Cómo elaborar un balance de situación provisional: Definición y pasos clave

Un balance provisional es una herramienta imprescindible para los contables  y financieros, ya que es la base para elaborar el balance de situación de las cuentas anuales de la empresa. 

• En este artículo, conocerás el significado y la importancia del balance de situación provisional, explorando su papel esencial en la toma de decisiones financieras.
• Descubre qué implica realmente y aprende los pasos clave para elaborar un balance que refleje de manera precisa la realidad financiera de tu empresa.

Uno de los principales objetivos de la contabilidad es facilitar las cuentas anuales de la empresa, entre las que se encuentra el balance de situación.

El balance de situación es uno de los documentos financieros más importantes de una empresa. En él se refleja su situación patrimonial en un momento determinado, es decir, qué tiene y cómo se ha financiado. Por ello, es una herramienta esencial para los contables y financieros.

Antes de realizar el balance de situación definitivo, que se deposita en el Registro Mercantil, junto con el resto de las cuentas anuales de la empresa, los contables trabajan con el balance de situación provisional. Este balance sirve de herramienta de trabajo para realizar determinados ajustes de cierre de ejercicio y ver su impacto en las cuentas anuales de la empresa. 

Diferencia entre balance de situación provisional y previsional

Es importante no confundir los términos previsional y provisional, ya que una letra cambia sustancialmente el significado de la palabra.

• Balance de situación previsional: es una previsión de balance que emana de los presupuestos generales de la empresa. Cuando se elaboran los presupuestos de la empresa, esta realiza unas previsiones de ingresos, gastos e inversiones, con las que se construyen las previsiones de tesorería y posteriormente se elabora un balance previsional. Este balance será el que tendrá la empresa en una fecha futura, si se cumplen las estimaciones de sus presupuestos anuales.

• Balance de situación provisional: es un balance que todavía no es definitivo, al faltar todavía la contabilización de determinados asientos contables y ajustes de cierre del ejercicio. Algunos de estos asientos pueden provocar cambios significativos en el balance provisional, como los asientos de amortizaciones, variación de existencias o periodificaciones para aplicar correctamente el principio de devengo. 

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¿Cómo elaborar un balance de situación provisional paso a paso? 

La estructura del balance de situación provisional es la misma que el Plan General de Contabilidad determina para el balance de situación definitivo. Aunque pueden faltar determinadas partidas al estar pendientes de realizar determinados asientos y ajustes contables (realizamos mención a las partidas que pueden faltar en un balance provisional). Su estructura es la siguiente:

Activo

El activo se subdivide en activo corriente y activo no corriente. 

• El activo corriente es el conjunto de bienes y derechos que la empresa espera convertir en efectivo o consumir en el plazo de un año. Es por lo tanto el que determina la capacidad para hacer frente a los compromisos de pago a corto plazo. Está compuesto por las siguientes partidas:
  • Activos no corrientes mantenidos para la venta.
  • Existencias: puede reflejar las existencias del año pasado, si está pendiente de realizar el asiento de variación de existencias.
  • Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar: su saldo puede no ser definitivo, ya que antes de realizar el cierre del balance se pueden dar de baja algunos saldos por pérdidas incobrables irreversibles. 
  • Inversiones en empresas del grupo y asociadas a corto plazo.
  • Inversiones financieras a corto plazo.
  • Periodificaciones a corto plazo: el balance provisional puede estar pendiente de realizar las periodificaciones. 
  • Efectivo y otros activos líquidos equivalentes (Caja y bancos).
• El activo no corriente es el conjunto de bienes y derechos que la empresa espera conservar durante más de un año. Está compuesto por las siguientes partidas:

• Inmovilizado material.
• Inmovilizado intangible.
• Inversiones inmobiliarias.
• Inversiones en empresas del grupo y asociadas a largo plazo.
• Inversiones financieras a largo plazo.
• Activos por impuesto diferido.

Pasivo

El pasivo se subdivide en pasivo corriente y pasivo no corriente. 

• El pasivo corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en el plazo de un año. Está compuesto por las siguientes partidas:

• Pasivos vinculados con activos no corrientes mantenidos para la venta.
• Provisiones a corto plazo: el balance provisional puede no tener dotadas las provisiones.                                               
• Deudas a corto plazo (deuda con entidades de crédito, acreedores por arrendamiento financiero y otras deudas a corto plazo).                                                                                                                                                             
• Deudas con empresas del grupo y asociadas a corto plazo.                                
• Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar (Proveedores y otros acreedores).                                                                                
• Periodificaciones a corto plazo: en el balance de situación provisional pueden no estar reflejadas.                                                         

• El pasivo no corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en un plazo superior a un año. Está compuesto por las siguientes partidas:

• Provisiones a largo plazo: en el balance de situación provisional pueden no estar reflejadas.                                                                  
• Deudas a largo plazo (entidades de crédito, acreedores por arrendamiento financiero y otras deudas a largo plazo).                                                                       
• Deudas con empresas del grupo y asociadas a largo plazo.                              
• Pasivos por impuesto diferido.                                                            
• Periodificaciones a largo plazo: en el balance de situación provisional pueden no estar reflejadas.
• Acreedores comerciales no corrientes.                                                   
• Deuda con características especiales a largo plazo.

Las periodificaciones son ajustes contables que se realizan para imputar o asignar a cada ejercicio económico los gastos e ingresos que le corresponden, aplicando de esta manera el principio contable de devengo.

Patrimonio neto

El Patrimonio neto se divide en fondos propios y ajustes por cambio de valor.

• Los fondos propios están compuestos por las siguientes partidas: 

• Capital social.
• Prima de emisión.
• Reservas.
• Resultados del ejercicio: en el balance de situación provisional no estará reflejado el resultado definitivo de la sociedad. 
• Acciones y participaciones en patrimonio propias.
• Resultados de ejercicios anteriores.
• Otras aportaciones de socios.
• Dividendo a cuenta.
• Otros instrumentos de patrimonio neto.

• Los ajustes por cambios de valor incluyen las siguientes partidas:

• Activos financieros a valor razonable con cambios en el patrimonio neto.
• Operaciones de cobertura.
• Otros.

La suma de las partidas del pasivo y el patrimonio neto tienen que iguales al activo de la empresa. 

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¿Por qué es tan importante el balance de situación provisional?

El balance de situación provisional es una herramienta muy útil para los contables, ya que les permite:

• Conocer la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, antes de realizar los ajustes contables propios del cierre del ejercicio. 
• Facilita la realización de los asientos del cierre del ejercicio.
• Con él ya se puede analizar la estructura de la financiación de la empresa. Un exceso de pasivos corrientes de la empresa puede suponer que la empresa pueda tener problemas de solvencia a corto plazo. Sobre todo, si sus activos corrientes no son suficientes para hacer frente a estas deudas. Esto se suele medir calculando el Fondo de Maniobra.
• Permite evaluar la capacidad de la empresa para generar beneficios, con sus operaciones ordinarias y sin tener en cuenta los ajustes contables de cierre del ejercicio. 

Por lo tanto, el balance de situación provisional es un documento financiero imprescindible para los contables. 

Los contables deben ser capaces de realizarlo y analizarlo de forma efectiva, antes de realizar el balance de situación definitivo.

En conclusión, el balance de situación provisional desempeña un papel crucial en la contabilidad empresarial. No solo nos ofrece una visión anticipada de la situación financiera de la empresa en un momento determinado, sino que también sirve como una herramienta esencial para la gestión contable. La habilidad para elaborarlo y entenderlo es sin duda un activo invaluable en la gestión financiera de cualquier empresa.