Cómo usar software predictivo puede ayudar a mejorar la gestión del flujo de caja

Seguro que ya lo has oído muchas veces: “El efectivo manda”. Esta información puede ser más cierta cuando nos enfocamos en pequeños negocios que se dedican a los servicios de mantenimiento y reparación.  

Tu pequeña empresa de mantenimiento y reparación depende del flujo de caja para sobrevivir. Debes asegurarte de tener un mayor flujo de entrada de dinero que de salida que te permita continuar con tu negocio.   

Pero si, además, trabajas con proyectos esta tarea puede resultar todavía más difícil, pues que cada proyecto puede ser único con condiciones especiales a nivel tanto de contrato como de pagos a proveedores o cobros.  

Para superar este reto, lo mejor es crear una previsión de flujo de caja. Esto te ayudará a calcular los ingresos y gastos previstos para que puedas tomar decisiones con la información adecuada y mantener tu negocio en marcha. 

Previsión del flujo de caja, ¿es suficiente? 

Crear una previsión de flujo de caja te ayudará en una etapa inicial, pero si no revisas las previsiones y actualizas la información periódicamente, puede que deje de tener validez y pierda fiabilidad.  

Una forma de realizar esto es mediante una hoja de cálculo, puede ser un proceso laborioso y probablemente tengas dificultades para tener toda la información actualizada para realizar un seguimiento.  

Existen soluciones de contabilidad, como Sage 50, que te ayudan con las previsiones de flujo de caja automatizando el proceso y liberando la carga de actualizar manualmente la información.

A la hora de seleccionar la solución de software podrías optar por una solución dedicada a gestionar el flujo de caja que ofrezca análisis en tiempo real, o bien, por una solución que sea capaz de descargar datos y que asegure que dicha información está actualizada.  

Algunas de las ventajas de una solución de contabilidad son:  

Cuatro formas de beneficiarse del software predictivo 

1.Ahorrarás tiempo 

• Cambiar a una solución de software de contabilidad no solo te permitirá ahorrar tiempo a la hora de introducir datos manualmente, sino que también te proporcionará consultas o informes que te ayudarán a usar la solución de inmediato.  
• Una vez que implantes el programa contable ya no tendrás que preocuparte de si tu hoja de Excel está actualizada con los ingresos y datos previstos y reales más recientes.  
• Podrás olvidarte de las laboriosas revisiones de datos y crear con facilidad nuevas previsiones que reflejen el estado actual de tu negocio. 

 2.Mejorarás tu capacidad de hacer el seguimiento de los detalles 

• Una hoja de cálculo repleta de números puede servir para hacer una previsión de flujo de caja, pero es fácil pasar por alto los detalles que proporcionan contexto para esas cifras.  
• ¿Estabas teniendo en cuenta a los nuevos empleados o un nuevo proyecto en desarrollo? ¿Ha cambiado tu situación?  
• Es posible que pase más de un mes antes de que actualices tu previsión, por lo que puede que no siempre recuerdes qué factores tuviste en cuenta en tus cálculos.  

• Podrás añadir distintas partidas presupuestarias que te permitirán controlar saldos, realizar seguimientos o comprobar desviaciones.  
• Además, con esta solución de contabilidad todos los cambios financieros se reflejan automáticamente en la previsión, para que no tengas que preocuparte de anotar continuamente todos los cambios y actualizarlos manualmente. 

3.Tendrás una perspectiva más precisa de tus finanzas 

• Además de ser un proceso engorroso, introducir manualmente todos los datos en Excel aumenta el riesgo de cometer errores.  

• Si cometes un error, como olvidarte de poner una coma decimal o intercambiar el orden de dos números, toda la previsión se vuelve inútil.  
• Al automatizar el proceso con una solución de software contable, eliminas la necesidad de hacer una doble entrada y te aseguras de que la previsión use los datos más actualizados, lo que reduce considerablemente la posibilidad de errores y te ofrece una visión precisa de tus finanzas. 
• Gestiona vía vencimientos las previsiones de cobro o pago para poder tener informes que te permitan identificar posibles tensiones de caja.  
• Controla impagos o periodos de pago para controlar el flujo de caja gracias a listados de aging o deuda pasada.  
• También puedes gestionar gastos o ingresos por proyectos o departamentos utilizando la contabilidad analítica. Esto te permite tener una visión única de cada unidad o departamento.  

4.Te asegurarás de que los miembros del equipo dispongan de los mismos datos 

• Es posible que varios miembros del equipo accedan a la hoja de previsión de flujo de caja y la actualicen. Eso si no se realiza bien, al final termina con varias versiones del documento con información no sincronizada.  
• La posibilidad de colaborar es una gran ventaja, pero compartir la hoja de cálculo puede dificultar el control de quién ha realizado cada cambio y qué versión es la más reciente.  
• Podemos solventar esta problemática compartiendo la información en la nube y dando acceso a los implicados o…. 

• Podemos programar el listado y que se envíe automáticamente a todos los miembros del equipo.  

Excel es genial, pero… 

Aunque está claro que Excel permite crear previsiones precisas de flujo de caja, tendrás que dedicar más tiempo y recursos para actualizar la hoja periódicamente.  

Si has estado descuidando tu previsión de flujo de caja o buscando maneras de ahorrar tiempo al actualizarla, es hora de cambiar.  

Automatizar el proceso de previsión mediante un software de contabilidad te permite crear previsiones de flujo de caja sobre la marcha con confianza para que puedas tomar mejores decisiones financieras.  

Y eso supone un gran paso para los resultados de tu empresa.