Cómo ahorrar más de 450 horas al año en tu gestión laboral y de nóminas (infografía)

Si aplicas el teletrabajo en tu empresa, utilizas las videollamadas para la comunicación y organizas eventos online, ¿por qué sigues usando hojas de cálculo para la gestión laboral y de nóminas?  

• Según algunos estudios, el 33% de los empleados afirma que a menudo reciben su salario tarde. 
• Los errores y los retrasos suponen tiempo y se trata de tiempo que podrías invertir en tu negocio. ¿Quieres saber cómo ahorrar hasta 40 horas en la generación de nóminas? Te lo contamos en este post.  

Los cambios que se han producido en los últimos años en el mercado laboral han afectado a los departamentos de recursos humanos que se enfrentan al reto de evitar errores y automatizar tareas como la gestión laboral.  

Es habitual que los datos de los empleados se encuentren en diversas herramientas, lo que dificulta su uso para elaborar las nóminas. Además, en muchos casos, se suele tratar de un volumen muy elevado de información que resulta difícil de manejar sin cometer errores.  

Tradicionalmente, las hojas de cálculo han sido la gran solución a este posible problema ya que se pueden crear millones de columnas y filas de datos y más datos. Sin embargo, la existencia de múltiples hojas de cálculo en diferentes áreas de una empresa puede aumentar la complejidad en la gestión de la información. 

Problemas ocasionados por el uso de las hojas de cálculo 

El uso de las hojas de cálculo parece una solución para la gestión laboral, pero plantea diversos problemas como los siguientes:  

Falta de transparencia y dificultad en el acceso 

Si se utiliza una hoja de cálculo para la gestión de nóminas no todos los empleados pueden acceder a esas hojas, lo que supone que los datos importantes no estarán siempre disponibles cuando se necesiten.  

Para las empresas, esto puede llegar a ser un hándicap ya que puede ser habitual que haya varias personas que se encarguen de manejar datos de empleados y, por lo tanto, serán las únicas que pueden tener acceso a esa información cuando sea necesaria. Esto supone, además, una falta de transparencia frente a los empleados, puesto que no saben cómo se elabora su nómina.  

Puedes ahorrar hasta 24 horas anuales en el pago y envío de nóminas si usas una solución de gestión automatizada 

Aumento de la posibilidad de cometer errores 

Uno de los mayores problemas que causa el uso de hojas de cálculo para las gestiones laborales es que aumenta la probabilidad de equivocaciones en los datos de la organización, fallos que pueden dañar la reputación de una empresa.  

Uno de los casos más conocidos en relación con los errores en hojas de cálculo fue el de la firma de servicios financieros JP Morgan, que cometió un desatino al copiar y pegar información en múltiples hojas de cálculo al hacer la transición a un nuevo modelo de riesgo de valor y, como resultado, la empresa sufrió pérdidas de hasta 1,4 billones de euros. 

Daños en la reputación de la empresa 

Descuidos como el cometido por JP Morgan, en un mercado tan competitivo como el actual, afectan gravemente a la reputación de la empresa y no pueden permitirse. Una vez más se demuestra que cuando las hojas de cálculo se multiplican se hace difícil controlar los datos. Y, como resultado, pueden surgir contratiempos a la hora de rendir cuentas, ya que es más complicado realizar un seguimiento de quién y qué datos se han cambiado en una hoja de cálculo, dónde se almacena y cuántas versiones existen. 

Falta de datos precisos, reales y actualizados 

La falta de precisión en los datos también puede ser un obstáculo. Si se comete un error, este puede ser arrastrado por otro usuario y se podrán producir fallos importantes en cadena. Además, los datos pueden no estar actualizados automáticamente puesto que se encuentran dispersos en varias hojas.  

Dificultad para analizar datos  

El uso de muchas hojas de cálculo también puede causar problemas de análisis de datos. Si distintos documentos tienen información diferente sobre un tema en particular, relacionar la información será un problema y analizar los datos hará perder tiempo a los encargados de realizar esa tarea. 

¿Cómo ahorrar tiempo en la gestión laboral y de nóminas? 

Identificar los problemas que hemos detallado en el apartado anterior y actuar rápido para solucionarlos y digitalizar la organización, puede facilitar a cualquier empresa la transición a una solución de gestión de recursos humanos y nóminas automatizada. 

Para implantar un software de recursos humanos que automatice la gestión laboral y la elaboración de nóminas, puedes seguir los siguientes pasos:  

• Estudia la situación de partida de la organización. Se trata de determinar las necesidades de la empresa en cuanto a digitalización de la gestión laboral.  
• Establece las metas a alcanzar. Piensa en lo que quieres lograr y en qué plazo.  
• Crea un plan y nombra a un encargado de su ejecución. La elaboración del plan supone el establecimiento de las acciones a realizar para alcanzar los objetivos relativos a la gestión laboral. También tendrás que nombrar a una persona encargada de que el plan se cumpla.  
• Selecciona el software de recursos humanos. Es necesario que conozcas las especificaciones técnicas, la posibilidad de que sea escalable, la experiencia del partner tecnológico que elijas y que valores todos los aspectos en conjunto.  
• Implanta la herramienta y mide los progresos. El último paso consiste en implantar el software y hacer mediciones de los hitos que se logren para saber si se alcanzan las metas en los plazos establecidos.  

Persuadir a los directivos de la necesidad de dar un paso adelante para trabajar con un nuevo sistema de gestión puede ser una tarea difícil. No obstante, una vez que se tienen claras las ventajas sobre el método actual, la tarea será mucho más sencilla. 

En la siguiente infografía puedes comprobar todas las horas que puedes ahorrar al año si gestionas el pago a tus empleados con una solución de gestión laboral y nóminas. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.