Transformação digital: Como realizar a gestão financeira na era tecnológica?

Numa era marcada pela inovação tecnológica, a transformação digital tornou-se essencial para modernizar a gestão financeira, permitindo decisões mais rápidas, eficientes e alinhadas com os desafios do mercado atual.

• A transformação digital está a mudar profundamente a forma como as empresas operam, integrando tecnologias que centralizam dados e automatizam processos essenciais.
• Esta mudança tem um impacto direto na gestão financeira, promovendo eficiência, controlo e agilidade nas decisões estratégicas.

A transformação digital chegou para transformar definitivamente as empresas: descubra que ferramentas são necessárias para que a sua empresa não fique para trás. Basta parar um instante e refletir sobre como era o dia de expediente há uma década e como é atualmente. 

Para começar, não existiam smartphones nem aplicações, e o acesso remoto a conteúdos era um privilégio de poucos. A transformação digital está também a impactar a gestão financeira. O Sistema de Informação Integrado, a fatura eletrónica, o desaparecimento do papel nas interações com a administração pública, o intercâmbio eletrónico de informação com os seus clientes, fornecedores e bancos, a obtenção de dados relevantes para a tomada de decisões, e assim se poderiam enumerar centenas de exemplos. 

Se todas estas novas tarefas não estiverem automatizadas e os utilizadores tiverem de as gerir manualmente, as tarefas de rotina que não acrescentam valor estão a desperdiçar tempo precioso na empresa e a afetar a sua competitividade.

PARTILHE! A transformação digital não é o futuro, é o presente. Modernize a sua gestão financeira e garanta o crescimento sustentável do seu negócio.

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Bem-vindo à era da centralização da informação

• Fazem parte do passado os tempos em que as empresas trabalhavam internamente como casos isolados. Antigamente, cada departamento dispunha da sua base de dados, criava os seus próprios relatórios e, salvo em situações urgentes, os dados não eram cruzados. As empresas modernas funcionam com uma base de dados única, acessível a todos os setores, ainda que em diferentes níveis hierárquicos.
• Graças a esta centralização da informação, é possível obter mais cruzamentos de dados e relatórios detalhados em tempo real como nunca antes se havia visto. O verdadeiro mérito das empresas bem-sucedidas não está na recolha ou armazenamento da informação, mas sim na sua capacidade de compreendê-la, descodificá-la e tomar as melhores decisões com base nesses dados.

Uma visão centralizada

• Os casos isolados ficaram no passado. Com o acesso global à informação a partir de qualquer lugar, os gestores devem trabalhar com esses dados, analisando as perspetivas do negócio de acordo com a conjuntura do mercado. Será melhor adotar uma abordagem agressiva ou conservadora? É melhor fazer investimentos ou travar o impulso? Decisões como estas não são fáceis, mas existem apoios para ajudar a escolher o caminho certo.
• Isto significa também que os gestores de informação precisam de saber “um pouco de tudo”, ou seja, têm uma necessidade crescente de ter acesso a uma visão centralizada. Uma escolha no âmbito do marketing pode afetar o sector da I&D e, consequentemente, também as políticas de recursos humanos a médio e longo prazo. É necessário refletir sobre o assunto para garantir a coerência e a integração.

Menos é mais: Cada detalhe conta

• O conceito de “menos é mais” popularizou-se quando a Apple, sob a liderança de Steve Jobs, apostou no minimalismo nos seus produtos, reduzindo até o número de funcionalidades oferecidas aos consumidores. Por outras palavras, o objetivo é fazer mais com menos recursos.
• Do ponto de vista financeiro, isso traduz-se num controlo mais rigoroso dos custos de produção, reduzindo a mão de obra necessária, os gastos com materiais, o tempo de armazenamento, os prazos de produção e itinerários das rotas de distribuição. É praticamente impossível fazer tudo isto de forma eficiente sem a ajuda de programas de software específicos.

Acesso remoto à gestão financeira

• Entre os muitos aspetos que beneficiam com a automatização na sua empresa, a gestão financeira é, sem dúvida, um dos mais importantes.

Programas de software específicos, como o Sage X3, permitem que todas as transações de entrada e saída sejam registadas, proporcionando aos gestores uma visão global do fluxo de caixa em tempo real.

• Para além de ser uma forma mais eficiente de submeter informação a impostos, taxas e contribuições, evitando penalizações desnecessárias por atraso no pagamento, é também uma forma inteligente de calcular os ativos disponíveis para investimento e de perceber qual a melhor forma de lidar com as despesas do dia a dia para otimizar o rendimento.

É praticamente impossível fazer tudo isto de forma eficiente sem a ajuda de programas de software específicos.

Uma solução web sempre disponível

Ter acesso a uma solução web permite obter três grandes vantagens:

1. Em primeiro lugar, a possibilidade de interagir a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, com total mobilidade, sem estar preso a um espaço físico;
2. Em segundo lugar, aumento da produtividade, reduzindo o risco de erros;
3. Em terceiro lugar, automatização de tarefas, permitindo que os colaboradores atuem de forma mais analítica e deixem para trás o trabalho operacional rotineiro.

A soma desses fatores, além dos benefícios de se ter uma plataforma web, faz com que todos os profissionais responsáveis pelas finanças da empresa possam aceder a essas informações em tempo real, independentemente de onde estejam ou do dispositivo que tenham em mãos. Um simples smartphone pode resolver o problema, reduzindo drasticamente os custos operacionais.

Chegou o momento de transformar a sua empresa

Quando surgem novas tecnologias no mercado, aqueles que têm a oportunidade de aceder às mesmas numa fase inicial obtêm uma vantagem competitiva. Esta vantagem pode aumentar o volume de negócios e reduzir os custos, destacando a empresa da concorrência.  No entanto, com o passar do tempo, os custos de acesso às tecnologias reduzem, mais empresas aderem à nova tecnologia e as margens de lucro diminuem. 

É fundamental saber em que ponto se encontra a sua empresa neste cenário. 

• A sua empresa está em posição de estar à frente das demais, destacando-se como uma empresa inovadora?  
• Está em posição de ser uma early adopter, ou seja, uma empresa que adota novas tecnologias depois de estas serem lançadas (e está disposta a assumir os riscos subjacentes)? 
• Ou a sua empresa está a ficar para trás em relação à concorrência para poder acompanhar o seu ritmo? 

Independentemente da sua resposta, quando se trata de adotar novas tecnologias, é necessário agir rapidamente.

A solução mais eficaz hoje pode ser ultrapassada amanhã. Por isso, é vital manter-se atualizado e adotar as tecnologias que fazem sentido para o crescimento do seu negócio. Isto requer planeamento e investigação contínuos, mas é uma via de sentido único: a transformação digital veio para ficar.

Nota do editor: Este artigo foi originalmente publicado em castelhano e posteriormente traduzido e adaptado para português.