Cómo hacer una copia de seguridad del año fiscal y evitarnos muchos sobresaltos

Explicamos qué es una copia de seguridad del año fiscal, cómo se hace, qué información debe contener y para qué sirve.

• Por qué, cómo y dónde realizar la copia anual del año fiscal
• Qué información se guarda en la copia anual

El mundo de la empresa, hoy en día, es digital. Y pueden ser miles de datos. Para mantener la tranquilidad ante cualquier incidente informático, un ciberataque o un simple problema con el disco de nuestro ordenador es necesario tener una copia de seguridad. Hay momentos, como el cierre del año, tras presentar todos los modelos en enero, donde es imprescindible realizar una copia de seguridad del año fiscal.

Mantener la información a salvo es una necesidad para las empresas. No solo por lo que a la continuidad de negocio se refiere, si se produce un incidente de seguridad, sino a efectos legales, si se pasa por una inspección o se tienen que justificar en algún momento determinados gastos. Por eso la copia anual a cierre de año fiscal es una práctica muy recomendable para todo tipo de organizaciones, sin importar su tamaño.

Por qué realizar la copia de seguridad anual

• Se trata de una copia que se realiza una vez finalizado enero, cuando ya se han liquidado todas las obligaciones del año precedente. El objetivo es que toda la información del año se conserve, por eso debe realizarse en un dispositivo diferente a la copia diaria.
• Porque esta copia quedará guardada durante una serie de años, un mínimo de cinco, pero que, dependiendo de los requisitos legales o las operaciones realizadas en el ejercicio, el tipo de datos que se tratan, etc., deben ser preservados durante más años. Por lo tanto, es una copia que va a necesitar su propio soporte y no puede entrar dentro de un esquema rotatorio.
• El objetivo es poder recurrir a dicha copia en caso de ser necesario. No se trata tanto de recuperar los datos actualizados en caso de un incidente, sino más bien de tener un punto de retorno al estado de nuestra empresa al acabar el año fiscal. Por lo tanto, hay que realizar la copia, verificar que se ha realizado correctamente y se pueden acceder a los datos y almacenarla en un lugar seguro.
• Tanto si se realiza en un disco duro extraíble como si se hace en la nube, hay que tener en cuenta que, si dicha copia se almacena fuera de la empresa, debe estar cifrada. Es una obligación del RGPD, dado que va a contener datos personales de clientes, trabajadores, colaboradores, etc.

¿Qué información se guarda en la copia anual?

• Muchas empresas no hacen distinciones entre la copia del día a día, una semanal o una anual. Prefieren guardar toda la información de forma completa, de manera que la recuperación sea más rápida y sencilla. En otros casos, debido al volumen de datos que alcanzan y el tiempo que se tardaría, no es posible y se realiza un esquema escalonado. La copia anual siempre debe ser una copia completa.
• Hay que tener muy claro cuál es el objetivo de la copia de seguridad: recuperarla en caso de necesidad al cabo de varios años. Por eso, además de copiar los datos de la aplicación de gestión, de facturación, etcétera, se necesita guardar también toda la documentación asociada. De poco servirá tener acceso a la facturación y a los gastos, si luego no se puede justificar documentalmente.
• Algunas de las facturas recibidas serán facturas digitales. También habrá documentación facilitada por nuestros clientes, que muchas veces tenemos que preservar. Otros serán documentos que hemos generado nosotros, pero que también tenemos que guardar. Y no todas las empresas utilizan un gestor documental para asociar esta información con los clientes y tenerla ordenada. La mayoría utilizan un sistema de carpetas similar a un archivo analógico, ordenado por códigos o nombres. Y esta información también se debería preservar.
• En el caso de trabajar en la nube, lo ideal en este caso es poder realizar una descarga completa de la información. De esta forma, no vamos a depender en exclusiva de la empresa que nos facilita el servicio, sino que también mantenemos en local una copia de dichos datos.
• Por último, dependiendo del programa que se utilice para la realización de las copias es interesante incluir los ejecutables de dichos programas en el propio medio de recuperación. De esta manera en caso de necesidad o de desastre total se puede recuperar rápidamente desde el propio medio. Pasados cinco o seis años, tal vez la aplicación haya cambiado, nuestro ordenador haya cambiado de sistema, etc.

Las empresas más pequeñas, las más descuidadas

Las empresas que más fácil lo tienen son las más pequeñas, puesto que su volumen de información es más pequeño. Pero, a la vez, suelen ser las más caóticas a la hora de ordenar su documentación. Además, las pymes suelen ser las menos disciplinadas en este aspecto. El autónomo que trabaja con su portátil y poco más cree que su información no es tan importante como la de la gran empresa.

Para estos casos, los autónomos deberían, al menos, realizar una copia de seguridad de todo el sistema, algo que les permitiría devolver a su ordenador al estado en que estaba cuando se realizó dicha copia de seguridad. Esta es una buena solución no solo ante un requerimiento legal o una inspección, sino también ante un fallo físico del dispositivo que alberga los datos.

La realidad es que por el coste que supone una aplicación de copia de seguridad y un disco externo que dejaremos en el olvido no merece la pena pasar por el mal trago de que, al cabo del tiempo, nos llegue una inspección y nos demos cuenta de que nos falta una carpeta que justificaba gastos de hace tres años. Y lo que es peor, nadie sabe quién la borró ni cuando fue y recuperarla ya no es posible porque nuestra última copia buena es de hace cuatro o cinco días.