilizar a tecnologia em qualquer processo empresarial, consegue-se estabelecer uma melhor relação com os possíveis clientes. A tecnologia servirá também para eliminar a barreira espaciotemporal no âmbito empresarial.

Por outro lado, a tecnologia permite conseguir um trabalho mais perfeito. Graças a ela, podemos obter dados de clientes e facilitar o trabalho dos funcionários, por exemplo. Os clientes receberão um tratamento personalizado, já que os funcionários conhecerão melhor com quem estão a lidar, assim como as suas necessidades.

Não nos podemos esquecer que a tecnologia possibilita a automatização de processos. Em muitas empresas, seja no âmbito industrial ou em qualquer outro setor, utiliza-se a tecnologia para poupar tempo ao funcionário. Desta forma, ele pode encarregar-se de tarefas que não sejam tão repetitivas e, consequentemente, será mais produtivo durante o seu horário de trabalho.

O poder da tecnologia é inegável. O lado positivo é que, no âmbito empresarial, recorrer a ela pode significar uma poupança de custos para o empresário, garantir que os seus funcionários são produtivos, facilitar as tarefas empresariais e, finalmente, conseguir que um negócio seja mais rentável.