Todo lo que hay que tener preparado para presentar las cuentas anuales de la empresa

Actualizamos el contenido con las novedades relativas a la presentación de las cuentas anuales de la empresa para el ejercicio 2018.

• Describimos los cambios que deben introducir las sociedades, según la ley aprobada el pasado 28 de diciembre
• Explicamos todos los documentos que deben incluir las cuentas a la hora de presentarlas en el Registro Mercantil

Junio y julio son momentos clave para pymes y grandes empresas. Llega la hora de presentar las cuentas anuales de la empresa. Las sociedades disponen, según la normativa mercantil, hasta el 30 de junio (si su ejercicio coincide con el año natural) para aprobar las cuentas anuales y un mes extra para depositarlas en el Registro Mercantil de la provincia donde residan.

El objetivo es que las cuentas anuales. que se elaboran cada doce meses, permitan evaluar, de forma global, el estado del negocio y también la evolución que ha sufrido en el último año y, particularmente, que los terceros puedan recibir la información pertinente sobre estos aspectos.

Novedades en la presentación de las cuentas anuales en 2019

En primer lugar, se ha producido una actualización que pretende incorporar una mejora informativa en la página de presentación en el Registro Mercantil, en los tres modelos de presentación de cuentas y en su anexo técnico para el depósito digital.

Por otro lado, la Ley 11/2018, de 28 de diciembre introdujo una serie de cambios en materia de información no financiera y diversidad.

Recordemos que, aunque no forme parte de las cuentas anuales propiamente dichas, el informe de gestión es un documento íntimamente ligado a ellas en cuanto a la responsabilidad y plazos para su formulación, firma, aprobación y depósito.

Las novedades, en este caso, afectan a la forma en la que sociedades de capital de cierto tamaño han de informar sobre diversas cuestiones:

• Medioambientales.
• Cuestiones sociales y relativas al personal.
• Información sobre el respeto de los derechos humanos.
• Información relativa a la lucha contra la corrupción y el soborno.
• Compromisos de la empresa con el desarrollo sostenible.
• Información sobre subcontratación y proveedores, así como sobre los consumidores.
• Información fiscal.

Además de una información sobre el modelo de negocio, sobre todos estos aspectos habrán de reflejarse la descripción de las políticas que se llevan a cabo, los resultados obtenidos con ellas, los principales riesgos y los indicadores que permitan realizar comparaciones temporales y con otras empresas con el objetivo de poder evaluar el ritmo de avance en cada ámbito.

¿Qué documentos forman parte de las cuentas anuales?

Las cuentas anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria. Además de eso, si no es una pyme la que deposita las cuentas se debe añadir el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Las sociedades, por su parte, también deben incluir el Estado de Flujos de Efectivo, el Informe de Gestión y el informe de auditoría.

• El balance. Proporciona información sobre la situación financiera y patrimonial de la empresa.
• La cuenta de pérdidas y ganancias. Aporta información sobre el resultado económico de la empresa.
• El estado de cambios del patrimonio neto. Se compone de dos partes: un estado de ingresos y gastos reconocidos y un estado total de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo. Informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo.
• La memoria. Se trata de un informe que explica el contenido de los documentos que integran la cuenta anual de la empresa.

La certificación de la Junta

Antes del 30 de junio debe reunirse la junta general de socios y aprobar las cuentas anuales del ejercicio y la distribución (aplicación en caso de pérdidas) de los resultados del ejercicio.

Pues bien, al depósito, debe acompañarse una certificación elaborada y firmada por el administrador (secretario con visto bueno del presidente en el caso de que haya consejo de administración) del contenido literal de esa junta.

La certificación debe contener, además de lo aprobado:

• El porcentaje de socios asistentes.
• Mención a la convocatoria efectuada o, en su caso, la indicación de que es universal, es decir, que asisten todos los socios.
• Identificación del presidente y el secretario.
• Indicación, en su caso, de que se cumplen los requisitos para formular cuentas anuales abreviadas o de pymes.
• Número de páginas, firma, fecha de aprobación y fecha de certificación que, lógicamente, debe ser posterior a la de aprobación.
• Si incluyen informe de auditoría, debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.
• Además, algunos Registros Mercantiles obligan a que el certificado incluya el código alfanumérico de la huella digital que se acompaña al depósito.

Otra información necesaria

Evidentemente, debe indicarse toda la información identificativa de la sociedad: NIF, razón social, domicilio social, datos registrales (tomo, hoja, libro…), así como el número de empleados del ejercicio depositado y el anterior.

En el caso de que la sociedad haya adquirido acciones propias, debe incorporar las actas que aprueban la operación. En caso contrario, se presenta una comunicación negativa de autocartera (simplemente marcando una cruz en el NO).

Conviene tener presente que, en caso de que la junta haya sido convocada mediante anuncios, se precisa aportar al depósito copia de ellos.

Al introducir toda la información indicada, el programa informático de depósito de cuentas del Registro Mercantil genera una huella digital con un código alfanumérico único, que, como decimos, también debe ser depositado, previa firma de los administradores.

Depositar bien las cuentas anuales es el broche a una buena llevanza de la contabilidad y a un proceso de cierre y formulación que será mucho más sencillo, práctico, ágil e inteligente si contamos con los procedimientos contables y herramientas tecnológicas adecuados.