Personas y Liderazgo

Absentismo: El agujero invisible en tu cuenta de resultados (y cómo cerrarlo)

¿Sabes cuánto dinero pierdes por el absentismo laboral? Aprende cómo puedes calcular su coste por trabajador.

El absentismo laboral no solo resta productividad: también genera un coste silencioso que afecta directamente a tu cuenta de resultados.

• Las ausencias del trabajo afectan la productividad y generan una serie de gastos añadidos que lastran la cuenta de resultados.
• Medir el impacto económico del absentismo te revelará por dónde se escapa el dinero para que puedas diseñar estrategias que refuercen la productividad y el compromiso.

El tiempo se ha convertido en un activo tan valioso como difícil de gestionar en las empresas. Más allá del cumplimiento normativo del control horario, RR. HH. debe lidiar con un complejo entramado de bajas, vacaciones, permisos y ausencias que, si no se administran con precisión, generan desajustes y retrasos en la operativa cotidiana, con la consecuente pérdida de eficiencia que ello implica. El absentismo, en particular, erosiona la rentabilidad empresarial generando un coste invisible pero sistemático.

COMPARTE ¿Conoces el impacto real del absentismo en tu negocio? Calcúlalo con esta herramienta gratuita.

Contenido del post

¿Necesitas llevar un control horario más preciso? Prueba Sage HR y optimiza la gestión de tus Recursos Humanos. 

El absentismo laboral en cifras

Durante la última década, el absentismo no ha parado de crecer, hasta el punto de convertirse en un problema estructural. Solo en 2023 supuso un coste directo de 12.245 millones de euros para las empresas españolas, según el informe “Absentismo laboral en España (2019-2025)” del Consejo General de Economistas.

A ese daño económico hay que sumar los 49.753 millones de euros que se destinan a la contratación del personal sustituto y 109.860 millones más por la pérdida de productividad y los productos o servicios sin desarrollar.

Cada ausencia genera un doble coste: lo que pagas y lo que dejas de ganar. A corto plazo, tendrás que asumir el salario del trabajador ausente y el coste adicional que implica contratar a un sustituto o pagar horas extras a otros empleados. 

No obstante, el mayor impacto suele deberse a todas esas tareas y proyectos que se retrasan o a los incumplimientos en los plazos de entrega. Eso tiene un efecto acumulativo que provoca una reducción significativa del margen operativo.

En términos agregados, el impacto económico total anual del absentismo laboral superó los 170.000 millones de euros en 2023, una fuga constante de recursos que supone una amenaza significativa para la viabilidad empresarial.

El control horario no debería limitarse a cumplir con la normativa. Bien gestionado, puede convertirse en una palanca para ganar eficiencia y anticiparse a los problemas.

Más allá de los números: el impacto del absentismo en los equipos y la cultura laboral

El absentismo no solo se mide en horas perdidas o euros que se evaporan del balance, también tiene un efecto negativo sobre los equipos y la cultura organizacional. Cuando las ausencias se vuelven frecuentes, el resto del personal debe asumir una carga de trabajo adicional, lo que implica:

• Aumento de la presión y el estrés
• Mayor riesgo de cometer errores 
• Deterioro del clima laboral

Si esa sobrecarga se mantiene durante mucho tiempo, generará un círculo vicioso puesto que más estrés y desmotivación conducen inevitablemente a más ausencias.

El deterioro del ambiente laboral también se traduce en una caída de la productividad colectiva. Los equipos que trabajan al límite pierden su capacidad de innovación, atención al detalle y enfoque en el cliente, tres aspectos que influyen directamente en las ventas y los resultados financieros. 

Además, trabajar continuamente en “modo emergencia” alimenta una actitud reactiva. RR. HH. tendrá que dedicar más tiempo a reasignar tareas y buscar sustitutos que a planificar estrategias para desarrollar el talento o mejorar el bienestar organizacional.

De cierta forma, el absentismo actúa como un agujero negro porque no solo afecta al presente inmediato, sino que mina el potencial futuro de la organización reduciendo su competitividad y su capacidad para crear valor añadido.

¿Cuánto le cuesta realmente el absentismo a una empresa?

Que el absentismo laboral implica costes directos e indirectos es un hecho incuestionable. Sin embargo, dimensionar con precisión su impacto económico es más complicado, así que empieza por llevar un buen registro de datos.

1. Diferencia entre los tipos de absentismo

Existen distintos tipos de ausencias, desde bajas médicas y permisos reglamentarios hasta retrasos, urgencias familiares o ausencias injustificadas. Identificar las que más se repiten en tu negocio es clave porque el absentismo no se manifiesta de forma homogénea. 

Se estima que el 16,6% de los trabajadores acumula el 69,6% de las bajas laborales por incapacidad temporal, lo que sugiere que existen factores recurrentes, ya sea de índole médica u organizativa, que se ceban con una parte de la plantilla. Comprender el motivo de las ausencias te permitirá evitar el absentismo voluntario.

2. Lleva un control horario preciso

Para conocer el coste real del absentismo, debes llevar un registro horario riguroso por cada empleado. Solo así podrás identificar las horas que realmente se han perdido. Las herramientas de control horario integradas en softwares como Sage HR te facilitarán enormemente esta labor.

Si tienes en cuenta el coste por hora no trabajada, podrás determinar la repercusión económica de cada ausencia. Luego, tendrás que sumar esos costes por cada trabajador, lo cual incluye desde los salarios pagados por días no trabajados hasta las contribuciones a la Seguridad Social. 

3. No olvides los costes añadidos 

El absentismo genera una serie de gastos extra que también debes considerar, como la contratación de sustitutos. Tendrás que contabilizar el coste del nuevo empleado, así como los recursos invertidos en su formación y adaptación al puesto.

Los costes indirectos del absentismo laboral son más difíciles de contabilizar, como la pérdida de productividad y los retrasos en la entrega de productos o servicios, pero también suman. De hecho, en ocasiones pueden dañar la reputación empresarial, disminuir la satisfacción del cliente o incluso provocar una pérdida de los mismos. Por tanto, asegúrate de tenerlos en cuenta en la ecuación.

El absentismo no es solo un “problema” de Recursos Humanos, es un indicador de la salud global de la organización, por lo que hay que cuantificarlo, pero también entenderlo y actuar sobre sus causas. Gestionar bien el tiempo, digitalizar procesos y fomentar una cultura responsable contribuirá a mitigar el impacto de las ausencias mientras ganas en estabilidad y eficiencia.