Desde hace varios años hay establecido un procedimiento legal por el que las PYMEs y profesionales quedan obligados a recibir las comunicaciones y notificaciones emitidas por la Administración a través de medios electrónicos: son las denominadas Notificaciones Electrónicas o NEOS.
Cada vez más, los diferentes Organismos Públicos nos retan a evolucionar, a avanzar con ellos en la era de las automatizaciones, de la digitalización, y un claro ejemplo de ello es la implementación de las Notificaciones Electrónicas.
En el RD 1363/2010 de 29 de octubre de 2014 se regularon las notificaciones electrónicas de manera obligatoria para empresas en el ámbito de la Agencia Tributaria.
Esto supuso un paso muy importante: la desaparición casi por completo de las cartas en papel de la Agencia Tributaria, por lo que todas las empresas tenían que disponer de los sistemas adecuados para recibir de manera telemática las comunicaciones de este organismo.
Para ello, la empresa debe disponer de una DEH (Dirección Electrónica Habilitada) y, mediante un certificado personal o apoderado, podrá acceder a revisar sus notificaciones.
¿Cómo funciona?
Trascurridos 10 días sin acceder al buzón, la notificación se entiende practicada y surtirá plenos efectos legales, de ahí la necesidad de supervisar periódicamente el buzón. Para identificarse, los obligados tendrán que hacerlo mediante certificado digital.
¿Quién está obligado?
Desde el pasado mes de octubre de 2018 ha aumentado el número de obligados a recibir las notificaciones. A día de hoy son los siguientes:
- Sociedades Anónimas (NIF letra A) y de Responsabilidad Limitada (NIF letra B).
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad española (NIF letra N)
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes (NIF letra W).
- Uniones temporales de empresas (NIF letra U).
- Agrupaciones de interés económico, Agrupaciones de interés económico europeas, Fondos de pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, Fondos de titulización de activos, Fondos de regularización del mercado hipotecario, Fondos de titulización hipotecaria y Fondos de garantía de inversiones (todos ellos NIF letra V).
- Contribuyentes inscritos en el Registro de Grandes Empresas.
- Contribuyentes que tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto sobre Sociedades.
- Contribuyentes que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA.
- Contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME).
- Contribuyentes con autorización para presentar declaraciones aduaneras mediante el sistema de transmisión electrónica de datos (EDI).
Además, desde octubre también están obligados los siguientes colectivos:
- Las personas jurídicas y las entidades sin Personalidad Jurídica. Entre las entidades sin personalidad jurídica se incluyen las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios.
Como vemos, cada vez hay más obligados a recibir las NEOS, ampliándose básicamente a casi todas las personas jurídicas, y dejando fuera del alcance, de momento, a las personas físicas de forma obligatoria (aunque lo pueden solicitar si así lo desean)
¿Qué Organismos Públicos comunican a través de NEOS?
Hay multiples Organismos Públicos con DEH, los más populares son:
- 060: Comunicaciones de AEAT y diferentes Organismos como Diputaciones, Ayuntamientos…
- TGSS: Tesorería General de la Seguridad Social
- DGT: Dirección General de Tráfico
- LEXNET: Ministerio de Justicia
En este punto no debemos pasar por alto que los dos primeros complementan más del 80% de las NEOS emitidas.
En resumen, para resolver nuestras posibles dudas sobre las Notificaciones Electrónicas podemos responder a tres sencillas preguntas:
- ¿Qué necesito para acceder a las DEH? Un certificado digital.
- ¿Quién accede a la DEH? El obligado tributario o un apoderado.
- ¿Quiénes están obligados a recibir notificaciones de la AEAT y TGSS? Todos los anteriores colectivos antes descritos, exceptuando a las personas físicas.
Por todo ello, esta obligatoriedad legal para las empresas representa una oportunidad de negocio muy importante para los Despachos Profesionales, ya que será a ellos a quien recurran sus clientes para poder gestionar este servicio.
De aquí, la importancia de tener un sistema que les automatice las descargas de todos sus clientes, sin tener que estar invirtiendo su valioso tiempo en entrar y salir de la DEH de cada organismo de cada uno de sus clientes de forma continua.
Y, una vez más, es aquí donde contar con una solución tecnológica adecuada puede resolver este problema.
Y es que un sistema como “Sage Notificaciones” permitirá al asesor gestionar, desde una sola entrada, todas las notificaciones NEOS de cada uno de sus clientes, desde el 060 a la TGSS:
- Haciendo un seguimiento automático de las notificaciones las 24 horas del día y recibiendo avisos ante alguna novedad.
- Controlando el tiempo pendiente de la notificaciíon recibida así como la caducidad de los certificados.
- Trabajando en un entorno 100% online en el que la asesoría o despacho professional no tiene que hacerse cargo del certificado de sus clientes, ya que el sistema lo custodia con grandes estándares de seguridad.
En los últimos años, la Administración Pública está invirtiendo mucho en modernizar sus procedimientos para, así, ir incorporándose poco a poco a las nuevas tecnologías.
Por eso, las asesorías y despachos profesionales no deben quedarse atrás en esta era de la digitalización, en la que la gran mayoría de trámites relacionados con la administración ya podemos realizarlos a través de Internet.
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