Cómo ahorrar más de 450 horas al año en tu gestión laboral y de nóminas (infografía)

Publicado · 3 minutos de lectura

Descubre en este post las razones por las que es mejor utilizar una solución de gestión laboral y nóminas y no una hoja de cálculo

  • Hasta 40 horas de ahorro en la generación de nóminas incluyendo todas las fórmulas de cálculo, desde jornadas completas hasta finiquitos
  • Conoce cuáles son los principales problemas derivados de no gestionar los datos de los empleados y sus nóminas desde un software de gestión

En muchas ocasiones, utilizar una solución de gestión laboral y nóminas en el área de recursos humanos puede solucionar los problemas causados por el uso de múltiples hojas de cálculo.

Si la cantidad de datos manejados en una empresa no para de crecer, puede llegar a ser cada vez más difícil el administrar toda esa riqueza de información y, sobre todo, asegurarse de utilizarla de modo correcto.

Tradicionalmente, las hojas de cálculo han sido la gran solución a este posible problema al poder contener millones de columnas y filas de datos y más datos.

Sin embargo, la existencia de múltiples hojas de cálculo en diferentes áreas de una empresa puede aumentar la complejidad en la gestión de la información.

Problemas ocasionados por tener muchas hojas de cálculo

La accesibilidad puede ser uno de ellos. A menudo, el hecho de que no todo el mundo pueda acceder a esas hojas de cálculo significa que los datos importantes no estarán siempre disponibles cuando se necesiten.

Para las empresas, esto puede llegar a ser un hándicap ya que puede ser habitual que haya varias personas que se encarguen de manejar datos de empleados, pudiendo convertirse en las únicas que pueden tener acceso a esa información cuando sea necesaria.

¡Tuitea el dato! Puedes ahorrar hasta 24 horas anuales en el pago y envío de nóminas si usas una solución de gestión automatizada

Uno de los mayores problemas que causa esta forma de trabajar es que aumenta la probabilidad de errores en los datos de la organización, fallos que pueden dañar la reputación de una empresa. Un caso fue el de la la firma de servicios financieros JP Morgan, que cometió un error al copiar y pegar información en múltiples hojas de cálculo al hacer la transición a un nuevo modelo de riesgo de valor. Y, como resultado, la empresa sufrió pérdidas de hasta 1,4 billones de euros.

Descuidos que, en un mercado tan competitivo, la reputación de una organización no puede permitirse. Una vez más se demuestra que cuando las hojas de cálculo se multiplican se hace difícil controlar los datos. Y, como resultado, pueden surgir estos contratiempos a la hora de rendir cuentas, ya que se vuelve más difícil realizar un seguimiento de quién y qué datos se han cambiado en una hoja de cálculo, dónde se almacena y cuántas versiones existen.

Ni que decir tiene que el perder precisión en los datos también puede ser un obstáculo. Si se comete un error, esto puede ser arrastrado por otro usuario, pudiendo provocar fallos importantes en cadena.

El uso de muchas hojas de cálculo también puede causar problemas de análisis de datos. Si distintos documentos tienen información diferente sobre un tema en particular, entonces vincularla puede convertirse en problemático, además de que puede hacer perder tiempo a los encargados de realizar esa tarea.

Otra dificultad es que, al tener un gran número de hojas de cálculo, pueden surgir complicaciones al interpretar esos datos. Al no existir ninguna plantilla estándar, la forma de trabajar en una hoja de cálculo puede ser diferente según la persona que trabaje en ella.

La transición a un sistema de gestión laboral y de nóminas integrado

Es por eso por lo que, identificar con tiempo todos estos inconvenientes puede facilitar a cualquier empresa la transición a una solución de gestión de recursos humanos y nóminas automatizada.

Muchos de los problemas no son evidentes para los responsables de recursos humanos de algunas empresas, por lo que tener claro todo lo anterior se convertirá en algo fundamental para conocer cuánto tiempo se está invirtiendo a la hora de trabajar con múltiples hojas de cálculo. Un tiempo que podría ser invertido en la realización de otras tareas que aporten mayor valor al negocio.

Persuadir a los directivos de la necesidad de dar un paso adelante para trabajar con un nuevo sistema de gestión puede ser una tarea difícil, pero una vez se tienen claras las ventajas versus las deficiencias del método actual, la tarea será mucho más sencilla.

En la infografía siguiente puedes comprobar todas las horas que puedes ahorrar al año si gestionas el pago a tus empleados con una solución de gestión laboral y nóminas. Descárgala desde aquí en formato PDF.

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