Ventajas e inconvenientes de utilizar la nube en la empresa

La semana pasada comenzamos la serie de artículos en los que intentaremos familiarizar al lector con el concepto de la nube, tan de moda últimamente. Comenzamos por explicar qué podíamos llevarnos a la nube, nuestro software, nuestras infraestructuras o una plataforma de servicios para facilitar el uso de aplicaciones, por ejemplo. Hoy vamos a tratar de explicar las ventajas e inconvenientes de utilizar la nube en la empresa.

Porque está claro que cuando una tecnología despierta un interés como todo lo que se mueve alrededor del concepto de la nube es porque alguna ventaja tiene que tener su adopción en las empresas. No vamos a cambiar la manera de trabajar por una moda, sin embargo si lo haremos si vemos que objetivamente tendremos un beneficio de este cambio. Toda empresa busca un retorno de la inversión, y la nube, como cualquier cuestión también requiere esta inversión. A su vez también genera unos inconvenientes que debemos tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de utilizar o no este modelo de trabajo.

Ventajas de trabajar en la nube

La primera ventaja y más evidente que tenemos al trabajar con nuestro programa de facturación, y pondré este ejemplo para que sea más fácil de entender, es que podemos acceder al mismo desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que tengamos una conexión a Internet. Para poder crear una factura para un cliente bastará con conectarme desde mi teléfono móvil, por ejemplo a mi aplicación de facturación, introducir nuestras credenciales de acceso y poder crear la factura de forma inmediata. Dependiendo de las características del programa, podremos directamente enviarla por correo electrónico, exportarla a PDF, firmarla digitalmente, etc.

La segunda gran ventaja de la nube viene del pago por uso. Es decir, si mi empresa es pequeña necesitaré un espacio de almacenamiento de documentos pequeño, no necesito que accedan muchos usuarios, ni emitiré gran cantidad de facturas. Puedo contratar un plan básico por X dinero al mes. Cada mes se exactamente lo que me va a costar la infraestructura de mi negocio si lo tengo en la nube. Esta es una cuestión muy importante para los nuevos negocios, ya que evita tener que hacer grandes desembolsos en la fase inicial del mismo, lo que en muchos casos hace viables negocios que de otra manera tendrían complicado el inicio.

El concepto de pago por uso va también unido al de modularidad. Es decir, si el día de mañana tu negocio va bien y necesitas más usuarios que accedan al software de gestión, más espacio online para guardar documentos adjuntos, o más funcionalidad podemos ir contratando todo esto a medida que nuestro negocio crece. Esto tiene la gran ventaja que a la vez que crecen nuestras necesidades de negocio crecería la facturación, con lo cual el balance ingresos-gastos permitiría afrontar este crecimiento. Si por el mismo motivo, nuestra empresa disminuye su actividad podremos no renovar determinados recursos contratados y dimensionar adecuadamente la empresa al momento económico que vive.

Por último otra cuestión de la que no debemos preocuparnos más es el mantenimiento de los sistemas. Cuando contratamos un software bajo este modelo de negocio vive un proceso de actualizaciones continúas. Es decir, en el precio que pagamos por su uso se incluye el concepto de mantenimiento, donde no nos tendremos que preocupar por actualizaciones o cambios de versión. Esto reduce mucho la curva de aprendizaje de una versión a otra, ya que las mejoras son pequeñas pero de forma continua y el usuario no se encuentra con muchas pequeñas cosas que han cambiado, como ocurre cuando damos un salto de una versión a otra.

Inconvenientes de llevar nuestros datos a la nube

El mayor inconveniente que muchas empresas exponen para dar el salto a la nube es la pérdida del control de los datos. ¿Dónde están mis datos? En un servidor que está en un centro de datos, que hace la copia de seguridad en otro que está en… Esta podría ser más o menos la secuencia que a muchas empresas no les da la suficiente confianza. Prefieren tenerlos en el servidor ubicado en su oficina y de esta forma saber dónde están, aunque otro tema es que consigamos en nuestro servidor el nivel de disponibilidad de la mayoría de los servicios en la nube.

Porque estos servicios presumen de estar disponibles el 99,90 % del tiempo, es decir, casi no tiene parones. Conseguir una disponibilidad de este tipo en la empresa es tremendamente caro. Claro que esto tiene un inconveniente. Si deciden hacer una parada de mantenimiento nos informarán, pero no seremos nosotros los que decidimos cuándo nos viene mejor realizar dicho parón.

Los aspectos legales también debemos considerarlos. Si tratamos datos personales y los llevamos a la nube tenemos que tener en cuenta las disposiciones que nos marca la LOPD en este sentido. Asegurarnos de que nuestro proveedor de servicios cumple con todos los requisitos legales en este aspecto es un requisito previo que debemos tener en cuenta.

Por último si decidimos contratar un servicio en la nube para llevar elementos claves en nuestra línea de negocio siempre tendremos que duplicar los accesos a la red. Es decir, tener varias líneas de comunicaciones, con distintos tipos de tecnología que garanticen que siempre podremos acceder a Internet para poder trabajar. Un fallo en las comunicaciones significaría que dejamos de trabajar con todo aquello que tiene que ver con la nube.

Una cuestión que debemos considerar es la tecnología que ya utiliza nuestro negocio. Muchas empresas ya tienen un infraestructura montada que posibilita el uso de conexiones remotas a distintas aplicaciones, el teletrabajo, etc. Para ellas la nube es menos atractiva dado que ya tiene parte de sus ventajas implementadas y no obtendrán tantas ventajas. El cambio de modelo lo pueden plantear cuando tengan que renovar toda esa infraestructura.

Conclusiones

El uso de la nube ha supuesto una mejora considerable en muchos procesos de negocio. Las empresas que salen más beneficiadas son las más pequeñas, que ahora tienen la posibilidad de utilizar modelos de negocio que hasta hace poco sólo las más grandes tenían capacidad económica e infraestructura para implementarlo.

El mayor miedo que tienen los usuarios y empresas para trabajar en la nube está en la pérdida de control sobre sus datos. Es muy improbable que alguien vaya a un centro de datos a robar nuestra base de datos de clientes para pasárselos a la competencia, pero ese miedo existe en muchas empresas. En parte se basa en la percepción de que los datos están más seguros en sus propias instalaciones, cuando lo cierto es que es más fácil que las fugas de datos se produzcan a nivel interno y la posibilidad de un incidente con nuestros sistemas mucho más probable que con cualquier servicio alojado en la nube.

Creo que el principal obstáculo en muchas cuestiones es la infraestructura previa de la que ya disponen, y a la cual quieren sacarle todo el rendimiento. Muchas empresas si tuvieran que volver a montar su negocio hoy tal vez apostarían por la nube. Sólo el tiempo dirá si este modelo de negocio acaba por imponerse o no en la mayoría de las empresas.