Sete maneiras de otimizar a sua empresa (e-book)

Estar à frente do seu próprio negócio é, bem sabemos, um grande desafio. No entanto, com a gestão correta e as ferramentas adequadas, pode ser muito recompensador. Para tal, nada como ‘começar com o pé direito’. Sobretudo se está a iniciar atividade, com a sua própria empresa, garantir que os passos são bem dados desde o começo é uma boa receita para semear um futuro promissor.

Para que possa, nesse sentido, assegurar um controlo eficiente da sua empresa e garantir que esta se mantém competitiva, otimizar a sua gestão administrativa é crucial.

Gerir como o chefe que decidiu ser implica, entre outras valências, executar com firmeza, trabalhar de forma inteligente e eficiente – nomeadamente no uso de tempo e recursos – e assegurar que a empresa cumpre os objetivos a que se propôs.

A otimização das suas tarefas administrativas reforça também as possibilidades de, apesar da função ocupada, não ter de comprometer o seu descanso e os seus momentos de lazer.

Para quem decidiu tomar as rédeas do seu destino, algumas medidas podem fazer toda a diferença para otimizar a sua gestão administrativa e construir um negócio de sucesso.

1. Uma cobrança de faturas mais eficiente

Recorrer a um software de faturação de qualidade, em lugar perder a conta ao número exato de faturas que emitiu e que foram ou não pagas, constitui uma solução muito mais eficaz de gestão. A cobrança das suas faturas será mais fácil e já não terá de andar a correr atrás dos pagamentos.

Os benefícios concretos são inúmeros. Veja-se, por exemplo, o facto de passar a ser mais célere emitir faturas, ter a certeza de que as antigas não ficam esquecidas e conseguir encontrá-las de imediato.

É ainda possível, graças ao recurso a um software de faturação, saber quando foi aberta determinada fatura pelo destinatário, optar por receber o pagamento no final dos trabalhos ou no momento da entrega dos materiais, utilizando um leitor móvel de cartões de crédito ou de débito. E pode também dar a escolher aos clientes entre várias formas de pagamento, como é o caso das transferências bancárias, do débito direto e dos pagamentos com cartão online.

Estas e outras ferramentas disponíveis num software de faturação são excelentes ‘vacinas’ contra a ocorrência de problemas e dores de cabeça.

2. Automatizar e otimizar a sua contabilidade

Agilizar processos e tarefas administrativas não se traduz apenas em ganhos de eficiência. Significa também que sobrará mais tempo para que o líder de uma empresa e restante equipa se possam dedicar mais ao que é ‘core’, ou seja, àquilo que são as fontes de rentabilidade e crescimento do negócio.

Automatizar a contabilidade é um dos passos que permite à empresa concentrar-se no que é essencial. Utilizar folhas de cálculo para a monitorização das finanças da empresa resulta em procedimentos tendencialmente morosos e mais ineficientes, sobretudo quando há imprevistos ou face à necessidade de acompanhar o desenvolvimento do negócio.

O recurso a um software de faturação permitirá automatizar a contabilidade da empresa, permitindo, nomeadamente, associar-lhe contas bancárias da empresa, para que os pagamentos recebidos sejam emparelhados com as respetivas faturas em alguns minutos. Torna-se igualmente possível, por exemplo, configurar as faturas para que possam ser automaticamente renovadas.

3. Uma gestão de impostos simplificada

Quanto mais uma empresa cresce e se desenvolve, mais complexa se torna a gestão dos impostos que se lhe aplicam. Tudo o que não se quer, por isso, é que a questão fiscal se torne num entrave ao desenvolvimento da atividade.

É fundamental, por isso, que a empresa faça uma boa gestão dos impostos a pagar. Um bom software de faturação garante a conformidade com as normas fiscais vigentes. E permite ainda, por exemplo, que a liderança possa a todo o momento ter, antecipadamente, uma estimativa do montante provável de impostos que terá de pagar mais à frente para uma melhor gestão de tesouraria.

Como complemento, é, claro está, fundamental contar com especialistas em fiscalidade de qualidade para garantir uma boa otimização fiscal, evitando suportar custos desnecessários em impostos.

4. Uma visão de 360º da situação financeira da empresa

Ter as rédeas da empresa passa por ter uma visão de conjunto da situação financeira da empresa que permita a tomada de decisões esclarecidas enquanto líder. Pensar que se vai simplesmente delegar na contabilidade essa missão está longe de ser a via mais adequada.

Controlar as finanças da empresa, estar a par dos níveis de liquidez, que quanto se deve e de quanto se tem a receber, assim como saber o valor real do trabalho que se efetua e dos produtos que se fornece é fundamental.

Com o software de faturação adequado pode, entre outras funcionalidades, consultar relatórios e painéis que lhe permitirão verificar as tendências e identificar os problemas antes que se transformem em dificuldades. Tendo acesso, 24 horas por dia e 7 dias por semana aos dados da empresa vai permitir detetar mais facilmente novas oportunidades comerciais ou, pelo contrário, eventuais dificuldades de tesouraria.

Nada será deixado ao acaso.

5. Garantir uma gestão impecável do pagamento de salários

Ainda que a motivação dos colaboradores de uma empresa não passe apenas pela   remuneração, uma boa liderança não pode descurar algo tão fundamental como assegurar a tomada das medidas necessárias para que os pagamentos de salários sejam sempre efetuados corretamente. Tal requer uma gestão de vencimentos em conformidade com a lei e o respeito absoluto pelos funcionários, nomeadamente em termos de salvaguarda dos dados.

Não há nada que possa minar mais a confiança dos funcionários numa empresa do que o atraso no pagamento dos vencimentos ou até a aplicação de um código fiscal errado.

6. Apostar na valorização das competências dos funcionários

Os colaboradores são elementos-chave para o sucesso de um negócio, sendo, por isso, muito importante motivá-los, assegurando o seu bem-estar, e valorizar as suas competências.

Assegurar um ambiente de trabalho que lhes permita desenvolver nas suas carreiras é fundamental, o que passa por permitir e criar as condições para que possam reforçar as suas competências e estar em permanente evolução. Esse reforço de competências deverá, claro está, assentar num diagnóstico prévio das necessidades da empresa a esse nível. Auscultar os funcionários quanto às competências que gostariam de melhorar é igualmente muito importante.

Entre as medidas a incluir estão as formações, o acompanhamento e o feedback personalizado regular. A implementação de prémios complementares ou de serviços de aconselhamento de saúde podem também ser boas ferramentas.

7. Especialistas disponíveis quando precisar deles

Um bom líder será sempre aquele que souber rodear-se dos melhores especialistas e parceiros. Contar com a colaboração de quem tem o ‘know-how’ necessário para questões como a gestão fiscal ou o processamento de salários permite a obtenção de melhores resultados e evita que a liderança perca tempo com tudo aquilo que não é ‘core’ em termos de negócio.

Um exemplo evidente é o dos especialistas na área da contabilidade. Outro está relacionado com tudo o que são competências de software empresarial.

O fundamental é assegurar que determinadas valências, nomeadamente tarefas administrativas correntes, estão bem entregues para que a liderança se possa concentrar em temas como o planeamento e a estratégia de negócio da empresa.

Quanto mais cedo se rodear dos colaboradores e parceiros certos e puder adotar as soluções tecnológicas que tornam mais eficientes os procedimentos da empresa, melhor será, tendencialmente, o desempenho da sua empresa e mais ela se poderá desenvolver.