Como validar as faturas: Erros comuns e como as empresas os podem evitar
Saiba como validar as faturas corretamente, evitar erros comuns e garantir a aceitação fiscal em IRC e IVA, reduzindo riscos e penalizações.
Validar faturas continua a ser um dos processos onde as empresas portuguesas cometem mais erros, com impacto direto na dedutibilidade fiscal, na contabilidade e no cumprimento junto da Autoridade Tributária.
- Validar as faturas e cumprir os requisitos legais é essencial para a aceitação fiscal. Qualquer falha pode resultar na não dedução de gastos e no aumento do imposto a pagar.
- Irregularidades na faturação podem gerar impactos fiscais relevantes. Desde a não aceitação em IRC até à aplicação de tributação autónoma, os custos para as empresas podem ser elevados.
A correta gestão da faturação é um dos pilares da conformidade fiscal das empresas. Mais do que uma obrigação administrativa, influencia diretamente a dedução de gastos, o apuramento de impostos e a segurança fiscal do negócio, tornando essencial compreender o enquadramento legal aplicável.
PARTILHE! Validar as faturas corretamente é essencial para evitar erros fiscais, garantir a aceitação dos gastos e reduzir riscos com a Autoridade Tributária.
O Guia Sem Regras
📥 Descarregue o guia e descubra como três jovens transformaram a paixão em negócio. Sem diplomas, sem capital, só com atitude.
Índice do post
Quer simplificar o processo de validar as faturas e reduzir erros fiscais no seu dia a dia? Descubra como o Sage One ajuda a gerir a faturação, cumprir os requisitos legais e ganhar controlo sobre a sua contabilidade.
Faturas: enquadramento legal e requisitos aplicáveis
A emissão de faturas é um processo normal e recorrente da atividade económica, mas continuam a existir muitos erros que prejudicam a rentabilidade das empresas e acrescem custos fiscais. Os requisitos legais aplicáveis a faturas emitidas em território português constam em diversos diplomas legais e são muito exigentes.
O diploma base é o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece os meios pelos quais se podem elaborar faturas, o seu arquivo e comunicação, bem como o seu conteúdo mínimo, a que acrescem, neste caso, o artigo 36.º, n.ºs 4 a 6, do CIVA e o artigo 23.º, n.º 4, do CIRC.
Como validar as faturas: elementos exigidos por lei
O conteúdo mínimo dos documentos a validar, para aceitação fiscal (IRC e IVA), para efeitos de validação é o seguinte, passo a passo:
- A numeração sequencial: as faturas devem ter uma numeração única e sequencial para cada série. Podem ser emitidas várias séries.
- O número de cópias: os documentos devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.
- A data e hora de emissão.
- Data de colocação à disposição: a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.
- Identificação do emitente: nome, firma ou denominação social e morada do fornecedor e NIF/NIPC.
- A identificação do destinatário: nome e morada do cliente, sendo obrigatório se o cliente for sujeito passivo de IVA. No caso de o cliente não ser sujeito passivo de IVA, a indicação do número de identificação fiscal (NIF) é obrigatória se o cliente o solicitar.
- A quantidade de bens: de acordo com a unidade de medida adequada (Qt, Kg, Lt, etc.).
- A descrição dos bens/serviços: detalhe dos bens ou serviços fornecidos para poder relacionar com a atividade da empresa.
- O preço: valor tributável – preço sem imposto e os outros elementos incluídos no valor tributável.
- As taxas de IVA: taxa(s) de IVA aplicada(s) e o valor do imposto, por taxa aplicável.
- Isenções de IVA: o motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.
- O código QR.
- O código ATCUD.
- Ser identificado o programa certificado pela AT.
- O número do documento regularizado: no caso dos documentos retificativos de faturas (ex.: notas de crédito) devem conter também a referência à fatura a que respeitam e as menções desta que são objeto de alterações.
Caso seja detetada alguma insuficiência ou irregularidade, deverá a fatura ser imediatamente devolvida ao remetente, para efeitos de retificação.
A não aceitação em IRC
A falta dos elementos obrigatórios impede a aceitação dos gastos para efeitos de determinação do resultado tributável, aumentando assim o imposto a pagar.
De acordo com a informação disponibilizada pela Autoridade Tributária, os gastos não aceites por insuficiência dos requisitos dos documentos atingiram os seguintes valores, de 2021 a 2023:
Como se pode verificar no quadro acima, os acréscimos ao resultado contabilístico, para efeitos de IRC, por irregularidades dos documentos, ascenderam a mais de 250 milhões de euros no ano de 2023. E os números crescem desde 2021.
Validar faturas continua a ser um dos processos onde as empresas portuguesas cometem mais erros, com impacto direto na dedutibilidade fiscal.
Tributação autónoma
Para além da não aceitação em sede de IRC, as despesas consideradas como não documentadas são adicionalmente tributadas à taxa autónoma de 50%. Os dados estatísticos, disponibilizados pela AT, são os seguintes, de 2021 a 2023:
Foram assim tributados autonomamente à taxa de 50%, mais de 750.000 euros, em 2023, por despesas consideradas como não documentadas, e os números também crescem desde 2021.
Segundo o Acórdão do STA – Processo 02421/15.5BEPRT – 02-02-2022, “A despesa será não documentada quando não existir prova documental que demonstre o encargo efetivamente suportado pelo sujeito passivo, […] conhecendo-se a sua natureza, origem e finalidade”.
Erros mais comuns ao validar as faturas (e como evitá-los)
Qualquer falta ou irregularidade nos elementos obrigatórios é motivo para a não aceitação como gasto no período. Contudo, os erros mais comuns e a evitar são resumidos em três fatores fundamentais:
- Insuficiente descrição dos bens ou serviços objeto da transação, usando termos gerais tais como “prestação de serviços, “serviços diversos” ou “bens diversos”. Ou seja, descrições de tal forma genéricas que não permitem a relação da despesa com a atividade da empresa.
- Falta de identificação, ou identificação insuficiente, do adquirente, tal como a falta da morada ou do NIPC.
- Identificação insuficiente ou NIPC inválido do emitente.
A implementação de procedimentos que permitam a validação atempada das faturas pode evitar perdas fiscais relevantes tais como a não aceitação dos gastos para efeitos de IRC, a não dedutibilidade do IVA ou até a tributação autónoma à taxa de 50%, no caso das empresas. Caso seja detetada alguma irregularidade, deverá ser imediatamente objeto de devolução para regularização. Muitas vezes as faltas só são detetadas muito tardiamente, afetando assim a sua possibilidade de regularização, com as consequentes perdas fiscais.
O Guia Sem Regras
Neste guia vais encontrar:
- 📌 Histórias sem filtros de quem começou do zero (sem diploma, sem investimento, sem desculpas).
- 📌 Lições práticas e mindset para abandonares o “não consigo” e começares com o que tens.
📥 Descarrega agora e começa a escrever as tuas próprias regras.
