Errores que evitar al elegir ERP durante el periodo voluntario de Verifactu
Elige el ERP adecuado ante la llegada de VeriFactu. Evita errores comunes y asegura cumplimiento normativo en tu empresa
En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, os hablo de cómo la llegada de VeriFactu obliga a revisar los sistemas de facturación. Descubre las claves para elegir el ERP correcto y evitar errores costosos.
- VeriFactu marca un antes y un después en la facturación. Elegir un ERP adecuado es clave para cumplir la norma sin perder eficiencia.
- No todos los softwares de facturación ofrecen lo mismo. Escoger el ERP adecuado evita errores y asegura crecimiento, integración y seguridad.
La entrada en vigor de VeriFactu supone un cambio profundo en la forma en que las empresas españolas deben gestionar su facturación. Ya no se trata únicamente de emitir una factura, sino de hacerlo de forma verificable, segura y conforme a los estándares de la Agencia Tributaria.
Este nuevo marco legal obliga a revisar los sistemas de facturación y, en muchos casos, plantea la necesidad de implantar un ERP homologado. Sin embargo, aquí surge una de las mayores dificultades: ¿cómo asegurarse de elegir el ERP adecuado para no cometer errores que comprometan el cumplimiento normativo y la eficiencia de la empresa?
A partir de aquí explicaremos cuáles son las claves para no equivocarse en este proceso.
¡COMPARTE! La llegada de VeriFactu es también una oportunidad de digitalización. Sigue leyendo y descubre cómo elegir el ERP que más te conviene.
Verifactu: Simplificar o no tu relación con Hacienda
¡Descarga la guía gratuita que te ayudará a tomar decisiones informadas para tus comunicaciones con Hacienda! 💼📊
Contenido del post
- Más allá del cumplimiento: la gestión en VeriFactu
- El ERP debe acompañar tu crecimiento, no ser un parche
- Comprueba la homologación real del ERP
- Evaluar la escalabilidad y la integración
- Tu asesor fiscal es clave al elegir un ERP
- ERP: elegir en exceso también es un error
- Revisa el coste total de propiedad
- Pon a prueba el software antes de comprometerte
Más allá del cumplimiento: la gestión en VeriFactu
El primer error frecuente es pensar que basta con implantar cualquier software “compatible con VeriFactu”.
Un ERP homologado cumple los requisitos técnicos exigidos por la normativa, pero eso no significa que sea el más adecuado para la gestión diaria de la empresa. Debemos tener en cuenta:
- El ERP debe generar facturas verificables, con los campos y el formato exigido por la AEAT.
- El sistema debe integrarse en los procesos internos, reflejar la realidad contable y adaptarse a la operativa del negocio.
No distinguir ambos planos puede llevar a implantar un software demasiado limitado o, en el otro extremo, a sobredimensionar la solución con un ERP complejo que no se necesita.
El ERP debe acompañar tu crecimiento, no ser un parche
Otro error común es tomar decisiones únicamente por la urgencia de cumplir con VeriFactu. Cambiar de ERP solo para pasar la auditoría normativa puede ser un error costoso, porque probablemente en pocos años será necesario volver a migrar a un sistema más completo.
La clave es plantear la elección del ERP como parte de una estrategia de digitalización a medio y largo plazo, preguntándose:
- ¿Me acompañará en el crecimiento de mi empresa?
- ¿Podré añadir módulos adicionales (tesorería, compras, inventario, RRHH, producción)?
- ¿Se integra bien con mis herramientas actuales (CRM, contabilidad, Power BI, etc.)?
Un ERP debe acompañar la evolución de la empresa, no ser un parche temporal.
VeriFactu debe ser visto como una oportunidad: no solo para cumplir con Hacienda, sino para dar un salto cualitativo en la digitalización y eficiencia de los procesos administrativos y financieros
Comprueba la homologación real del ERP
La AEAT ha definido unos requisitos técnicos claros para el software VeriFactu. Sin embargo, no todos los proveedores que dicen estar “adaptados” han pasado realmente por el proceso de homologación.
Antes de firmar un contrato, exige al proveedor:
- Documentación oficial de homologación.
- Pruebas de funcionamiento que demuestren que el sistema genera los ficheros XML con todos los campos exigidos.
- Compromiso de actualización normativa: la normativa fiscal cambia con rapidez, y el proveedor debe garantizar que el software se actualizará de manera automática para reflejar cualquier modificación.
De lo contrario, el riesgo de sanciones por incumplimiento sigue siendo elevado.
Evaluar la escalabilidad y la integración
Un ERP no solo debe servir para facturar: debe convertirse en el eje de los procesos administrativos y financieros. Para no equivocarse, es imprescindible evaluar su capacidad de:
- Escalar: crecer al mismo ritmo que la empresa, añadiendo módulos cuando se necesiten.
- Integrar: conectarse con otras aplicaciones de gestión, bancos, sistemas de control de tiempos, plataformas de comercio electrónico, etc.
- Automatizar: reducir la carga manual de tareas administrativas, liberando recursos hacia funciones de mayor valor.
Un ERP limitado puede resolver el cumplimiento inmediato, pero dejar la empresa atrapada en procesos rígidos que frenan su competitividad.
Impulsa la digitalización de tu empresa con Sage: el ERP preparado para VeriFactu y los nuevos retos de gestión
Tu asesor fiscal es clave al elegir un ERP
El ERP no es solo un tema técnico, sino también contable y fiscal. Un error frecuente es implantar el software únicamente con el criterio del departamento de IT o de administración, dejando al margen al asesor fiscal o contable.
El asesor conoce de primera mano las obligaciones normativas de facturación, los criterios de la AEAT y las particularidades del negocio. Su participación es clave para:
- Definir los requisitos funcionales.
- Parametrizar el ERP desde el inicio.
- Validar los primeros envíos a la Agencia Tributaria.
De esta forma, evitamos que la empresa se encuentre con sorpresas desagradables cuando ya es demasiado tarde.
ERP: elegir en exceso también es un error
En el mercado existen grandes ERP diseñados para corporaciones multinacionales, con cientos de funcionalidades que la mayoría de las pymes nunca utilizarán. Elegir una herramienta sobredimensionada puede ser tan negativo como quedarse corto.
La recomendación es buscar un equilibrio: un ERP que cubra las necesidades reales de la empresa, que sea adaptable y que no implique una complejidad innecesaria.
Revisa el coste total de propiedad
Muchas empresas solo miran el precio de la licencia inicial. Sin embargo, el coste real de un ERP incluye:
- Licencias y suscripciones.
- Implantación y parametrización.
- Formación del personal.
- Mantenimiento y actualizaciones.
- Soporte técnico.
Analizar el coste total de propiedad a 5 años es fundamental para no equivocarse en la decisión.
Pon a prueba el software antes de comprometerte
Por último, es recomendable exigir al proveedor una demo personalizada o un periodo piloto. Esto permite verificar cómo se adapta el ERP a los procesos de la empresa y evitar sorpresas durante la implantación.
Una buena práctica es simular la emisión de facturas reales, su envío a la AEAT y la integración con la contabilidad antes de tomar la decisión definitiva.
La entrada en vigor de VeriFactu obliga a todas las empresas a revisar su forma de facturar y, en muchos casos, a replantearse el ERP que utilizan. Sin embargo, el mayor error sería confundir el cumplimiento normativo con la verdadera necesidad de gestión.
Para no equivocarse, es clave diferenciar entre software básico y ERP integral, analizar la escalabilidad, comprobar la homologación real, valorar la integración con otros sistemas y contar con el asesor desde el inicio.
En definitiva, VeriFactu debe ser visto como una oportunidad: no solo para cumplir con Hacienda, sino para dar un salto cualitativo en la digitalización y eficiencia de los procesos administrativos y financieros.
CONTENIDO RELACIONADO
Sigue leyendo para descubrir más estrategias de los Legal Changes Ambassadors de Sage sobre cómo preparar tu asesoría para la nueva era de la facturación electrónica.
- Cuatro fases para prepararte para el futuro de la facturación: Comunicación y planificación
- Estos son los puntos clave para adaptarte a la nueva factura
- Implementación de Verifactu: Ayudando a las empresas en la transición
- VeriFactu: Puesta en marcha y seguimiento para una transición eficiente
- Cómo un asesor marca la diferencia en tu adaptación a Verifactu
- ¿Quién debe liderar el proyecto Verifactu en tu empresa?
¿Tu software ya está preparado para Verifactu 2027?
✅ El calendario cambia y la entrada obligatoria se aplaza a 2027, pero la oportunidad de profesionalizar tu facturación sigue ahí.
Y aquí tienes una ventaja: en Sage hemos sido los primeros en certificar nuestras soluciones con Verifactu, garantía de que ya trabajas con un software verdaderamente adaptado a la Ley Antifraude.
