Estas son las nuevas obligaciones en materia de facturación

Conoce en detalle cómo debe ser la facturación para autónomos, empresas y asesorías y despachos profesionales a raíz de la Ley Antifraude.

• La Ley Antifraude previene y sanciona conductas fraudulentas y evasoras en materia fiscal.
• Esta normativa prohíbe el software de doble uso y obliga a usar programas de facturación que garanticen la integridad.

Las facturas dejarán de ser manipulables y dar lugar a una doble contabilidad por parte de las empresas. La ley Antifraude ha sentado las bases para que así sea. Como las obligaciones de facturación no se pueden eludir, en este artículo te contamos todo lo que tienes que saber sobre esta nueva normativa.

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Tras la publicación de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal recogidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, se publica ahora el Reglamento de Certificación de Software. El mismo desarrolla las especificaciones de la prohibición de programas de facturación de doble uso que introdujo la Ley Antifraude en julio de 2021.

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Qué es la ley Antifraude y cuáles son sus requisitos

La Ley Antifraude es una normativa que tiene como objetivo prevenir y sancionar conductas fraudulentas y evasoras en materia fiscal. En España, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, entró en vigor el 11 de julio de 2021 y establece una serie de medidas que afectan a la facturación de autónomos, empresas y profesionales.

Una de las principales medidas que introduce esta ley es la prohibición del software de doble uso. Esto es, de programas informáticos que permitan la manipulación de la contabilidad en las empresas y la alteración de los registros de las transacciones realizadas.

En este sentido, la regulación establece la obligación por parte de productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen:

• integridad,
• conservación,
• accesibilidad,
• legibilidad,
• trazabilidad
• e inalterabilidad de los registros,

sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

En este sentido, el envío de las facturas en formato Word o Excel, como hacen hoy en día muchos trabajadores autónomos, no cumpliría con la normativa de facturación electrónica. Esto se debe a que Excel y Word permiten hacer modificaciones, alterar la información o incluso eliminarla.

Cómo deben ser los programas de facturación

En este sentido, aquellos que utilicen las empresas no podrán permitir la alteración ni la eliminación de las facturas ni de ningún otro registro. El software de facturación también tendrá que contar con un registro que indique todos los movimientos que hace el usuario.

Igualmente, a través de este programa, se deberá tener constancia de los eventos que suceden. Es decir, qué usuario accede al programa, cuándo y todo lo que cada usuario hace en el programa desde que accede hasta que sale.

Con la nueva normativa, los programas de facturación deben tener unas características determinadas para cumplir con la ley.

En este sentido, el software de facturación tendrá que facilitar también el acceso y la transmisión de datos a Hacienda y tendrá que estar certificado según la nueva normativa.

Por qué elegir un programa de facturación adecuado

En este punto, es importante escoger un buen programa de facturación para autónomos y empresarios que cumpla con la normativa. De lo contrario, la organización podría exponerse a ser multada.

Se considera, además, una infracción grave usar una solución que no cumpla la normativa. También será una irregularidad importante si se modifica o altera un programa que cumple la normativa.

Las infracciones graves están cuantificadas en 50.000 euros por cada ejercicio fiscal, esto es, cada año que se haya usado un programa ilegal o por haberlo alterado.

Esta normativa es la antesala de la digitalización y de la certificación de los procesos de facturación y contables. Hay muchos programas de uso común que no cumplen con las medidas establecidas en la ley, por ejemplo Excel o Sheets. Por ello, es importante que las empresas conozcan las herramientas que pueden o no utilizar. Se recomienda solicitar ayuda y asesoramiento de expertos en la materia.

En este sentido, una manera de aprender cómo cumplir con la normativa es a través del training ‘Aprende a facturar’ que ha puesto en marcha Sage con Lefebvre. ¿Te apuntas? ¡Inscríbete ahora!