Retificar uma fatura: O teu guia passo a passo

Retificar uma fatura pode parecer um processo complexo, especialmente para quem está começando a lidar com a emissão de documentos fiscais. No entanto, entender as regras e procedimentos corretos é essencial para garantir a conformidade legal e evitar penalizações. Sabe o que fazer se precisar corrigir uma fatura já emitida?

• No entanto, retificar uma fatura após a sua emissão já não é um processo assim tão simples e envolve um conjunto de obrigações legais que devem ser rigorosamente cumpridas.
• Assim, é essencial compreender os procedimentos corretos e as melhores práticas para garantir a conformidade legal e fiscal aquando da retificação de faturas.

Ao emitir uma fatura, é fundamental garantir que todas as informações estejam corretas. No entanto, erros podem acontecer, seja no valor faturado, na quantidade de produtos ou nos dados do cliente. Quando isso ocorre, é importante agir da maneira certa para evitar complicações fiscais e contábeis. Existem procedimentos específicos para corrigir esses erros, dependendo de fatores como o envio ao cliente e o registro na contabilidade.

A retificação de faturas pode ser feita por meio da anulação do documento, caso ainda não tenha sido enviado ao cliente, ou pela emissão de notas de crédito ou débito, quando a fatura já foi contabilizada. Adotar boas práticas, como o uso de softwares de faturação certificados e a revisão detalhada dos documentos antes da emissão, ajuda a reduzir erros e garante uma gestão financeira mais eficiente e transparente.

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CONTEÚDO DO POST

O que fazer para alterar uma fatura já emitida?

Em primeiro lugar, é importante saber que não é permitido, por nenhum motivo, alterar os dados de uma fatura após a sua emissão. Este princípio baseia-se na necessidade de manter a integridade documental e de assegurar o cumprimento das normas fiscais. 

No entanto, dependendo da fase em que a fatura se encontra (exemplo: já foi enviada ao cliente ou não, etc.), existem diferentes soluções.

Anulação da fatura

Se a fatura ainda não tiver sido enviada ao cliente, pode ser simplesmente anulada. Para tal, devem ser seguidos os seguintes passos:

1. Emitir uma nova fatura com os dados corretos
2. Arquivar a fatura anulada, garantindo o registo da operação
3. Incluir uma referência à fatura anulada na nova emissão para efeitos de controlo interno e fiscal

Esta prática garante transparência e contribui para que, em caso de futuras inspeções fiscais, os trabalhos conduzidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira no âmbito da auditoria às contas da sua empresa se façam de uma forma mais suave, eficiente e sem dificuldades, elevando as probabilidades de sair desse processo sem custos adicionais (tais como coimas e outras penalidades).

Retificar uma fatura já enviada ao cliente

Por outro lado, caso a fatura já tenha sido enviada ao cliente, não é possível anulá-la, até porque provavelmente este último já a registou na sua contabilidade e/ou já deu início ao processo de dedução do IVA.

Nesse caso, deve ser emitido um documento complementar que retifique as informações erradas. Dependendo do erro cometido, podem ser utilizados os seguintes documentos:

• Nota de crédito
• Nota de débito

Nota de crédito

A nota de crédito é o documento adequado quando o erro realizado foi faturar um valor superior ao correto, seja por excesso de quantidades ou de preços. Neste caso, a nota de crédito permite:

• Abater o valor incorreto à fatura original, sem a anular.
• Emitir uma nota de crédito correspondente ao valor total da fatura errada (ainda que a mesma não seja anulada) e, posteriormente, emitir uma nova fatura com os valores corretos.
• Informar o cliente sobre a correção e garantir a rastreabilidade documental.

Nota de débito

Deve-se emitir a nota de débito quando o valor faturado for inferior ao devido. É a solução correta quando:

• O preço faturado foi menor do que o acordado.
• A quantidade de bens ou serviços faturada foi inferior à real.

No entanto, é importante salientar que a empresa não deve utilizar a nota de débito para cobrar produtos ou serviços adicionais que não estavam contemplados na fatura original, nesses casos, a empresa deve emitir uma nova fatura para esses itens adicionais.

Boas práticas na retificação de faturas

Para evitar erros e garantir uma gestão financeira e fiscal eficientes, é recomendável seguir algumas boas práticas.

Verificação cuidadosa antes da emissão final das faturas

Antes da emissão final do documento, deverá sempre procurar rever os dados da fatura, incluindo valores, descrições dos produtos/serviços vendidos, quantidades e condições de pagamento. Ainda que esta pareça uma pista óbvia, nem todos seguem esta boa prática de forma regular.

Utilização de software de faturação certificado

A utilização de programas de faturação certificados, para além de obrigatória nos termos da legislação em vigor, garante a conformidade com as normas fiscais e facilita a gestão de retificações que possam vir a ser necessárias.

Formação contínua das equipas

As regras fiscais podem mudar, sendo crucial manter-se a si e à sua equipa atualizados para cumprir a legislação vigente.

Comunicação transparente com os clientes

Em caso de necessidade de retificação, comunicar atempadamente com os clientes, explicando as alterações que irão ser efetuadas, por forma a evitar que surja a necessidade de novas retificações por cima das que já estão a ser feitas.

Arquivo organizado

Manter uma organização rigorosa dos documentos emitidos e das suas retificações é indispensável para garantir a rastreabilidade, o que, como vimos acima, vai facilitar os contactos futuros com a Administração Tributária e Aduaneira e outros stakeholders.

Consequências de um processo de faturação incorreto

A emissão incorreta de faturas pode acarretar várias consequências negativas, tais como:

• Coimas e outras penalizações fiscais. A Autoridade Tributária e Aduaneira pode aplicar coimas em caso de erros recorrentes ou omissões nas faturas.
• Impacto na relação com clientes. Erros frequentes podem comprometer a confiança dos clientes na empresa.
• Problemas na contabilidade. Informações incorretas afetam a precisão dos relatórios financeiros e podem dificultar auditorias futuras.

Retificar uma fatura exige rigor e atenção para garantir a conformidade legal e a saúde financeira da empresa. Conhecer as opções disponíveis, como a anulação de faturas ainda não enviadas ou a emissão de notas de crédito e débito, é essencial para uma gestão eficaz. Além disso, seguir boas práticas, como revisar os documentos antes da emissão e utilizar um software de faturação certificado, reduz a necessidade de correções.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.