No es lo mismo comprar que aprovisionarse

A estas alturas de la película, en la mayor parte de las empresas ya deberían estar claras las diferencias entre las funciones de «Compras» y «Aprovisionamientos». Sin embargo, yo mismo pude comprobar esta semana que eto no es así, por lo que me ha parecido interesante tocar el tema en este blog. La principal diferencia entre la función de Compras y la de Aprovisionamientos está en el carácter y la finalidad de cada una.

Mientras que «comprar» es una función de carácter estratégico, aprovisionarse es todo lo contrario, una labor totalmente operativo. Comprar significa, entre otras, buscar productos que satisfagan una necesidad, comparar entre varios, negociar precios y condiciones con proveedores, homologar, controlar la calidad, hacer pruebas para comprobar que se cumple lo prometido por el proveedor, presupuestar, controlar,… En definitiva, una serie de tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas sean acordes con las necesidades de la empresa. Siendo así ¿Qué la diferencia las funciones de «Compras» y «Aprovisionamientos»?

 

La función de aprovisionamiento es la ejecución pura y dura de las compras, previamente acordadas, en los momentos en los que se necesitan las materias primas o los suministros. Pocas tareas más se pueden incluir dentro de esta función, el control a su llegada a las instalaciones del cliente, el registro en los sistemas correspondientes,… no hay mucho más donde rascar. Pedir «x» unidades de un producto no es comprar, es aprovisionar. Comprobar que han sido entregadas, lo mismo. La diferencia es tan importante como cuando te das cuenta de que el precio que te aplica un proveedor es muy superior que el que aplica a la empresa de al lado. El vecino ha hecho una gestión de compras y nosotros no.

En muchas empresas, hoy en día, se colocan carteles relucientes que rezan «Departamento de Compras». Sin embargo, en ellos no se compra nada, sino que sólo se aprovisiona. Alguien realiza la función de aprovisionamiento y la de compras queda distribuida bajo la responsabilidad de algún otro mando en otro departamento. Recuerdo un caso de una empresa en la que trabajé en la que el «responsable de Compras» sólo aprovisionaba, pero él se creía el rey del mambo. No negociaba precios, aunque él decía que sí. Lo que sucedía es que pedía 3 cotizaciones a diferentes proveedores y se quedaba con la más baja ¿Acaso no tenía recorrido ninguno de ellos para ajustar el precio, plazos o el nivel de servicio?

En otro caso, en otra empresa, se jubiló el responsable de compras (este era de los que compraban de verdad) y su función se repartió entre los que se quedaban en el departamento. Se perdió la visión global de las compras y, aún encima, las personas que se quedaban no tenían la misma capacidad de gestión que él, desarrollando una función de aprovisionamiento y nada más. A la larga, los costes se dispararon, las reclamaciones por baja calidad del producto también. Los proveedores iban como Pedro por su casa y se pasaban acuerdos y contratos por donde más les apetecía.

Eso sí, dónde no suele haber mucha diferencia entre las compras y los aprovisionamientos es en la época de final de año, navidades o cuando toca renovación de contratos. Las cestas y regalos no paran de llegar. Sí, llegan, las veas o no. Muchos proveedores las suelen enviar, compres o aprovisiones, ya que hay que tener «contentas» a las dos funciones. Al que compra, porque negocia, firma el contrato… y al que aprovisiona, porque siempre ayuda que vea con buenos ojos el material recién llegado a la empresa. Todos somos humanos y todos tenemos un precio. Quien diga lo contrario…