Finanzas

Cómo controlar los gastos de tu empresa

Descubre cómo implementar un sistema de control de gastos en tu empresa para garantizar la estabilidad, competitividad y rentabilidad.

El control de gastos es clave para garantizar la estabilidad financiera y maximizar el beneficio de tu negocio. Descubre cómo gestionar eficientemente tus gastos y evitar pérdidas innecesarias.

Mantener los gastos bajo control es una de las premisas de cualquier buen contable y financiero y una exigencia incuestionable de los directivos de éxito.

• Te explicamos en este artículo cómo clasificar tus gastos y aplicar estrategias prácticas para reducirlos.
• ¿Te has preguntado alguna vez por qué es tan difícil mantener el dinero en la cuenta bancaria de tu empresa? Sigue leyendo y conoce las claves para identificar y controlar cada euro que sale de tu negocio.

Tener un registro claro y detallado de los ingresos y gastos de tu empresa permite evaluar su rentabilidad e identificar por dónde se va el dinero de tu negocio.  

Es igual de importante saber por dónde entra el dinero, por dónde sale. No tener un control de gastos efectivo puede crear problemas en el flujo de caja de tu negocio. Si no puedes atender tus compromisos de pago, por no controlar tus gastos, tendrás que cerrar tu empresa. 

El control de gastos de cualquier empresa no debe hacerse solo cuando esta comienza a tener pérdidas o en tiempos de crisis. Debe ser una estrategia financiera permanente y meticulosa para garantizar su salud financiera. Mientras mantengas la gestión de gastos, podrás maximizar tus ganancias y evitar entrar en pérdidas. 

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¿Por qué el control de gastos es vital para tu negocio?

No tener un control claro puede convertirse en un serio problema para el flujo de caja. En última instancia, podría suponer la pérdida de rentabilidad e incluso la supervivencia del negocio. 

Aunque es habitual llevar un control estricto al principio de la vida de un negocio, a medida que tu empresa crece y surgen nuevas prioridades, esta tarea puede pasar a un segundo plano. Un error bastante frecuente en la fase de crecimiento de las empresas es focalizarse demasiado en incrementar las ventas, aunque sea a costa de sacrificar margen e incrementar gastos operativos.  

Recuperar el control de gastos no debe ser una medida de emergencia cuando la empresa ya está en crisis, sino una estrategia financiera continua. Si mantienes este control, podrás operar de manera más eficiente y obtener mejores resultados.

Mantener tus gastos bajo control, te permitirá entre otras cosas:

• Ahorrar más.
• Eliminar gastos superfluos.
• Obtener mayor beneficio que la competencia.
• Ofrecer un producto o servicio de forma más económica que el resto de los competidores y ganar cuota de mercado a tus clientes.

Por lo tanto, el control de gastos es una ventaja estratégica para tu negocio, no solo una cuestión de ahorro.

¿Qué tipos de gastos puedes encontrar en tu empresa?

Antes de establecer un control de gastos efectivo, necesitas saber qué tipos de gastos afectan a tu empresa. Las principales distinciones que se suelen hacer en relación a los gastos de una empresa son las siguientes:

• Fijos: son independientes del nivel de actividad por lo que no varían, aunque aumenten las ventas. Serían: alquiler, teléfono, etc.
• Variables: fluctúan con la actividad de la empresa y se pueden ajustar en función del volumen de producción. Serían: mano de obra, materias primas, etc.
• Directos: están ligados directamente a la producción. Serían: gastos del personal de fabricación, materiales empleados para la fabricación, etc.
• Indirectos: no serían atribuibles directamente a la producción, serian un apoyo a la misma. Serían: gastos de administración, sueldos de dirección, etc.

Identificar cada tipo de gasto te permitirá ajustar mejor tu presupuesto anual y eliminar fugas de dinero.

Un control de gastos adecuado es la clave para evitar sorpresas y mantener la competitividad de tu negocio. No lo postergues y empieza hoy mismo a identificar áreas de mejora.

Estrategias prácticas para mejorar el control de gastos

Aquí tienes algunos consejos prácticos para mejorar tu control de gastos:

1. Revisa tus contratos con proveedores: puede que sea posible renegociar o eliminar costes innecesarios.
2. Crea un presupuesto anual: así evitarás trabajar a ciegas. Comparar los gastos reales con los presupuestados permite identificar desviaciones y tomar medidas correctivas
3. Define indicadores clave (KPIs): definir indicadores clave para el control de gastos te ayudará a mantener tus gastos bajo control. Por ejemplo, confronta todos los gastos de un comercial (nóminas, comisiones, dietas, etc.) con sus ventas te ayudará a conocer su rentabilidad y compararla con la de otros comerciales.
4. Invierte en tecnología: herramientas como Sage 50 facilitan el seguimiento y control de todos los gastos de tu negocio, ahorrando tiempo y dinero. Es importante que dediques tiempo a la creación del plan de cuentas contable de tu empresa, ya que te será de gran ayuda para el control de gastos. 
5. Controla los gastos del personal: una tarjeta corporativa puede ayudarte a controlar gastos y monitorizarlos en tiempo real. Además, puedes determinar los límites de crédito que consideres adecuados. 
6. Asigna responsables a cuentas clave de gastos: esto permite que determinados empleados sean los que pueden tomar decisiones sobre determinados gastos y aprobar facturas para su pago. 

Una plantilla en Excel de control de gastos de empleados es de gran utilidad para monitorizar los gastos de tus empleados y poder aplicar las medidas necesarias si se detectan excesos. 

¿Cómo crear tu propio sistema para llevar un control de gastos?

Para realizar un control de los gastos generales de tu negocio necesitarás un software de gestión y contabilidad como Sage 50. 

Pero si quieres controlar determinadas partidas de gastos puede serte útil una plantilla de control de gastos en formato Excel. Este tipo de plantillas te permitirá categorizar y comparar tus gastos y hacer un seguimiento mensual, trimestral o anual. 

Por lo tanto, el control de gastos no es solo una cuestión de ahorro, es una estrategia para garantizar la estabilidad, competitividad y rentabilidad de tu negocio. Mantener este control te permitirá tomar mejores decisiones, optimizar recursos y crecer de forma sostenible.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.