¿Cómo gestionar los retrasos en el pago de facturas?

Te contamos cómo gestionar los retrasos en el pago de las facturas y por qué es necesario preverlos. Anticiparse al problema puede ayudar a minimizar el impacto de la morosidad.

• Un 68,7 % de las facturas se cobran con retraso.
• La gestión de la morosidad tiene impacto en muchas áreas de la gestión empresarial.

El retraso en el pago afecta a casi 7 de cada 10 facturas. Así se desprende de los datos del Observatorio de Morosidad de Cepyme. Es un grave problema debido no solo al coste financiero, sino también a la capacidad de erosión de la confianza empresarial.

Además, los retrasos en el pago de facturas son una amenaza que se cierne de forma especial sobre las empresas de menor tamaño.

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Pautas para prever retrasos en el pago de facturas

El retraso en el pago de facturas no es un fenómeno contra el que nada se pueda hacer. Se deben tomar medidas que prevengan la morosidad y minimicen su impacto cuando se produce. Estas son algunas de las pautas que nos pueden ayudar a preverlos:

Control de la tesorería

Las previsiones sobre los flujos de caja dependen de una correcta valoración de probabilidad de morosidad. Debemos tener muy en cuenta las propiedades de los estimadores y ser muy cuidadosos con las fuentes de variabilidad de dicha probabilidad, tales como:

• Cambios estacionales.
• Contratos con clientes especiales.
• Fluctuaciones del entorno macroeconómico.
• Modificación de las condiciones de contratos y de las normas.
• Presencia de avales y otros medios de garantía.
• Evolución de los diferentes segmentos de clientes.

Al mismo tiempo, una buena gestión de tesorería ayudará a afrontar los retrasos no previstos en los pagos. Incluso, nos permitirá evitar tener prolongados excedentes de tesorería provocados por una morosidad menor de la prevista.

Ayuda tecnológica

Las soluciones de gestión deben ayudar a medir el impacto de la morosidad en aspectos como:

• La evolución de la tesorería.
• El efecto sobre la deducibilidad de las facturas.
• La valoración de la necesidad de dotar correcciones por deterioro.
• Las variaciones en el período medio de maduración y las necesidades de capital circulante derivadas de la evolución de la morosidad.
• El estudio de cómo debe afectar la morosidad de cada segmento de clientes a la estrategia de marketing.
• Las implicaciones de la morosidad en la composición del activo y pasivo corrientes.

Necesitamos tecnologías que nos ayuden a visualizar cada impacto de la morosidad en nuestra empresa.

Estos y otros temas solamente pueden ser abordados de forma integral. La información debe fluir entre todos los departamentos de forma comprensible. Podremos tomar así una decisión basada en los datos fruto de la colaboración de los diferentes departamentos.

Intereses de demora por retrasos en el pago de facturas

Contribuyen a disciplinar la relación. En las operaciones comerciales se devenga por el mero incumplimiento del plazo que establezca la ley o el contrato. No hace falta que avisemos o intimidemos al deudor para ello.

Los retrasos en el pago de operaciones comerciales generan intereses de demora.

En cuanto a la determinación de la cuantía de los intereses de demora, hay dos procedimientos posibles:

• Determinar el interés de demora en el propio contrato.
• Si no se establece en el contrato, se aplica uno previsto legalmente. Se publica antes del comienzo de cada semestre en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Asciende a un 8 % más del fijado por el Banco Central Europeo en su última operación principal de financiación del semestre anterior. En el segundo semestre de 2021, se cifra en un 8 %.

Los títulos ejecutivos

Si tenemos derecho a que nos paguen y no lo hacen, podremos recurrir a los jueces y tribunales de justicia. Sin embargo, solo podremos pedir que lo ejecuten forzosamente si contamos con un título para ello. El artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil recoge los casos en que podemos hacerlo, además de los recogidos por otras leyes.

En contratos importantes, es conveniente contar con asesoramiento jurídico adecuado. Si no tenemos un título ejecutivo, tendremos que recurrir a una sentencia de condena firme. Y la traducción es mucho más tiempo de retraso en el pago. Como alternativas, podemos buscar un arbitraje o mediación, que puede darnos una solución más ágil.

Las garantías

Rodear a una operación de garantías como un aval, una fianza, una hipoteca, una prenda, una tarjeta de crédito, seguros, etcétera ayuda a mejorar el cumplimiento de las obligaciones. Por ejemplo, ante una crisis de tesorería, se priorizan los pagos que se aparejan de garantías.

Además, podemos, llegado el momento, hacer uso de la garantía para acabar cobrando. En todo caso, suele ser necesario meditar si conviene dar facilidades para consolidar la relación.

Comunicación con los clientes

Ayuda a prevenir no solo retrasos, sino también impagos definitivos. Conociendo su situación se pueden ofrecer soluciones tanto para efectuar los desembolsos como para garantizarlos.

Además, siempre tenemos que considerar la gestión de retrasos en el pago como algo dinámico, con la vista puesta también en el futuro. Ceder un poco hoy puede ser la clave para ganarnos un cliente mañana que ahora tan solo está pasando un apuro momentáneo. No obstante, para saber si merece la pena mostrarse flexibles es muy conveniente comunicarse y estudiar a fondo las reacciones del deudor.

Los servicios relacionados con la gestión de los retrasos en el pago de facturas

Servicios como el factoring, el confirming, el forfaiting, etcétera tienden a buscar dinámicas distintas de pago entre proveedores y clientes. Uno de los aspectos que más estudian las entidades que prestan estos servicios es, precisamente, la probabilidad de morosidad.

No obstante, en la decisión de las empresas implicadas de solicitar este tipo de servicios influyen otros factores como:

• La necesidad de dar u obtener crédito o la intención de evitar tener que hacerlo.
• Aspectos administrativos relacionados con la gestión del cobro o pago.

En conjunto, podemos decir que la gestión de la morosidad tiene que abordar múltiples aspectos: comerciales, legales, financieros… La única salida es la planificación y el control basados en los datos.