CIF y NIF: ¿Cuáles son las diferencias?

Describimos en qué consisten el CIF y NIF y cuáles son las principales claves de la identificación fiscal en España.

• El término Código de Información Fiscal (CIF), aunque aún se menciona, proviene de una regulación anterior (Decreto 2423/1975) para agilizar trámites administrativos en la era de la informatización.
• La normativa actual se basa en el Real Decreto 1065/2007 según la que las personas físicas españolas tienen un NIF basado en el DNI, mientras que los extranjeros tienen el Número de Identificación de Extranjero (NIE).

CIF y NIF son dos siglas con las que un emprendedor puede encontrarse con facilidad. Aparecen en documentos y conversaciones tanto actuales como del pasado.

Por tanto, conviene tener claro qué significa cada sigla y cuál es la diferencia entre CIF y NIF. Así, evitarás equívocos y sabrás cuáles son tus obligaciones fiscales en esta materia.

¡TUITÉALO! ¿Conoces la diferencia entre CIF y NIF? Te explicamos su historia y cómo funcionan estos números de identificación.

La historia de CIF y NIF

Aunque todavía se pueda leer o escuchar el término Código de Información Fiscal (CIF), solo se emplea en términos coloquiales. En realidad, pertenece a una regulación anterior procedente del Decreto 2423/1975.

Cuando nació el CIF, la idea era ayudar a la mecanización de trámites administrativos. Corrían los años 70 del siglo XX y la informatización comenzaba a llegar a muchas organizaciones. En ese contexto, los medios que facilitaban la identificación de personas y entidades hacían el trabajo más rápido y sencillo. Además, disminuían la probabilidad de introducir los datos en el archivo de otro individuo.

En ese momento, se decidió que en el ámbito fiscal lo mejor sería empezar por personas jurídicas y entidades en general, tanto públicas como privadas. Se optó por asignar a cada una un CIF compuesto por una secuencia de nueve números. 

El CIF es ya un término coloquial, toda vez que desde 2008 la normativa sólo alude al NIF.

Con la Ley de Presupuestos Generales del Estado para 1988 se da otro impulso a este proceso. Dicha norma ordena que toda persona física, jurídica o entidad cuente con un NIF. En su desarrollo, se aprobó en 1990 un real decreto que convertía el CIF en un tipo de NIF.

En el 2008, con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, se unifican las normas de CIF y NIF en una sola norma. De hecho, desde entonces, la única denominación oficial es NIF. 

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El NIF en la actualidad

La actual normativa unificada viene recogida en el Real Decreto 1065/2007. En ella, aparecen diferentes formas de identificación fiscal:

• Para las personas físicas españolas. se emplea un número basado en el del DNI al que se añade una letra mayúscula de verificación. Dicho carácter debe aparecer en el propio DNI.
• Puede haber personas físicas de nacionalidad española que no tengan DNI por residir en el extranjero o ser menores de 14 años. Para estos casos, hay dos soluciones: solicitar voluntariamente un DNI o pedir a Hacienda un NIF sin contar con un DNI. 
• En el caso de personas físicas de nacionalidad extranjera, el número de identificación fiscal es el Número de Identificación de Extranjero (NIE). Podría ser necesario pedir un NIF a Hacienda si no lo tienen o no están obligados a tenerlo.
• Cuando una persona física que carecía de ellos obtiene el DNI o el NIE, el número del NIF solicitado a Hacienda pasa a ser sustituido por el del DNI o NIE.
• Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica también deben solicitar el NIF, con las especialidades que explicaremos.
• Además, sean personas físicas, jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, salvo excepciones, aquellos que realicen operaciones intracomunitarias deben solicitar un NIF- IVA. Esta identificación fiscal especial facilita dar a conocer que somos empresarios o profesionales. Así podrá darse a la operación el tratamiento fiscal oportuno. 

El NIF como ‘nuevo CIF’

Como hemos explicado, en el caso de las personas jurídicas y las entidades sin personalidad, el NIF juega el papel antes encomendado al CIF. Su funcionamiento es parecido al del NIF de otros sujetos, pero con ciertas particularidades.

Composición

Viene regulada por la Orden EHA/451/2008. Está formada por una secuencia de caracteres en el siguiente orden:

• Letra que varía en función del tipo de sujeto. Por ejemplo, la A se asigna a sociedades anónimas y la B a las limitadas. Además, existen otras muchas claves, entre las que destaca la N, destinada a entidades extranjeras.
• Número aleatorio con siete dígitos.
• Carácter de control.

Solicitud

Las principales normas por las que se rige la solicitud del NIF de las personas jurídicas y entidades sin personalidad son:

• Se efectúa mediante una declaración censal a través de los modelos 036 o 037.
• No todas las personas jurídicas o entidades sin personalidad desarrollan actividades empresariales o profesionales. Si es así, la declaración censal para el NIF debe presentarse antes de iniciar ciertas acciones en la actividad.
• La declaración censal tiene muchos más fines que la propia solicitud del NIF. En ella, deben aportarse ciertos datos y tomarse algunas opciones de tributación. Para que puedan asignarte el NIF, debes informar de todas las circunstancias que conozcas.
• La Agencia Tributaria cuenta con un plazo de 10 días para asignar el NIF. 
• El NIF es provisional mientras la persona jurídica o entidad sin personalidad no aporte ciertos documentos:

• Escritura o documento fehaciente de constitución. Es necesario un documento firmado en el que conste el acuerdo de voluntades para la constitución.
  • Estatutos sociales o documento equivalente.
  • Si procede la inscripción de los documentos en un registro público, deberá aportarse la certificación de la inscripción.
  • Acreditación de que quien firma la solicitud actúa en representación.

• El plazo para presentar la documentación tiene dos topes:

• No deben pasar más de seis meses desde que se solicitó el NIF provisional.
  • Tampoco ha de superarse el mes desde la inscripción de los documentos o desde su otorgamiento.

• Para solicitar el NIF definitivo, deberás presentar una declaración censal de modificación indicando los cambios desde la anterior declaración censal. Además, aportarás la documentación pendiente.

CIF y NIF son términos que en ocasiones se intercambian en el habla coloquial. Conviene tener presente la regulación actual que permitirá a los emprendedores cumplir con sus responsabilidades fiscales y evitar problemas con la administración tributaria.