Cómo conseguir la máxima excelencia en la “coreografía” de los procesos de distribución

Aunque ya se sabía (y lo sabíamos) que el sector de la distribución es clave en nuestra sociedad, la situación que estamos padeciendo por la COVID-19 lo está dejando más claro aún si cabe.

• El sector de la distribución, de lo que sea, es clave, hoy por hoy en nuestra sociedad.
• Y lo cierto es que, todo lo relacionado con la distribución, ha sido y es, algo esencial para la Humanidad.

El concepto de distribución tiene embebido el conseguir mejorar los márgenes de beneficios, ser más competitivo, tener siempre abiertos todos los canales de generación de demanda, la inmediatez en los tiempos de entrega, etc. Todo esto hace que las empresas deban, cada vez más, tecnificar sus herramientas empresariales para ser más competitivas y dar respuesta a las necesidades de sus clientes y mercado.

El ciclo de todo el proceso, desde su origen hasta su final, necesita de precisa tecnología que facilite el control y el conocimiento, así como la capacidad de respuesta frente a cualquier contingencia, eventualidad o cambio en el mercado.

Yo defino la cadena de distribución (relación cliente) como algo tan sencillo como:

Gestionar peticiones – elaborar la respuesta adecuada – entregar en tiempo y forma.

Y para mí, la clave está en lograr la máxima excelencia en esa “sencilla” cadena de suministros o distribución.

Esta reflexión va de eso, de conseguir perfeccionar la “coreografía” de los procesos ligados con la gestión del negocio y en particular a lo que se llama “La Distribución”.

Claves para perfeccionar la “coreografía” en un proceso de distribución

La coreografía es el arte de crear estructuras en las que suceden movimientos. Por eso, la coreografía, que significa la “escritura de la danza” es arte.

Al igual que en las empresas, hay que diseñarla, idear y crear estructuras a modo de departamentos, en las que se sucederán movimientos o acciones, habiendo que describir la navegación o conexión y finalidades de estas estructuras de movimientos.

En las coreografías hay que trabajar aspectos físicos, mentales-cognitivos, sociales y psicológicos, todos aplicables al mundo empresarial. Y cada una de esas facetas requiere de ir realizando mejoras en el uso de sus técnicas específicas.

Conectar estructuras de movimiento en el tiempo y en el espacio: la digitalización

Aplicado eso a los procesos de distribución, para mí sería equivalente a un denominador común en la empresa, como es la digitalización de sus procesos de negocio.

El sector de la distribución está o debería estar experimentando una evolución hacia un mejor nivel de digitalización, con el fin de optimizar sus ciclos y procesos de negocio.

Posiblemente tu empresa y equipo ya está en una fase “n” de mejora evolutiva a nivel de digitalización. ¡Enhorabuena! Vas por buen camino. ¿Pero qué significa digitalizarse? ¿Es simplemente informatizarse?

Nada de eso y un poco de todo. Simplemente, es instaurar nuevos métodos, técnicas, procesos, innovaciones, etc., que ayuden a aumentar en productividad, mejorar márgenes operativos y, al final, en diferenciarse de la competencia o ser más competitivo. También se le suele llamar, transformación digital.

En resumen, como en danza, es la aplicación de técnicas/tecnologías específicas para perfeccionar los movimientos de cada momento de la cadena de distribución.

La trazabilidad como elemento de mejora

Recuerda que la distribución (relación-cliente), en general, se trata de un proceso bidireccional origen-final.

Pero realmente es un bucle o bucles con intersecciones, ya que también participan proveedores de todo tipo necesarios para cumplir con la distribución relación-cliente. Es como estar montando varios espacios de movimiento (estructuras) independientes en la coreografía, que al final se interrelacionan por necesidad.

La trazabilidad te debería permitir conocer el histórico, la ubicación, el trayecto, la situación, la respuesta-finalización de una petición (producto o servicio), a lo largo de todas las interacciones y momentos clave de tu cadena de suministro, tanto relación cliente como con proveedores.

Para este movimiento dentro de tu coreografía, imagina que puedes apretar un botón y se te iluminara un camino, una línea o círculo o…, en el que, de un vistazo, pudieras ver su origen y final y todos sus puntos intermedios. Y que, además, pudieras interactuar en cada uno de ellos.

Para conseguirlo, tendrás que digitalizar al máximo cada uno de esos puntos para disponer de esa visibilidad lineal o circular que necesitas.

Perfeccionar la técnica en los movimientos: movilidad In & Out

Como en la empresa, en una coreografía hay que definir los movimientos que se van a ejecutar. Coordinar y perfeccionar estos movimientos y todas las estructuras que conformarán la coreografía, es el corazón de todo.

En la empresa el cuerpo está representado por tus colaboradores, por tus herramientas de gestión, etc.

En la danza por encima de todo está el ensayo, aprendizaje constante, rectificaciones a medida que se van interpretando. Fundamental la formación continua.

¿Qué diferencia eso de lo que sucede en la empresa? Nada. Es similar sólo que en otro ámbito.

La movilidad como elemento de mejora: In & Out

En la empresa hay infinidad de tipos y estilos de movilidad. Lo que sucede en oficinas, talleres, almacenes, fábricas, espacios abiertos, visitas comerciales, viajes, profundidades, alturas, etc.

Y en cada caso y momento debe tener su pauta de movimiento, aunque sea improvisado según circunstancias. También eso sucede en danza.

Aplicado al sector de la distribución hay muchos tipos de movimientos. Pero quizás hay 2 en los que se podría optimizar la coreografía en algunas de sus facetas.

1. Movimiento OUT

• Por ejemplo, en los momentos de contacto de tu fuerza de ventas con clientes sean del tipo que sean.
• Todo en aras de llevar a cabo el mejor y más eficiente servicio, puedes mejorar ese movimiento y la percepción de tu cliente si dispones o no, de apoyo/ayuda tecnológica.

2. Movimiento IN

• Por ejemplo, todo lo relacionado con gestión del almacén/stock. Según el grado o nivel de control que tengas de ello, habrá margen o no de mejora. Pero seguro que siempre se puede encontrar.
• Se trata de digitalizar movimientos que ya estás efectuando, dotándoles de nuevas técnicas/tecnologías y de nuevos ritmos que ayuden a agilizar los tiempos de respuesta.

Evaluación al “ritmo de la música”: visión global y control total

Evaluar que cada movimiento esté coordinado al ritmo de la música: el vestuario, el escenario y la iluminación, te dará una visión global y un control total.

En el mundo empresarial, se podría atribuir al empresario que tuvo la idea del negocio, al inspirador, el que vio la necesidad en el mercado, etc., pero para mí, en una organización Pyme, deberían de existir diferentes niveles de coreógrafos.

Por otro lado, el coreógrafo conoce, porque así lo ha diseñado y escrito, cada uno de los movimientos de las estructuras de baile que ha creado.

Y lo ve de cerca, ya lo he comentado antes. Pero como todo en la vida y en la empresa, para perfeccionarse y llegar a la excelencia, hace falta ensayar, probar, formación continua, nuevos aprendizajes, aplicar algo de improvisación inspiracional, etc.

Pero llega un momento que con sólo verlo desde la misma escena no es suficiente. Y ese coreógrafo necesita una visión más amplia, casi cenital de todo el conjunto. No sólo el movimiento, sino las luces, la escenografía, vestuario, maquillaje, la música… Todo como conjunto.

En la empresa, también es necesaria esa visión global

A todos ellos, se les debe proporcionar sus particulares visores o cuadros de mandos o KPI’s, que les permitan sentir el latir del negocio, de cada coreografía en particular o, como en la danza, del TODO en su conjunto.

Pero por encima de todo, y ya que aplicamos tecnología, lo que se necesita es que nuestra herramienta no sea eso, una herramienta, sino un colaborador más.

Porque, en definitiva, el coreógrafo lo que persigue es crear emociones a los espectadores que observan sus espectáculos. El aplauso del público. El reconocimiento personal y profesional. Lograr la excelencia en cada coreografía que dirige. Seguir creando y sorprendiendo para que sigan contando con sus ideas.

La empresa lo que persigue es simila.

Crear un fuerte vínculo con su público, sus clientes (fidelizar). Ganar espacio en su mercado. También reconocimiento profesional frente a sus competidores.

Y aunque la danza es arte, para su subsistencia y continuidad, también es empresa, negocio.