Conviértete en un maestro ninja de la gestión del tiempo [José Carlos Álvarez, Miembro del Programa de Expertos de Sage]

Tu capacidad de gestión del tiempo es la habilidad más necesaria que necesitas potenciar como persona a la cabeza de un negocio. Por eso, en este artículo vamos a hablar de cómo la Matriz de Eisenhower puede hacer que ganes tiempo al tiempo, incrementando las existencias de tu activo más valioso.

Además, voy a darte un par de herramientas para cambiar la forma en que te organizas y aprovechar tu tiempo en aquellas cosas que realmente son importantes, olvidando el resto.

Piensa un momento en tu día a día. ¿Alguna vez te ha venido a la cabeza alguno de estos pensamientos?

• No puedo más, la discusión de hoy por este asunto me ha dejado completamente desgastado, quizá es hora de dejarlo.
• Todos los días acabo llegando a casa a las 10 de la noche, casi sin ganas de cenar, para tirarme en el sofá de mala manera a ver si puedo desconectar de mi negocio.
• No tengo casi vida. De hecho, no recuerdo la última vez que pasé una tarde con mis niños disfrutando solo de ellos. Ni me acuerdo. Siempre hay algo que hacer.
• Hoy casi tengo una desgracia. Iba hablando por el móvil mientras conducía, sin el “manos libres” y casi atropello a una pareja en un paso de cebra. Solo por la prisa. Por la urgencia. Por intentar llegar a todo.
• Tengo lo que tengo. Y la presión me está machacando. Casi a veces pienso que me gustaría tener menos clientes de los que tengo, o vender menos para poder vivir con más tranquilidad. Necesito un cambio en mi vida o al menos aprender cómo hacer un negocio con lo que tengo entre las manos.

Este es el discurso de una persona agobiada por su negocio ¿Te suena? Estoy seguro de que sí puesto que son frases que muchos de mis clientes me han comentado a lo largo de mis colaboraciones con ellos.

Tener un negocio sale caro

• Si eres dueño de tu propio negocio, sabes que sale caro. Tan caro que a veces te planteas si realmente merece la pena.
• Y es una lástima tener este pensamiento cuando te gusta lo que haces, cuando sabes que se te da bien y cuando tus clientes te quieren precisamente por esto.
• Sobre todo, es triste cuando sabes que, con cambios en el CÓMO haces las cosas, tu vida mejoraría, mucho.

Pero es difícil cambiar si no sabes cómo hacerlo ni tienes tiempo para evolucionar

Te muestro una espiral diabólica:

Mi negocio me estresa, me agobia, no tengo tiempo para nada, ni para pensar en cómo cambiarlo. Como no lo pienso, no cambio, y como no cambio mi negocio sigue estresándome.

Así día tras día, semana tras semana, mes tras mes. Hasta que te jubiles (si tienes esta suerte). ¿Crees que este es el mejor plan para tu futuro?

¿No crees que seria mejor disfrutar de tu negocio, con tensión, pero sin agobios y mirar con ilusión al futuro? ¿Creciendo personal y profesionalmente a la vez que lo hace tu negocio?

Tomar el control: éste es el primer paso

• Y no dejarlo para mañana. Empezar ahora, justo cuando acabes de leer este artículo. Comienza ahora, coge un lápiz y un papel y comienza a escribir sobre lo que te voy a plantear. Quiero ayudarte a enfocarte en lo realmente importante, priorizando tareas e identificando actividades clave.
• Piensa en el piloto de un avión: no atiende a los pasajeros, no echa combustible, no enciende las luces de la pista. Todas esas son tareas importantes para el vuelo. Pero NO LAS HACE EL PILOTO. Si las hiciera el piloto, no existirían los viajes comerciales en avión.
• Ten algo claro en tu cabeza: tú eres la persona que pilota tu negocio. No eres la azafata, no eres el mecánico, no eres el operario. Tú pilotas. Empieza a actuar como un piloto. Si no sabes cómo, empieza leyendo (te lo regalo) el primer capítulo de mi libro El Método CebC, el camino de cinco niveles que te hará recuerar el control de tu empresa.

Para tomar el control necesitas mejorar tu productividad

Una forma sencilla y efectiva de saber cómo mejorar tu productividad es responder a estas 7 preguntas con cada tarea que lleves a cabo (puedes utilizar el lápiz que te he comentado hace un momento). Responder a estas preguntas, sobre todo en aquellas tareas que te lleven más tiempo, te permitirá aplicar una metodología de mejora continua para optimizar tus tiempos.

Pregunta 1: ¿Por qué estás haciéndolo?

Estoy convencido de que se ha dado el caso de que estabas haciendo algo y te has preguntado: “¿Para qué narices estoy haciendo esto?”  Y la respuesta ha sido: “Porque lo he venido haciendo siempre así”.

No es suficiente respuesta. Cada tarea tiene que servir para algo, tiene que tener una motivación propia, puesto que, si no conoces esa motivación, entonces estás perdiendo tu tiempo.

Pregunta 2: ¿Qué problema estás solucionando?

Debes tener perfectamente claro qué problema estás solucionando y para ello debes plantearte preguntas del tipo: ¿cuál es el problema real? ¿los clientes tienen dudas? ¿hay algo que no esté claro? ¿hay algo que funcionara antes y ahora no funciona?

No te imaginas las veces que nos ponemos a trabajar con problemas que no existen. Que son imaginados y que vienen de malentendidos en la comunicación.

Es que Juan me dijo que Felipe le dijo que un cliente le había dicho que había un problema con un producto…

¿Sabes de lo que hablo a que sí? Si no hay problema, no hay tarea. Tiempo ganado. Tan sencillo como esto.

Pregunta 3: ¿Sirve esto para algo?

Es muy sencillo confundir entusiasmo con utilidad. Y te lo voy a explicar con una frase: “corres como pollo sin cabeza”

Es decir, haces mucho, mucho, mucho. Sin saber si sirve para algo o es solo perder el tiempo. Si no sirve, no lo hagas. Punto.

Pregunta 4: ¿Estás aportando valor?

¿Estás logrando que tu producto sea más apreciado por tus clientes? ¿Podrán acceder a algo que antes no podían?

Mucho cuidado con la estimación del valor, puesto que puede darse el caso de que en lugar de aportar valor lo estés restando. Me explico: si le echas un poco de sal a las patatas fritas, las mejoras, si te pasas las arruinas.

Pregunta 5: ¿Hay alguna forma más sencilla?

Siempre. Y repito. Siempre que hago algo me pregunto si hay alguna otra forma de hacer lo mismo más fácil.

“Lo mejor es enemigo de lo bueno” dice un jefe que tuve hace tiempo, y tiene toda la razón. Los problemas normalmente tienen soluciones simples (principio de la Navaja de Ockham) y somos habitualmente nosotros los que imaginamos que exigen soluciones difíciles.

Pregunta 6: ¿Qué podrías estar haciendo en lugar de esto?

O lo que se conoce como coste de oportunidad. ¿Qué te estás perdiendo por estar haciendo esto?

Sobre todo, conocer tu coste de oportunidad es vital cuando tienes que marcar prioridades. Al final conocer esto te permite saber lo que estás dejando de hacer por hacer algo que no merece la pena, lo que nos lleva a la última pregunta.

Pregunta 7 ¿Lo que estás haciendo vale realmente la pena?

¿Vale la pena que te pases la noche trabajando o puedes terminarlo mañana? ¿Es realmente necesario que pierdas los nervios? ¿De verdad es algo tan grave para que convoques una reunión y les quites una hora de trabajo a los asistentes?

Esta reflexión ha de ser honesta. Quizá no sea tan necesario como piensas y tu cerebro te esté engañando para que hagas algo que, aunque aburrido o pesado, es fácil de hacer y no sirve para nada, más que para hacerte perder tiempo.

Prioriza con la Matriz de Eisenhower, el secreto para sacar tiempo para todo

Podría hablarte de multitud de herramientas de software, basadas en la metodología GTD de la que hablo en mi artículo 7 Hábitos que te harán altamente eficiente, para priorizar tus actividades y ganar tiempo. Pero no lo voy a hacer.

Te voy a pedir que utilices tu lápiz y papel y hagas una lista de tus actividades, que las ordenes por prioridad y que marques una fecha límite para cada una de ellas. Nada más (y nada menos).

En una entrevista que se le hizo a Eisenhower le preguntaron acerca de cómo había priorizado entre las decisiones que había tenido que tomar mientras lideraba a los Aliados. A esta pregunta Eisenhower respondió dibujando un cuadrante con dos ejes: el primer eje se llamaba urgencia y el segundo eje se llamaba importancia.

De esta forma el eje de urgencia se partía entre:

• Tareas urgentes
• Tareas no urgentes

E, igualmente, el eje de importancia se dividía entre:

• Tareas importantes
• Tareas no importantes

Todo, y cuando digo todo, es todo, puede incluirse en uno de los cuatro cuadrantes que quedan cuando haces esta división, de forma que si algo es:

1. Importante y urgente, se debe hacer inmediatamente
2. Importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realizaciónen el momento apropiado.
3. Urgente pero no importante, se debe delegar su realizacióna alguien.

Y claro, te preguntarás qué pasa con el cuarto cuadrante, el de las tareas no urgentes y no importantes. La respuesta de Eisenhower fue muy clara: “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.

Esto es lo que posteriormente ha pasado a la historia como la Matriz de Eisenhower.

Aprende a utilizar la Matriz de Eisenhower en modo usuario avanzado

Adicionalmente, y de cara a la gestión de la empresa, puedes utilizar la matriz de Eisenhower, numerando los cuadrantes para determinar tu situación actual con respecto a hasta qué punto estás dirigiendo tu negocio o simplemente estás apagando fuegos.

De esta forma, cada cuadrante representa una serie de tareas:

Cuadrante 1: Urgente e Importante

Este cuadrante está dominado por:

• Problemas apremiantes.
• Proyectos con fechas que vencen.

Cuadrante 2: No urgente e Importante

Si estás en este cuadrante, estarías en labores de:

• Prevención
• Construcción de relaciones
• Generación de nuevas oportunidades.
• Planificación

Cuadrante 3: Urgente, no importante

Donde estés muy probablemente y no seas consciente de ello. Aquí estás dominado por:

• Correo
• Reuniones
• Cuestiones inmediatas.

Cuadrante 4: No urgente, no importante

De este cuadrante de la Matriz de Eisenhower ni hablo. Se trata de todo aquello que no vale para nada y además no es urgente.

Es importante que sepas que el cuadrante 1 agota y domina. Nos ponemos en pie y nos vuelve a tumbar. Es muy probable que sea donde estés tú ahora. Estás en el cuadrante 1 y de vez en cuando te pasas al 4 para descansar. Te vas administrando crisis sobre crisis.

O puede ser peor y que pienses que estás en el cuadrante 1 y realmente estés en el cuadrante 3: reaccionas ante cosas urgentes pensando que son importantes. Pero no lo son. Solo son urgentes.

Si quieres cambiar tienes que salir de los cuadrantes 3 y 4 porque, urgentes o no, NO SON IMPORTANTES.

Adicionalmente, deberías reducir el tiempo que pasas en el cuadrante 1 para estar en el cuadrante 2 de la Matriz de Eisenhower porque NO te estás orientando hacia los problemas sino hacia las oportunidades.

Un ejemplo de aplicación de este cuadrante es aligerar tu carga de trabajo haciendo que tu equipo, tu contable y tu trabajéis con la misma información en tiempo real, lo cual es algo que te permiten herramientas como el software de contabilidad y facturación de Sage..

Recuerda, la gestión del tiempo es vital para acumular tu activo más valioso, y tú tienes la capacidad de decidir sobre ella. No dejes que otros lo hagan por ti.