Guía sobre gestión de inventario y control de existencias

Las empresas del sector de la venta al por menor y la fabricación emplean el término “existencia” para referirse a los productos destinados a la venta a sus clientes con los que cuentan en un momento dado.

• La gestión del inventario y el control de existencias son actividades interconectadas para que estas últimas se organicen de forma eficiente.
• En este artículo aprenderás más sobre conceptos clave de la gestión de existencias y tipos de inventario.

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¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario o existencias es un proceso que garantiza que cuentes con la cantidad de producto adecuada, en el lugar preciso y en el momento oportuno. Implica ser consciente de los patrones de compra de tus clientes y adaptarte a la demanda sin pasarte ni quedarte corto con las existencias.

Por ejemplo:

• Imagina que tienes una cadena de supermercados que no dispone de un proceso de gestión de existencias eficiente.
• Quizá te des cuenta de que tienes más existencias de pollo del que puedes vender. O de que a lo mejor te falta arroz.
• Esta situación puede provocar que tus clientes se vayan a comprar a la competencia.

La gestión de inventario también se centra en planificar para cuando surjan fluctuaciones en la demanda. Consistiría, por ejemplo, en garantizar que dispones de comida extra si falta poco para vacaciones.

¿Qué es el control de inventario?

Se trata de un sistema que implica saber dónde están tus productos en todo momento. Su función es ayudarte a tomar mejores decisiones sobre la organización y distribución de tus existencias.

Si dispones de un control de existencias eficiente podrás localizar cualquier mercancía cuando te haga falta.

Vamos a fijarnos otra vez en el ejemplo del supermercado:

• Un proceso de control de existencias eficiente permite a las tiendas responder con mayor facilidad ante los cambios en la demanda, por ejemplo, cuando se acaban los refrescos si un día por la mañana ha hecho calor.
• A alguien que domine el control de existencias se le ocurrirá enviar a un empleado a por mercancía al almacén antes de que se agote este producto.

Tipos de inventario

Existen diferentes tipos de inventarios según el sector. Se suele pensar en la gestión de inventario como una tarea propia de la venta al por menor y la fabricación.

Sin embargo, hay diversos tipos de inventarios aplicables a ámbitos como la logística, el catering e, incluso, varias empresas de servicios.

Estos son los principales tipos de inventarios que puede necesitar tu negocio para gestionar:

Mercancías

Los minoristas que cuentan con un inventario de su mercancía pueden saber de qué cantidades de cada producto disponen.

Materias primas

Los fabricantes deberían controlar la cantidad y el valor de las materias primas con las que cuentan.

Trabajo en curso

A los fabricantes les interesa saber qué cantidad de productos se están procesando y ensamblando.

Inventario de productos en tránsito

Puede que tardes varios días en trasladar tus productos hasta zonas remotas o mal comunicadas. Con un inventario de esta mercancía en tránsito podrás saber qué cantidad de productos va rumbo a su destino.

Mantenimiento, reparación y operaciones

Si ofreces un servicio de reparación o mantenimiento, podrás saber las existencias de las que dispones con un inventario de este tipo

¿Cuál es el mejor modelo de valoración del inventario para tu negocio?

Gracias a la valoración del inventario sabrás el valor económico de las existencias de las que dispones. También resulta esencial para las tareas de contabilidad.

Existen dos tipos de modelos de valoración del inventario principales: periódica y permanente.

1. Valoración periódica

• Se trata de una opción más sencilla para empresas más pequeñas o que venden una gama limitada de mercancía.
• Con un inventario periódico, los productos se graban a medida que se venden, pero el inventario no se actualiza, sino que se lleva a cabo un recuento de los productos físicos mensual, trimestral o anual y se coteja luego con las ventas.

2. Valoración permanente

• Este tipo de valoración, la más recomendable para empresas de mayor tamaño, emplea un software de gestión del inventario para actualizar automáticamente el listado de productos después de cada venta.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Se trata de una solución de gestión completa para tus necesidades relacionadas con el control de existencias y la gestión de inventario.

Además, permite que tus procesos relacionados con las existencias sean más eficientes y fomenta que tomes mejores decisiones en este ámbito.

Muchas empresas usan un software de gestión de inventario personalizado. Así, se preparan para los cambios en la demanda según sus circunstancias concretas.