¿Cuál es el mejor software de gestión para pymes?

Elegir un software de gestión no es fácil para una empresa. Se trata de escoger el que será el motor de toda la organización. Por eso, hay muchas dudas a la hora de decidirse y ver cuál es el mejor para cada negocio.

• Qué se debe tener en cuenta para no equivocarse a la hora de elegir un software de gestión
• Hay que pensar en el presente, pero también en el futuro del negocio al escoger este tipo de solución

A la hora de iniciar la andadura como empresa, una de las decisiones claves que hay que tomar llega con la elección del programa de software de gestión. Se trata de una herramienta básica para asegurarnos el buen funcionamiento del negocio, pero también para poder obtener la información que necesitemos en cualquier momento, de modo que sea una guía imprescindible cuando haya que tomar decisiones importantes. Por eso muchas empresas se preguntan cuál es el mejor programa de gestión para pymes.

Y aquí siempre hay que particularizar, más que generalizar. Lo mismo que no hay dos pymes iguales, el programa que funciona estupendamente en una empresa puede que no se adapte completamente a otra. También habrá que considerar si queremos el programa para ponerlo en marcha desde cero, cuando nace nuestra empresa, o vamos a realizar un cambio desde otro que ya estamos utilizando.

Software de gestión: ¿qué hay que tener en cuenta para no equivocarse?

En todo caso, para no equivocarse, hay que tener en cuenta una serie de puntos para elegir el mejor software de gestión para nuestra organización. Vamos a ver alguno de ellos:

1. Las áreas funcionales de la empresa a cubrir, donde la facturación y contabilidad siempre van a estar, pero luego tenemos que ver si queremos CRM y gestión de clientes, compras, ventas, almacén o fabricación… Puede que no necesitemos cubrir todas estas áreas desde el principio, por lo que es muy interesante que el software sea modular y se puedan ir incorporando nuevos módulos según la empresa los vaya necesitando.
2. Elegir entre un software estándar, parametrizado o a medida es una de las decisiones más importantes. Un software estándar tiene la ventaja de que son muchas las empresas que utilizan el mismo programa y un ahorro de costes. La desventaja es que puede que no se adapte completamente a nuestra compañía. Aquí es donde entraría la posibilidad de parametrizar, adaptar ciertas funciones a nuestras necesidades. La última opción es un desarrollo a medida. Una opción que se crea de cero según las necesidades de la organización, pero que tiene el inconveniente de un coste más elevado, un mayor tiempo de desarrollo e implantación, y la dependencia de la empresa que ha creado dicho software.
3. Por eso, otra cuestión muy importante es detallar las necesidades técnicas para la implantación del programa. ¿Qué hardware, servidores, ordenadores de puesto de trabajo, tablets, etcétera, necesita nuestra empresa? ¿Qué estructura de comunicaciones se precisa si tenemos diferentes sedes? También hay que tener en cuenta el crecimiento de la organización en el futuro y las posibilidades de que el programa crezca con nosotros, no solo en funcionalidad, sino que no se vea estrangulado por procesar muchos más datos de los necesarios.
4. Todo esto sin perder la perspectiva de que el programa tiene que ser utilizado por los empleados. Usabilidad y productividad son dos cuestiones muchas veces olvidadas. El programa tiene que ser ágil, fácil de utilizar, intuitivo y ayudar a mejorar la productividad de los empleados.
5. Otra cuestión a contemplar es la curva de aprendizaje. Si por ejemplo hemos elegido un desarrollo a medida, es muy posible que el tiempo que necesitamos para que un empleado domine el programa sea mayor que si utilizamos un software estándar o parametrizado. Y hay que pensar que a lo largo de la vida de una empresa habrá muchos cambios de personal y son muchas las horas que pueden perderse por este motivo.

No es una decisión sencilla de tomar, por eso es muy interesante tener la posibilidad de probar el sistema de gestión empresarial durante un tiempo antes de poder decidir. Tener a varias personas de diferentes departamentos evaluando el programa nos puede ayudar a ver tanto sus ventajas como sus carencias.

Programas de gestión de empresas, ¿local o en la nube?

Una de las cuestiones claves hoy en día es determinar si queremos utilizar nuestros programas de gestión en local o en la nube. Se tiende a pensar que si vamos a estar siempre en una oficina es mejor en local, mientras que la nube es para empresas que tienen más necesidades de movilidad.

Pero hay que tener más cuestiones en cuenta, empezando porque si trabajamos en la nube la inversión inicial no tiene por qué ser tan elevada. No se necesitan servidores en local, o al menos no tan potentes, y no dependemos a la hora de trabajar más que de la conexión a Internet. La nube va asociada al pago por uso en la mayoría de los casos, por lo que pagamos solo por aquellos recursos que utilizamos.

También es más sencillo crecer, puesto que, si se necesita más funcionalidad, más usuarios, más espacio, etcétera, es tan sencillo como entrar en el panel de gestión del programa y contratarlos online. Actualizaciones y mantenimiento del software corren por cuenta del proveedor, por lo que es un quebradero de cabeza menos para muchas organizaciones.

Por último, tener nuestra empresa en la nube nos puede dar la posibilidad de ofrecer mejores condiciones de trabajo para los empleados, más facilidad para conciliar, con lo que atraer talento a la organización sería algo más sencillo. El software de gestión equivocado muchas veces estrangula, en este sentido, la capacidad de maniobra de muchas empresas.

Por último, hay que tener en cuenta los costes. A corto plazo, el software en la nube al tener pago por uso puede ser mucho más rentable. A medio plazo, la implementación en nuestras instalaciones y con nuestro propio hardware permite comenzar a amortizar los gastos. Pero, a medida que se prolonga en el tiempo y hay que renovar, vuelven a incrementarse.

Sistema de gestión empresarial, fases para su implantación

Un último aspecto importante para la elección del sistema de gestión empresarial es el de su implantación; especialmente para las empresas que cambian a un nuevo programa. Si arrancamos de cero, ponerlo en marcha puede resultar relativamente sencillo; pero si tenemos que realizar un cambio, la cosa se puede complicar.

En el caso de un desarrollo a medida, puede llevar años pulir todo el programa. La cuestión es que entre la instalación, traspaso de datos en caso de ser necesario, puesta en marcha y formación, pueden pasar unos cuantos meses. Lo normal es que al menos transcurra un año para que la empresa empiece a notar los beneficios esperados con la llegada del nuevo sistema de gestión empresarial.

Por eso muchas empresas tienen tantas dudas a la hora de la implantación. Y también porque no son capaces de ver de forma clara los beneficios del cambio y la implantación de un programa de este tipo que, sin duda, les hará ser mucho más eficientes y competitivos frente a la competencia.