Cómo un asesor marca la diferencia en tu adaptación a Verifactu
Contar con un asesor para Verifactu será clave en un proceso que implica mucho más que actualizar un software.
En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, exploramos cómo abordar de forma ordenada y eficaz la adaptación a Verifactu. Desde la identificación del alcance hasta la formación del equipo y el seguimiento continuo, este artículo pone el foco en el papel clave del asesor profesional en cada fase del proceso.
- Verifactu llega en 2026 y transformará la forma en que las empresas emiten sus facturas, exigiendo trazabilidad y comunicación en tiempo real con la Agencia Tributaria.
- ¿Estás preparado? Te contamos, paso a paso, cómo adaptar tu sistema de facturación y por qué contar con un asesor puede marcar la diferencia entre cumplir o complicarte.
La implantación de Verifactu representa un cambio importante en los sistemas de facturación de las empresas en España. Aunque su aplicación será progresiva:
- 1 de enero de 2026 para las empresas;
- y 1 de julio de 2026 para los autónomos,
muchas compañías ya se están preparando para cumplir con esta nueva obligación que exige la generación de facturas con trazabilidad y envío a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real.
Ante esta transformación, creo que es fundamental que las empresas entiendan no solo qué deben hacer, sino cuándo deben contar con la ayuda de un asesor profesional, para lograr hacerlo de forma eficaz, segura y evitando sobresaltos.
¡COMPARTE! Verifactu no va solo de cumplir con Hacienda. Va de rediseñar cómo facturas, cómo trabajas… y con quién te asesoras. Descubre por qué el cambio va mucho más allá del software.
CONTENIDO DEL POST
- 1. Entender qué es Verifactu y si aplica a tu empresa
- 2. Evaluar el sistema de facturación actual
- 3. Diseñar un plan de transición
- 4. Implementar el cambio en el sistema de facturación
- 5. Formar al equipo y cambiar los hábitos
- 6. Realizar seguimiento y mantenimiento
- Verifactu, una oportunidad de mejora con apoyo de tu asesor
1. Entender qué es Verifactu y si aplica a tu empresa
El primer paso es informarse. Verifactu es una nueva obligación que nace con el objetivo de mejorar el control fiscal y reducir el fraude. Afectará, progresivamente, a autónomos y empresas que emitan facturas a través de medios informáticos.
Hay dos principios básicos:
- Las facturas deben generarse con integridad (es decir, no pueden ser manipulables).
- Deben ser enviadas a la Agencia Tributaria (AEAT).
Este marco afectará tanto a empresas como a pequeños negocios, y por tanto es importante verificar si estás dentro del alcance, en función del volumen de operaciones, tipo de software que usas o ubicación (por ejemplo, si operas en el País Vasco, debes considerar también TicketBAI).
¿Cuándo contactar con tu asesor?
Tan pronto como empieces a escuchar hablar de Verifactu o si tienes dudas sobre si te afecta. Un asesor puede experto en Verifactu ayudarte a clarificar si estás obligado, cuándo y cómo.
2. Evaluar el sistema de facturación actual
Una vez entendido el marco normativo, desde la empresa se debe mirar hacia dentro:
- ¿Qué software utilizas para emitir facturas?
- ¿Permite firmar digitalmente cada factura?
- ¿Es capaz de registrar trazabilidad, hashes, qr y envíos automáticos?
- ¿Cómo gestionas actualmente las rectificaciones, cancelaciones o numeraciones?
Muchas empresas operan con herramientas antiguas, Excel o programas sin mantenimiento. Otras, incluso teniendo ERPs potentes, no saben si sus versiones están adaptadas a los nuevos requerimientos.
¿Cuándo contactar con tu asesor?
En el momento en que empiece la revisión de su sistema actual. Un asesor puede realizar un diagnóstico técnico y funcional, identificando brechas y proponiendo soluciones adaptadas a tu realidad.
3. Diseñar un plan de transición
Una vez diagnosticada la situación, llega el momento de actuar. Pero no se trata de «cambiar el programa y ya está», sino de diseñar una estrategia de implementación:
- ¿Va a adaptar su software actual o contratar uno nuevo?
- ¿Necesita apoyo del proveedor? ¿Está preparado?
- ¿Cómo va a formar a su personal?
- ¿Qué implicaciones tiene para su contabilidad, conciliaciones o tesorería?
Este plan debe contemplar tanto la parte técnica como la organizativa. Además, debe tener un calendario realista.
¿Cuándo contactar con su asesor?
Aquí el asesor es clave. Puede ayudarle a tomar decisiones tecnológicas (sin conflicto de interés con proveedores, es decir siendo neutral), a negociar con ellos, y coordinar los tiempos y la gestión del cambio.
Contar con un asesor desde el inicio del proceso Verifactu es una inversión que evita errores, acelera la implantación y garantiza el cumplimiento sin sobresaltos.
4. Implementar el cambio en el sistema de facturación
- Parametrizar correctamente el software.
- Realizar pruebas con facturas reales.
- Establecer procedimientos internos claros.
En esta fase suelen aparecer errores, dudas del personal o problemas de integración con otros sistemas (contabilidad, almacén, TPV…).
¿Cuándo contactar con tu asesor?
Desde el inicio de esta fase, y especialmente si no cuenta con personal técnico propio. Un asesor puede servir de enlace entre la empresa, el software y los técnicos, asegurando que no se pierdan ni tiempo ni datos.
5. Formar al equipo y cambiar los hábitos
Una parte crítica del éxito es la adaptación del equipo. Aunque el software funcione, si los usuarios no comprenden el nuevo sistema o no saben cómo actuar ante errores o anulaciones, el cumplimiento se pondrá en riesgo.
Por eso, la formación debe ser práctica, específica y adaptada a cada puesto (emisión, contabilidad…).
¿Cuándo contactar con tu asesor?
Antes de la formación. Un asesor puede diseñar sesiones breves, prácticas y enfocadas en su empresa, ahorrando tiempo y errores.
6. Realizar seguimiento y mantenimiento
Una vez implementado Verifactu, no termina el trabajo ya que la normativa puede cambiar. El software de facturación puede requerir actualizaciones y pueden darse errores humanos o técnicos en la operativa.
Por eso, es fundamental tener un sistema de seguimiento: revisar periódicamente los datos enviados a la AEAT, detectar anomalías y mantener al equipo informado.
¿Cuándo contactar con tu asesor?
De forma periódica. El asesor puede ofrecerle un servicio de seguimiento mensual o trimestral, asegurando que sigue cumpliendo y que el sistema funciona correctamente.
Verifactu, una oportunidad de mejora con apoyo de tu asesor
En conclusión, aunque a primera vista Verifactu puede parecer una imposición más, bien gestionado puede ser una oportunidad para profesionalizar los procesos de facturación, digitalizar la empresa y mejorar el control interno.
Eso sí, hay que tener en cuenta que intentar implementarlo sin apoyo puede llevar a errores costosos, pérdida de tiempo y frustración del equipo. Por eso, contar con un asesor que entienda tanto la normativa como los procesos internos de tu empresa es una inversión inteligente.
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