Nueve cosas que revisar antes de presentar la liquidación de IVA y el resumen anual

En este post con contenido actualizado podrás encontrar todo lo que necesitas para preparar tu contabilidad y presentar el modelo 303 y 390 del ejercicio 2018.

• Revisa si existen facturas no contabilizadas y contrasta los libros de registro con los mayores, será clave para cerrar la contabilidad
• En caso de detectar errores, se podrá presentar una declaración complementaria

Con la presentación del último modelo 303 y del resumen anual del IVA mediante el modelo 390, se cierra la contabilidad del ejercicio en lo que se refiere a las facturas emitidas y recibidas. De esta manera, tenemos hasta el 30 de enero para confeccionar la última liquidación de IVA y su resumen anual.

La correcta cumplimentación de estos modelos depende principalmente de la buena llevanza de la contabilidad, pero los contables realizan diariamente un gran número de asientos y hasta el más eficiente puede cometer errores.

Es por ello que el propio contable, su jefe de contabilidad o su asesor deben revisar y detectar los posibles errores y proceder a su subsanación, ya que los errores en las liquidaciones de IVA pueden salir caros, bien por pagar más de lo que se debiera o por sanciones y recargos, si la Agencia Tributaria detecta que ingresamos menos IVA del que corresponde.

Si se aplica el SII no hay que presentar el modelo 390

Si aplicamos el SII, no debemos presentar el modelo 390, ya que la información del 390 que no se puede obtener a través del SII se suministraría como información adicional en el modelo 303 del último período de liquidación.

¿Qué puntos se deben revisar en la última liquidación de IVA y el modelo 390?

Para asegurarnos de que no nos olvidamos de nada, puede ser aconsejable realizar una lista de chequeo con las comprobaciones a realizar. Algunos puntos que se pueden revisar antes de presentar la última liquidación de IVA del año y el modelo 390 serían los siguientes:

1. Comprobar que se han emitido y contabilizado todas las facturas emitidas

• Para ello, hay que revisar documentos abiertos en los programas de gestión como albaranes y pedidos, o revisar manualmente si existen documentos pendientes de facturar.
• Recordemos que las facturas emitidas deben declararse siempre en el trimestre en el que se expiden. Sin embargo, para deducir el IVA como gasto sí tenemos 4 años.

2. Buscar importes elevados en cuentas de servicios exteriores

• Por si están contabilizadas como gasto partidas que deben contabilizarse como inmovilizado, ya que estos deben de reflejarse en las liquidaciones como bienes de inversión.

3. Revisar los libros registro y contrastarlos con los mayores

• Por si existiera alguna diferencia, lo que podría ser un indicio de error. Los empresarios y profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, con carácter general, los siguientes libros registros: de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.
• Este paso es muy importante ya que si sacas los modelos de impuestos de un programa de contabilidad, este cogerá los datos de estos libros. Por ello es muy importante que coincidan saldos.

4. Comprobar si existen facturas de proveedores no contabilizadas

• Revisando si existen albaranes que no se han adjuntado a sus facturas, podemos encontrarnos con facturas que no se han contabilizado al no recibirse y que podemos contabilizar

5. Verificar que no se ha duplicado la contabilización de alguna factura de proveedores

• Para evitar la contabilización de facturas duplicadas, es importante contar con un programa contable que detecte facturas duplicadas y nos alerte. Si no, revisando saldos y mayores de dichas cuentas, podremos detectar duplicidades.

6. Apoyarse en el balance de sumas y saldos o de comprobación para detectar errores

• Ya que con él rápidamente se pueden observar partidas contrarias a su naturaleza, como clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor.
• Sin embargo, no siempre hay una equivocación, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes, pero sí que debemos revisar el mayor de la cuenta para asegurarnos de que todas las facturas están contabilizadas.

7. Comprobar si existen huecos en las series de numeración o números de facturas duplicados

• Asegurándose de que todos los campos requeridos en los libros registros se encuentran debidamente cumplimentados.

8. Revisar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación

• Ya que en esta se registran partidas que en muchos casos se desconoce cómo registrar contablemente, de modo que nos podemos encontrar pagos que se han contabilizado en esta cuenta al no haberse contabilizado las facturas del proveedor.
• El buen contable tendrá esta cuenta controlada en cada momento o directamente no la utilizará, aplicando cada partida correctamente en el momento de su registro contable.
• Ante una posible auditoría o inspección, esta cuenta y la 551 (Cuenta corriente con socios administradores) serán miradas con lupa y harán que el saldo se lleve a gasto o ingreso.

9. Asegurarse de que el modelo 390 es coherente con las declaraciones mensuales o trimestrales de IVA presentadas

• En caso de descuadre, es muy probable que la Agencia Tributaria iniciara un procedimiento de inspección. Además, una vez presentada la última liquidación de IVA y el modelo 390, debe comprobarse que las cifras están en consonancia con los datos presentados en otras declaraciones, como en el Impuesto sobre Sociedades y el modelo 347.
• Es decir, la suma de las declaraciones mensuales o trimestrales del 2018 deben dar la información declarada en el modelo 390.

Las consecuencias de los errores en los modelos del IVA

La Agencia Tributaria aplica el principio de ignorantia juris non excusat o ignorantia legis neminem excusat, lo que quiere decir que la ignorancia no exime del cumplimiento de la ley, por lo que estos errores pueden pagarse con recargos y sanciones.

En caso de que nos equivoquemos en alguna de estas declaraciones, si detectamos el error antes que la Agencia Tributaria, deberemos realizar una declaración complementaria, en cuyo caso, al no existir requerimiento previo de Hacienda, no se nos sancionará por el error, pero sí nos impondrán un recargo e, incluso, si ha pasado más de un año, los correspondientes intereses de demora.

No obstante, cuando somos nosotros los que ha salido perdiendo, pagando más IVA de la cuenta, tendremos que presentar una solicitud de rectificación de ingresos indebidos.

Lo mismo sucede si olvidamos el importe del arrastre a compensar de algún trimestre anterior. Esto es algo muy común. Nos fijamos en el resultado del trimestre y nos quedamos tan contentos sin caer en la siguiente casilla. Sin embargo, cuando el resultado del trimestre del IVA es negativo hay que restarlo del siguiente. Y si es el cuarto podemos solicitar devolución del IVA.

Nadie está libre de cometer errores, pero, al igual que el entrenamiento de un deportista es un factor determinante para el éxito, la formación continua de los asesores fiscales y de los responsables contables de las empresas, cuyo trabajo constituye la base de las liquidaciones tributarias, es un factor clave para minimizar sanciones, recargos y pago de intereses de demora.