8 lecciones que pueden aprender las pequeñas empresas de la pandemia

Las pequeñas empresas han aprendido valiosas lecciones durante la pandemia. El impulso al teletrabajo es solo la punta del iceberg.

• La pandemia nos deja muchas lecciones útiles, que conviene aprender y continuar aplicando en plena normalidad.
• La crisis del COVID debe servir para implantar procesos que fortalecerán la capacidad productiva y organizativa de las empresas.

Al analizar las lecciones que deja la pandemia en las pymes, lo primero que nos viene a la cabeza es el impulso al teletrabajo. Siendo el más evidente, no es ni mucho menos el único. A continuación, repasamos algunas de las enseñanzas que la crisis del COVID ha dejado a las empresas.

1. Lecciones de la pandemia: control de gastos

Controlar los gastos es una misión que siempre debemos tener en mente. Sin embargo, durante la pandemia se ha hecho más evidente que nunca, como fórmula para aumentar la liquidez. Uno de los aspectos más importantes es la revisión de suministros de forma periódica. En muchas ocasiones, las corporaciones están acostumbradas a contar con proveedores de ciertos servicios, sin plantearse el cambio en suministros como la luz o las telecomunicaciones, por poner algunos ejemplos. Estas comercializadoras establecen periodos de permanencia anuales. Una vez finalizan, debemos revisar qué otras condiciones hay en el mercado pues es común el lanzamiento de ofertas para captación de nuevos clientes. Ahorrar en este tipo de costes mensuales se ha vuelto más necesario y conveniente que nunca.

2. Uso de líneas de crédito

Algunas empresas han sido reacias a endeudarse. Sin embargo, una de las lecciones que nos deja la pandemia es la necesidad de analizar constantemente las opciones de acceder a líneas de crédito. Nos referimos en concreto a esta modalidad financiera, en la que la empresa cuenta  con una cantidad de dinero de la que podrá disponer o no según sus necesidades (por ejemplo afrontar un periodo de falta de liquidez como el que ha provocado la pandemia).

Las pequeñas empresas deben valorar seriamente la apertura de líneas de crédito a las que acceder según sus necesidades de liquidez.

En una línea de crédito de, por ejemplo, 30.000 euros, la empresa no recibe este dinero como si fuera un préstamo. En esta vía de financiación se reserva esa cantidad para uso de la compañía, en las cantidades y periodos que ella considere. Los 30.000 euros estarán disponibles para su uso, y solo generarán intereses sobre las cantidades de las que se vaya disponiendo. Y siempre con el coste que se pactara inicialmente, independientemente de cuándo y cuánto se utilice.

3. Digitalizar y automatizar procesos

Tal y como hemos comentado, facilitar el teletrabajo y evidenciar sus beneficios ha sido otra de las lecciones de la pandemia para las empresas. Sin embargo, y en relación con ello, hay otra lección aún más importante. La necesidad de digitalizar y automatizar procesos. Cuanta más digitalización, más fácil y productivo será el teletrabajo. Lo será gracias a herramientas online de reunión, coordinación de equipos, recursos humanos, gestión de clientes… Soluciones en la nube que permiten la conectividad total para realizar funciones básicas que pueden necesitar los trabajadores, ya sea desde sus hogares como en cualquier otro lugar. En relación con ello, la pandemia también nos ha dejado claro la necesidad de automatizar todos los procesos que sea posible. La pandemia ha provocado ciertos ‘parones’ en tareas que, de haber estado automatizadas, podrían haber continuado sin intervención humana. Esta automatización es más evidente en gestiones administrativas. Si, por ejemplo, una empresa cuenta con varios clientes mensuales con los mismos trabajos (y a los que se facturan los mismos importes), es interesante automatizar este proceso de facturación, eliminando así retrasos en los pagos porque no se hayan podido ejecutar manualmente.

Tras la pandemia, tener una tienda online es imprescindible. Aunque vendas servicios o seas un pequeño establecimiento

4. Venta online: una lección de pandemia relacionada con la digitalización

La pandemia también ha evidenciado la necesidad de que todo tipo de empresas cuenten con canales de venta online. No solo las compañías de venta de bienes, sino también de servicios. Contar con una tienda online es indispensable, pues muchos usuarios se han acostumbrado durante la pandemia a realizar sus compras por esta vía. Incluso pequeños comercios de barrio pueden acceder hoy día a soluciones de venta online económicas, que les permitan mantener otra línea de facturación abierta.

5. Lecciones organizativas de la pandemia para las empresas

La gestión de todo tipo de recursos (humanos y de materiales) también se ha modificado durante la pandemia. Ahora es vital tratar de cuidar aspectos que antes no se tenían tan en cuenta, en lo que a recursos humanos se refiere. Por ejemplo, las medidas en prevención de riesgos laborales han estado siempre enfocadas al aspecto físico. Tras la pandemia hemos aprendido que también debemos cuidar el aspecto mental de los empleados. Los cierres perimetrales, los confinamientos, los fallecidos, la imposibilidad de visitar a seres queridos… Quien más y quien menos se ha visto afectado por cuestiones que impactaban irremediablemente en la motivación y estado de ánimo de los trabajadores. Por tanto, una de las lecciones de la pandemia es la  necesidad de cuidar también del aspecto sicológico en el trabajo.

6. ¿Tu modelo de negocio es flexible?

Dentro del ámbito del management y la organización empresarial las empresas deben haber aprendido otra lección de la pandemia. ¿Cómo de flexible es tu negocio? Cuando hablamos de flexibilidad nos referimos a dos líneas de actuación que debes valorar en tu organización:

• Flexibilidad en cuanto a métodos de producción. Si se produce una situación de crisis que te impide producir como lo haces habitualmente, ¿tienes alternativa?
• Flexibilidad en cuanto a tu modelo de negocio. Tu empresa habitualmente produce el bien X. ¿Tiene capacidad para producir otro bien diferente con esos mismos recursos? ¿Tiene un plan B para reinventarse de forma relativamente fácil y abrir una línea de negocio alternativa si la producción de tu producto habitual se ve impedida por cualquier motivo?

El ejemplo más evidente de esta última cuestión lo hemos visto en esas fábricas textiles que se transformaron en días en productores de mascarillas, guantes o cualquier otro sistema de protección que tuvo y tiene una alta demanda a raíz de la pandemia.

7. Seguros de salud y/o vida para empleados

En el pasado ya era una herramienta que servía como incentivo para atraer talento a las empresas. Tenía la ventaja de ser un gasto deducible para las empresas, además de significar en efecto un incentivo para los empleados. Los seguros de salud y vida se han vuelto más importantes que nunca, ante la creciente preocupación de toda la sociedad por problemas como los que se han vivido tras la pandemia generada por la COVID-19.

8. Plan de emergencia frente a pandemias o crisis sanitarias

Una última lección, que en realidad engloba a todas las anteriores, es que las empresas deben estar trabajando ya en planes de emergencia y contingencia ante situaciones similares a las vividas. Planes que den respuesta a preguntas como la forma en que se organizará el trabajo desde casa, qué medidas higiénicas y de contacto poner en marcha en nuestros centros de trabajo, análisis y plan de actuación financiero, capacidad de motivación, opciones de continuidad laboral sin que se vea afectada la productividad, digitalización y automatización de procesos en situaciones extraordinarias… Todas las lecciones de pandemia descritas son aplicables en realidad ante cualquier tipo de crisis. Es recomendable, por tanto, valorarlas y tenerlas en mente, pues aportarán valor y seguridad a nuestro negocio. Con ellas conseguiremos (aunque no haya crisis) que nuestra empresa sea más saludable desde un punto de vista financiero, humano y productivo. Aprender de estas lecciones nos ayudará a ser más fuertes en cualquier circunstancia.