Esta es la información fundamental que debe aparecer en el depósito de cuentas anuales

Descubre cómo son las cuentas anuales y qué documentación las acompaña en su depósito en el Registro Mercantil.

• Las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables.
• Junto a las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil otros documentos.

Las sociedades de capital cuyo ejercicio coincide con el año natural tienen 6 meses para celebrar junta ordinaria. Eso supone que antes del 30 de junio deberán aprobar en ella las cuentas anuales.

¡COMPÁRTELO! ¿Tienes en la cabeza la documentación que hay que depositar con las cuentas anuales? ¡Toma nota de lo que deberás llevar al Registro Mercantil!

Después, disponen de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil. Ello nos lleva al fin del mes de julio como fecha tope para la presentación. Por tanto, antes de cerrar, hay que tener claro qué es lo que hay que presentar. 

El balance

El balance de situación es una foto fija de la situación financiera y patrimonial de la empresa. Incluye los siguientes elementos:

• El activo representa los bienes y derechos de la empresa. Se divide en activo corriente y no corriente en función de si van a permanecer menos o más de un año en la empresa respectivamente.
• Las deudas figuran en el pasivo. Se dividen en pasivos corrientes (deudas con vencimiento a menos de un año) y no corrientes (a más de un año).
• La diferencia entre activo y pasivo constituye el patrimonio neto. Incluye las aportaciones de los socios, los resultados acumulados y otras variaciones.

La cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias muestra el resultado del ejercicio. En ella, figuran los ingresos y los gastos. En cuanto a su presentación, los diferentes componentes aparecen en forma de lista. En ella encontrarás, entre otros datos:

• El resultado de explotación. Muestra las principales actividades de la empresa.
• El resultado financiero. Incluye ingresos y gastos financieros, la variación del valor razonable de instrumentos, las diferencias de cambio, el deterioro y los resultados por enajenaciones de instrumentos financieros. 
• A la suma de los resultados de explotación y financiero se le denomina resultado antes de impuestos.
• El resultado del ejercicio. Vendrá dado, finalmente, de restar al resultado antes de impuestos el impuesto sobre beneficios.
• Además, en el modelo normal de cuentas de pérdidas y ganancias, se recoge un resultado de operaciones continuadas. Este se introduce por si existen operaciones interrumpidas, que habría que descontar antes de llegar al resultado del ejercicio.

Integra con Sage 50, tu contabilidad y tu gestión en una sola herramienta para controlar todas las áreas de tu negocio.

El informe de gestión

El informe de gestión no forma parte de las cuentas anuales, pero las acompaña. Contiene una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad. Además, describe los principales riesgos e incertidumbres.

En cualquier caso, no todas las empresas están obligadas a formular un informe de gestión. Así, están eximidas las sociedades de capital que puedan formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.

En cuanto al contenido, puede ser diferente dependiendo de factores de tamaño (activo, cifra de negocios, empleados). En especial, las empresas más grandes deben presentar un estado de información no financiera, aunque también pueden presentarlo en un documento separado.

El informe de gestión no forma parte de las cuentas anuales, pero su depósito en el Registro Mercantil se realiza conjuntamente.

El estado de flujos de efectivo

Permite conocer la capacidad que tiene la empresa para afrontar sus obligaciones de pago y sus necesidades de liquidez. Forma parte de las cuentas anuales, pero solo en el formato normal. Es optativo para las empresas que formulen balance y memoria abreviados.

Distingue tres categorías de cobros y pagos:

• Flujos de efectivo de las actividades de explotación. Son las transacciones monetarias realizadas a consecuencia de la actividad económica de la empresa.
• Flujos de efectivo de las actividades de inversión. Recoge pagos por inversiones y cobros por desinversiones.
• Flujos de efectivo de las actividades de financiación. Figuran los relacionados con instrumentos de patrimonio, instrumentos de pasivo financiero, el pago de dividendos y con la remuneración de otros instrumentos de patrimonio. 

La memoria

La memoria completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Forma parte de estas, tanto en su versión normal como en la abreviada. 

Sin embargo, aunque hay modelos oficiales de memoria, no siempre deberás seguirlos al pie de la letra. Si no existe información significativa sobre algún apartado, aquel no se cumplimenta. Por el contrario, tienes que incluir cualquier otra información que no aparezca en los modelos, pero que sea necesaria para conocer la situación y actividad de la empresa.

El estado de cambios en el patrimonio neto

También forma parte de las cuentas anualesy contiene dos partes:

• El estado de ingresos y gastos reconocidos. Recoge los ingresos y gastos que figuran en la cuenta de pérdidas y ganancias. Además, de los que van directamente al patrimonio neto y las transferencias a la cuenta de pérdidas y ganancias.
• El estado total de cambios en el patrimonio neto. Informa de todos los cambios que se han producido en el patrimonio neto y los distingue por categorías.

Los otros documentos en el depósito de las cuentas anuales

Junto al informe de gestión y los estados contables que forman parte de las cuentas anuales, deberás presentar:

• Una certificación de las cuentas que deben firmar los administradores. 
• Un ejemplar del informe de auditoría, si la sociedad está obligada a someterse a auditoría o lo ha reclamado la minoría.
• La certificación de que las cuentas anuales depositadas se corresponden con las auditadas. Si se considera oportuno, este documento lo podéis incluir en la propia certificación de las cuentas.
• Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias, cuando la sociedad esté obligada a formularlo.

Finalmente, debes tener en cuenta que el principio de tener toda la documentación en orden es disponer de buenas herramientas. Contar con soluciones como Sage 50, aporta precisión a tus cuentas e información relevante para tu gestión.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.