La información fundamental que debe aparecer en el depósito de cuentas anuales

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La legislación mercantil obliga a la aprobación de las cuentas anuales en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio y, desde ese momento, las sociedades disponen de treinta días para depositarlas en el Registro Mercantil. Entendiendo que la inmensa mayoría de las empresas aplican el inicio y cierre de cada ejercicio con el año natural, eso supone que el 30 de julio termina el plazo para inscribir las cuentas anuales.

Aparte de la certificación de las cuentas que deben firmar los administradores societarios, hay una serie de información fundamental que debe aparecer en las cuentas depositadas.

El Balance

El Balance de Situación recoge la información relativa a los bienes y las deudas de la empresa y está dividido en dos partes, el Activo y el Pasivo. La diferencia entre ambos es el Patrimonio Neto, o sea, la diferencia entre lo que la empresa tiene y lo que debe.

El Activo se divide en Activo Corriente y No Corriente. El primero incluye el efectivo y los bienes convertibles en dinero en el plazo de 12 meses. Dentro de esta partida tenemos el dinero que tenemos en caja o en bancos, los saldos de las cuentas de clientes, las existencias de materias primas y productos disponibles en stock.

Dentro del Activo No Corriente tendremos bienes y derechos de propiedad de la empresa que puedan convertirse en dinero en un plazo superior al año: terrenos, edificios, muebles y enseres, equipos de oficina, ordenadores, maquinaria, vehiculos, etc.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias

La cuenta de Pérdidas y Ganancias indica el resultado del ejercicio fiscal. A diferencia del balance, en el que podemos ver un historial de la vida del negocio, en la cuenta veremos el estado actual de la actividad mercantil.

En la cuenta de Pérdidas y Ganancias aparecen los ingresos y los gastos agrupados según su naturaleza. Los ingresos vendrán diferenciados según si vienen originados por la actividad económica en sí misma o si son subvenciones a la explotación, ingresos financieros o de índole extraordinaria. Los gastos se clasificarán también en una amplia variedad de conceptos: compras de aprovisionamientos, suministros, gastos de personal y seguridad social, arrendamientos, primas de seguros…

Como consecuencia de ésto, la cuenta de Pérdidas y Ganancias distingue entre el resultado de explotación, determinado por los factores anteriores, y el resultado financiero, originado por las inversiones financieras de la empresa y por los gastos derivados de financiación ajena. Ambos resultados confluyen en uno solo que será el resultado del ejercicio.

El Informe de Gestión

El informe de gestión contiene información detallada y fiel sobre la evolución de la empresa y la situación de la sociedad. Está dividido en dos partes, en una de ellas se analiza la evolución de la empresa, detallando los hechos y gestiones que han dado origen a la situación actual y en la otra se hace una proyección hacia el futuro de la evolución previsible. Se informa también en esta parte de las actividades realizadas en relación con la investigación y el desarrollo y las acciones propias.

La información que debemos contemplar es:

  • Una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la Sociedad que indicará la situación financiera y económica, concretando la gestión del riesgo financiero y el crédito y la posible exposición a problemas de liquidez y flujos de efectivo.
  • La evolución previsible de la Sociedad, analizando los riesgos a los que se enfrenta la sociedad relacionados con insolvencias, créditos, problemas de liquidez y de flujos de efectivo, así como las medidas a tomar para hacer frente a los mismos.
  • Relación de las actividades realizadas en materia de Investigación y Desarrollo.
  • Adquisiciones de acciones propias, relacionando los motivos de las compras y ventas realizadas en el ejercicio; el número y valor nominal de las acciones compradas o vendidas y el porcentaje de capital social que representan; el importe percibido por la venta de acciones y el número y valor nominal de las acciones conservadas en cartera.
  • Situaciones acontecidas posteriores al cierre del ejercicio. Desde el cierre del ejercicio y hasta la aprobación de las cuentas anuales pueden darse situaciones de relevancia que no aparecen en el balance ni en la cuenta de pérdidas y ganancias, pero si se recogen en la Memoria y el informe de gestión. Podemos poner por ejemplo una compraventa de acciones o participaciones.

El Estado de Flujos de Efectivo

Este informe permite conocer la capacidad que tiene la empresa para afrontar sus obligaciones de pagos así como a sus necesidades de liquidez. Aunque el nombre no invita a conocer su contenido, es fundamental para el funcionamiento de un negocio. Una empresa que no lleve cuenta del dinero que necesita generar y con qué antelación carecerá también de una planificación adecuada de gastos.

Deben contemplarse tres tipos diferentes:

  • FEAE o flujos de efectivo de las actividades de explotación. Son las transacciones monetarias realizadas a consecuencia de la actividad económica de la empresa: cobros de clientes, pagos a proveedores, intereses abonados o recibidos e incluye también el impuesto sobre beneficios. Se anotarán separadamente las diferencias temporales como los cobros y pagos efectuados en el ejercicio que provengan de operaciones realizadas en ejercicios anteriores. También se diferenciarán los anticipos o descuentos de papel como cobro adelantado a clientes.
  • FEAI o flujos de efectivo de las actividades de inversión. Pagos destinados a la adquisición de activo no corriente: inmovilizado, inversiones inmobiliarias o financieras, así como los cobros efectuados en el momento de la venta de estos bienes.
  • FEAF o flujos de efectivo de las actividades de financiación. Ingreso en cuentas de tesorería de préstamos o instrumentos de financiación concedidos por entidades de crédito o por terceros así como las cantidades pagadas destinadas a la devolución de los mismos; cobro procedente de la venta de títulos emitidos por la empresa; pagos a accionistas en concepto de dividendos.

El Informe Medioambiental

Es un documento destinado a proporcionar información de los elementos presentes en las cuentas que tienen impacto medioambiental, que se medirá en términos monetarios. El informe debe reflejar las medidas adoptadas por la empresa, dependiendo de su actividad, orientadas a controlar los efectos nocivos sobre el medio ambiente y a preservar su conservación.

No existe una forma rígida de elaboración de este informe, aunque sí hay ciertas partidas en las que podría centrarse la información a reflejar: si se utilizan materiales recliclados o renovables; si hay una inversión en el proceso productivo destinada a minimizar la emisión de gases a la atmósfera, los residuos y los vertidos o el consumo de agua y energía.

Se incluirá una evaluación de las alternativas de minoración del impacto medioambiental y un análisis de las posibles medidas a tomar para desarrollar una actividad más respetuosa con el medio ambiente. Se analizarán costes y consecuencias de tomar una decisión u otra. Las empresas que consideren que no es susceptible de elaboración de este informe presentarán sólo una declaración firmada por el administrador afirmando que no hay en las cuentas partida alguna de esta naturaleza.

La Memoria

La Memoria complementa, amplia y explica el contenido del Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pero, además, puede contener también otra información no incluida en los apartados anteriores. No tiene una estructura fija, pero sí hay unos contenidos mínimos que debe desarrollar de manera que los datos numéricos se vean apoyados por comentarios explicativos a modo de complemento.

La información mínima que debe contener la Memoria será:

  • La identificación de la empresa y de la actividad de la misma.
  • Bases de presentación de las cuentas anuales. Se incluirán aquí los principios contables aplicados así como los motivos que hubieran causado la falta de aplicación de los mismos. Se recogerá una comparación de la información recogida con la perteneciente al ejercicio anterior.
  • Distribución de resultados. Información relativa a la propuesta de distribución de beneficios y al posible reparto de dividendos a cuenta. Se incorporará el estado contable que muestre la disponibilidad de liquidez suficiente para el reparto.
  • Normas de valoración, incluyendo los criterios de valoración aplicados en las distintas partidas y los métodos de cálculo de las correcciones de valor: las cuentas expresados en moneda distinto al euro, incluido el procedimiento empleado para calcular el tipo de cambio; los métodos de amortización del inmovilizado, material e inmaterial y los criterios de contabilización de los contratos de arrendamiento financiero; los créditos comerciales, distinguiendo a corto y a largo plazo, reflejando la imputación a resultados de los intereses diferidos. Anotaremos las líneas de descuento y pólizas de crédito, indicando la parte dispuesta al cierre del ejercicio; los métodos de valoración de existencias; las subvenciones obtenidas y su criterio de imputación a resultados; la dotaciones para provisiones, especialmente las destinadas a la cobertura de pensiones y similares y el criterio de contabilización del impuesto sobre beneficios.
  • El activo inmovilizado. Se analizarán los movimientos de las partidas del resto de inmovilizado indicando el saldo inicial, las entradas y salidas y el saldo final.
  • Capital social. Si existen varias clases de acciones, se indicará el número y valor nominal de cada una de ellas.
  • Deudas. Importe de las deudas de duración residual superior a cinco años así como de las que tengan garantía real, indicando su forma y naturaleza.
  • Empresas de grupo y asociadas. Se identificará el nombre y domicilio de las empresas en las que la sociedad posea, directa o indirectamente, como mínimo el 3% del capital y cotizan el bolsa y el 20% para el resto. Se anotará el importe del capital, reservas y resultado del último ejercicio de aquéllas.
  • Gastos. Se desglosarán las cargas sociales y las aportaciones para pensiones. Se recogerán los créditos incobrables y las provisiones para insolvencias.
  • Situación fiscal, se informará de la antigüedad de los créditos por bases imponibles negativas y su plazo previsto de aplicación.
  • Las operaciones vinculadas identificando las partes, la naturaleza de la operación y su valoración.
  • Los plazos de pago a proveedores. Se anotarán el importe de los pagos a proveedores que haya cumplido los plazos fijados en la ley y el que los haya excedido.

Conocer y controlar los ingresos y gastos así como los recursos que disponemos dentro de nuestra negocio es fundamental para la dirección y gestión empresarial. Es necesario contar con las herramientas contables más adecuadas y eficientes para alcanzar el nivel más alto de productividad y rentabilidad. Sage no ofrece un completo catálogo en software de contabilidad que nos ayudará a optimizar nuestro día a día, haciéndonos ahorrar tiempo y maximizar nuestros beneficios.

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