Cómo un contable puede afrontar la dura carga de trabajo de la cuesta de enero

Explicamos el reto que supone el mes de enero para un contable y damos consejos para superar con éxito la dura carga de trabajo de este mes.

• Enero de 2019 llega con dos novedades: los modelos 179 y 233
• Finalmente, el modelo 347 seguirá presentándose en febrero

El cambio de año suele venir acompañado, en la mayoría de las empresas, del fin del ejercicio económico. Y, además, enero pone a prueba a los contables con una importante lista de modelos tributarios referidos al mes anterior, pero también al trimestre y a declaraciones anuales.

No obstante, también hay pequeños alivios a la presión de trabajo contable y fiscal del mes de enero. Aunque febrero está a la vuelta de la esquina, el modelo 347, finalmente, no se tendrá que presentar este mes. Habrá de plazo hasta el día 28 de febrero. En octubre se volvió a cambiar la orden que regula el modelo, tras las quejas de diferentes colectivos, y la declaración anual de operaciones con terceras personas se presentará en las mismas fechas que hasta ahora.

Por otro lado, en 2019 dos nuevos modelos se añaden a la ya de por sí larga lista de modelos tributarios del mes de enero:

• Modelo 179, correspondiente a la declaración informativa trimestral de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos. Aunque se presentará en enero, abril, julio y octubre de cada año, solamente afecta a las empresas que se dedican a intermediar en el alquiler turístico. No obstante, esta primera presentación de enero de 2019 es un poco especial, porque incluirá toda la información referida a 2018. Las sucesivas recogerán la del trimestre anterior.
• Modelo 233, que será la declaración informativa por gastos en guarderías o centros de educación infantil autorizados. Los obligados a presentarla serán los centros. Se hará durante el mes de enero de cada año, pero este 2019 el plazo se ampliará, de forma excepcional, hasta el 15 de febrero.

Como vemos, enero seguirá siendo un mes de fuerte carga de trabajo para los departamentos contables y fiscales, los asesores y los propios emprendedores. Ante el esfuerzo que supone el inicio del año, resulta conveniente seguir algunas recomendaciones.

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Tener al día la contabilidad

Para la presentación de la mayor parte de las declaraciones fiscales, los contables tienen que tener al día la contabilidad, por lo que es importante empezar el mes de enero con todos los apuntes al día y la contabilidad revisada, para no encontrarnos con errores o incoherencias a última hora que requieran dedicar un tiempo extra a esta labor durante el apretado mes de enero.

Centrarnos en lo urgente

La presentación de los modelos tributarios es urgente. No puede demorarse, pues los retrasos en su presentación acarrean sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Eso sí, algunos apuntes contables del nuevo año pueden esperar al mes de febrero, si no es posible mantener el trabajo al día en este duro mes.

Decir no si nos quieren cargar con tareas excesivas

En los contables y administrativos recaen, en ocasiones, todo tipo de tareas. Deben explicar a sus superiores con antelación que en el mes de enero hay que focalizar las energías en tener la contabilidad del ejercicio anterior cerrada y revisada, por lo menos en lo concerniente a los apuntes necesarios para cumplimentar los modelos tributarios. Y es que, además de cumplimentarlos, hay que revisarlos.

Delegar tareas

Seguramente, hay tareas que se pueden delegar en otros compañeros. Es importante la colaboración con otros departamentos y la organización interna del equipo que ha de desarrollar el trabajo contable y fiscal.

Autoconfianza

La experiencia indica que enero exige un esfuerzo especial. Sin embargo, si otros años se consiguió presentar en fecha los modelos, 2019 no tiene por qué ser la excepción. No se debe malgastar las energías pensando en que no se va a llegar.

Y, si es la primera vez que nos enfrentamos a estas tareas, debemos centrarnos en aprender y cumplir con lo que seguramente que estemos sobradamente preparados para hacer. La desmotivación y la pérdida de confianza no contribuirán a nada.

Tomar breves descansos

Los descansos breves contribuyen a planificar mentalmente tareas, ver lo que hemos hecho, lo que nos queda, los obstáculos que habremos de sortear y, sobre todo, a tomar un respiro. Por el contrario, un trabajo demasiado continuado puede llevar, a partir de determinado punto, a una pérdida de productividad y de atención. Cometer errores es mucho más sencillo.

Anticipar trabajo

Por ejemplo, es importante revisar albaranes de proveedores. Hay que comprobar que tenemos todas las facturas y solicitar las que falten. Así podremos cerrar la contabilidad del IVA soportado cuanto antes.

Apoyarnos en un software que permita presentar las liquidaciones directamente

Hemos entrado en la era de la gestión invisible. Es muy importante que nuestra solución de gestión contable permita automatizar la presentación de los modelos tributarios. Nos facilitará ahorrar tiempo al no tener que cumplimentar los modelos tributarios.

Contar con soluciones en la nube

La nube evita el desorden, el no encontrar dónde tenemos determinados y hace mucho más sencillas las comprobaciones. Las soluciones contables en la nube nos permiten no solamente saber dónde tenemos todo, sino que esté disponible en diferentes dispositivos, incluso el móvil.

Olvidarnos de vacaciones en el mes de enero

No es una buena idea. Las tareas se acumularán y nosotros no estaremos para atenderlas. Es preferible buscar otros momentos del año en los que, por otra parte, será menos probable que la empresa demande constantemente nuestra atención remota.

Dedicar el tiempo que merece a la formación continua

Conocer las novedades normativas y jurisprudenciales, estar al día de las técnicas y herramientas modernas de gestión contable y fiscal o conocer los debates doctrinales, las noticias sobre opiniones de diferentes colectivos son solamente algunas de las necesidades de formación permanente. Sin prestar la atención que merece este cometido, es fácil que nos equivoquemos o que dediquemos más tiempo del necesario a determinadas tareas.

Contacto permanente con otros profesionales

Nos va a ayudar mucho saber cómo otros se encargan de las mismas tareas. También es muy importante consultar opiniones cuando tenemos dudas. Nos pueden sacar de más de un cuello de botella.

Elaborar una lista de obstáculos

El objetivo de enero no es presentar un modelo, sino todos correctamente. Previamente, conviene plantearse cuáles son las tareas por abordar y evaluar cuáles se presentan más complicadas. Al finalizar este duro mes, podremos observar qué imprevistos se han presentado y cómo hemos resuelto las dificultades, previstas o no. Nos servirá de ayuda para aprender y mejorar de cara a 2020 y los ejercicios sucesivos.

Confeccionar una guía de trabajo con otros compañeros y departamentos

Muchas veces, los problemas llegarán por falta de información. La fiscal suele depender de la contable y esta, a su vez, reclama conocer datos sobre nóminas, facturas, relaciones con clientes, desgaste de elementos materiales, documentos jurídicos y un sinfín de aspectos adicionales que suelen depender de otras personas. Es importante coordinarse con esos compañeros indicando exactamente qué necesitamos.

Llegará el mes de febrero y, si trabajamos adecuadamente, podremos mirar hacia atrás con la satisfacción no solamente de haber cumplido con nuestras obligaciones, sino de haber dado pasos importantes en la depuración de nuestros procesos de gestión contable y fiscal.