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Qual é a diferença entre o software ERP e o CRM?

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O ERP e o CRM são duas aplicações empresariais que podem ajudar-nos a alcançar o objetivo de aumentar a rentabilidade geral de um negócio.

Embora em certa medida sejam soluções semelhantes, também há diferenças, quer no seu propósito quer nos seus objetivos.

É verdade que estes softwares de gestão empresarial são cada vez mais diversificados e funcionais, pelo que algumas das tarefas específicas para que foram concebidos, uns podem ser realizados pelos outros. Mas não se deve esquecer que, quer um quer o outro, foram concebidos para objetivos concretos e são bons no desempenho dessas atividades.

“Posso editar uma foto com um programa de apresentação ou um editor de texto?”

Sim, com certas limitações, mas posso modificá-la. No entanto, para um acabamento profissional, devo usar uma ferramenta específica de edição de fotos.

Com estes softwares acontece exatamente o mesmo. Posso gerir os contactos dos meus clientes com os dois? Em parte, sim, mas para extrair todo o valor deverei usar um software CRM.

Por isso, o ideal é que as empresas possuam com cada um destes sistemas para levar a cabo uma melhor gestão de cada um dos processos. O enfoque que utilizam estas ferramentas é diferente, e é precisamente assim que conseguem maximizar a eficiência e a rentabilidade dos negócios.

Para que serve um software ERP e um programa CRM

Em traços gerais, podemos resumir um ERP como o gestor de despesas para otimizar todos estes custos. Enquanto que o CRM permite gerar mais vendas e, portanto, aumentar a receita.

Independentemente do primeiro ser desenvolvido antes do segundo, o CRM serve principalmente para realizar atividades de front office, enquanto que o ERP é usado para realizar atividades de back office.

O que é um ERP

Se formos ao dicionário da Sage, ERP é o acrónimo de Enterprise Resource Planning, ou seja, um programa ou solução de gestão empresarial.

Estes programas foram inicialmente desenvolvidos pensando nas indústrias de fabrico e produção, tendo que controlar as encomendas de diferentes componentes, o seu armazenamento, o controlo das existências e os custos de produção. No entanto, ambos acabaram por ser uma das principais ferramentas de gestão de qualquer tipo de empresa.

Graças a este tipo de programas de gestão, as empresas podem controlar e interligar as diferentes áreas ou departamentos do negócio, do fabrico e produção até ao controlo de vendas e faturação e a contabilidade, conseguindo ser mais eficientes e competitivas.

Graças ao planeamento que este tipo de software permite também pode ser controlado e gerido em relação às vendas, pagamentos e inventários, bem como a alguns aspetos relativos ao departamento de recursos humanos. Em suma, com este programa são planificados todos os recursos que a empresa tem.

Características de um software ERP

É uma solução fundamental para o dia-a-dia operacional dos departamentos de contabilidade, finanças, encomendas, logística, recursos humanos ou inventário.

Muitos destes programas também são altamente personalizáveis de acordo com as necessidades de cada negócio. Além disso, geralmente são também integrados ou permitem a sua ligação a outro tipo de ferramentas, como por exemplo, leitura de códigos para fazer o inventário ou integração com sistemas de vendas por comércio eletrónico.

Os seus pontos fortes, no entanto, permanecem sob controlo económico de toda a empresa, ao dirigir as operações financeiras, a faturação e as compras. Costumam ainda ser equipados com quadros de comando e alguma inteligência empresarial, o que facilita a geração de relatórios e o ser capaz de estabelecer KPIs para a gestão económica das empresas.

O que é um CRM

Quando falamos de CRM (Customer Relationship Management), fazemo-lo do programa que se encarrega da gestão da relação com o cliente, podendo aplicar estratégias de fidelização e marketing. Mas além disso, estas ferramentas ajudam a centralizar toda a informação que se tem de um cliente recolhido através dos diferentes pontos de atendimento e de contato que tenha estabelecida a organização.

Características de um software CRM

Graças ao CRM as empresas podem identificar e adequar as relações com os diferentes clientes, facilitando, quer uma maior personalização, quer uma melhor automatização destas ações.

O principal objetivo do software CRM é conhecer melhor o nosso cliente e assim poder aplicar estratégias de fidelização para gerar relações cliente-empresa mais estáveis.

Posto isto, estas ferramentas são básicas para diferentes departamentos, como vendas, marketing, atendimento ao cliente, pesquisa e desenvolvimento comercial.

Através de um CRM é possível enviar campanhas através de e-mail, rastreamento de chamadas, controlo de ocorrências dos clientes, bem como diferentes estatísticas.

O uso de um software ERP e um programa CRM pode ser algo complementar em qualquer empresa.

As diferenças mais importantes entre um software ERP e um CRM

Ambos os sistemas melhoram a eficiência nos processos comerciais. Mas enquanto o ERP se concentra em reduzir custos ao tornar os processos comerciais mais eficientes, o CRM procura aumentar as vendas.

  • Objetivo do software

O objetivo de um e do outro é completamente diferente. Enquanto o ERP controla os recursos empresariais e oferece uma gestão económica dos mesmos, o CRM, para melhorar e otimizar o processo de vendas, está centrado nos clientes e em tudo o que os rodeia. Isto implica que seja uma solução à qual praticamente todos os departamentos de uma empresa podem aceder e utilizar. Já o CRM, por sua vez, é mais vocacionado para os departamentos de marketing e vendas.

  • Implementação

Pelo exposto, a implementação de um sistema de gestão empresarial é geralmente mais prioritária do que a de um CRM. E, portanto, mais complexa e cara, quer em tempo, quer em personalização e arranque. Enquanto todos os empregados devem conhecer e familiarizar-se com o ERP, apenas alguns deverão fazer o mesmo com o CRM. Quando já se conhece o ERP, é mais fácil interiorizar o CRM.

  • Empresa-alvo

Quanto maior é uma empresa, mais complexa é a sua gestão. Para muitas PME, uma solução completa de contabilidade pode ser suficiente para manter o dia-a-dia. Mas assim que houver muito stock, entrada e saída de materiais, bem como um processo de fabrico, implementar um ERP pode ser ideal. O mesmo se, além disso, tivermos vendas físicas e também através de diferentes canais online. Quanto mais unificada estiver a informação, mais competitivos seremos. Claro que, o CRM, tendo um período de implementação e aprendizagem mais simples, pode ser uma opção muito boa para praticamente qualquer tipo de negócio. Não podemos esquecer que o seu objetivo principal é criar um maior volume de vendas, além de melhorar a relação com os clientes.

O dia-a-dia de uma empresa com um sistema ERP-CRM

A integração destes sistemas tem vantagens claras para as empresas.

A mudança é quase instantânea, já que este tipo de ferramentas permite às empresas construir e entregar com capacidade crítica e baseado em dados verídicos.

O dia-a-dia das empresas vê melhorada a sua eficiência empresarial, fazendo com que a informação entre departamentos seja comunicada e partilhada de forma mais fluida. Além disso, também abre a porta para que todos os funcionários tenham uma melhor compreensão do funcionamento dos outros departamentos e, por consequência, a empresa como um todo.

Como quase todas as aplicações, um ERP e um CRM também lhe permitem ganhar tempo e reduzir os erros, uma vez que possibilitam automatizar muitas tarefas e evitar duplicações. Algo que, também facilita o acesso instantâneo aos dados e à informação para tomar melhores decisões operacionais.

Assim, ambos os programas são ferramentas que nos permitem gerir melhor o nosso negócio, mas cada um deles com um propósito diferente e definido. O primeiro, ERP, é para uma gestão mais global da empresa, centrada no controlo de custos, enquanto o segundo, CRM, é específico da relação com os clientes e, portanto, ajudar-nos-á a aumentar as receitas.

A combinação certa de ambos permitir-nos-á maximizar o lucro.