Consejos para configurar el organigrama de una microempresa

Evaluar los objetivos y estrategias, el equipo humano necesario y el capital de la empresa son las primeras claves para dibujar correctamente un organigrama flexible que puede ser clave para la supervivencia de la entidad.

¿Cómo es o debe ser la estructura interna de una organización? ¿De qué manera puedes conseguir que tu empresa sea lo más eficiente y flexible posible? Configurar el organigrama de una microempresa es una labor importante basada en la elección de una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la misma, pero ¿cómo se lleva a cabo?

¡Atent@, porque te detallamos los consejos para que puedas diseñar el tuyo, paso a paso!

Un esquema propio, el punto de inicio

Aunque existen esquemas predefinidos, las necesidades y funcionamiento de cada empresa son únicos, por lo que su estructura también debe ser diseñada a medida. Para ello, deben tomarse en cuenta tres elementos fundamentales:

• Objetivos y estrategias: ¿Qué se quiere conseguir y cómo? La respuesta a esta cuestión es el punto de partida inicial. Por ello, establecer objetivos y estrategias puntuales te permitirá imaginar qué tareas deben llevarse a cabo y cuáles serán los puestos clave para hacerlo.
• Personal: ¿Cómo son las personas que conforman la empresa? Debes evaluar las características de tu equipo humano. Conocer las fortalezas y debilidades de cada uno te permitirá repartir de forma adecuada las tareas en función de sus cualidades.
• Presupuesto: ¿Con cuánto capital cuenta la empresa? A la hora de iniciar un proyecto, la plantilla se definirá en gran medida en función de su capacidad económica. Es importante partir de un presupuesto realista y llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los recursos humanos realmente necesarios.

Realizar el organigrama, paso a paso

Diseñar el mejor organigrama empresarial para tu negocio no es una tarea sencilla, sino que debes elaborarlo en base a diferentes aspectos, paso a paso:

• Tipo de estructura. ¿Cuál encaja mejor con tu modelo de negocio? Existen cuatro fórmulas diferentes para organizar tu empresa:
  • Estructura funcional: La entidad se organiza por departamentos que atienden a las diferentes necesidades de la misma.
  • Estructura por producto: Se distribuye en base a los diferentes productos, con una jerarquía propia en cada producto.
  • Estructura por tipos de cliente: La organización se centra en función de los diferentes clientes que tiene.
  • Estructura geográfica: Es la fórmula que suelen utilizar las empresas de ventas, constituyéndose en función de los territorios que abarcan.
• Equipo humano. Debes conocer bien cuál es el número de empleados en plantilla, así como las funciones y responsabilidades de cada uno.
• Jerarquía. ¿Cuántos niveles jerárquicos quieres que formen tu empresa? La contestación a esta cuestión definirá si buscas una empresa vertical o con una jerarquía horizontal.
• Funciones. Resulta de vital importancia definir las ocupaciones de cada empleado para que cada uno sepa cuáles son sus tareas y evitar, de esta forma, que se solapen funciones.
• Responsabilidades. Se debe definir quién ocupará los puestos de mando en cada uno de los niveles y tareas de cada persona.
• Dibujo del organigrama. Plasma todas las decisiones que afectan a la estructura de tu empresa en tu organigrama.

Errores en los que no debes caer

Al crear el organigrama, tu principal preocupación debe ser trazar una estructura que permita la formación de un equipo sólido que funcione de manera orgánica. Un organigrama mal hecho o demasiado rígido puede entorpecer el crecimiento de una empresa. Hay dos errores comunes que debes evitar:

• Dividir demasiado. Llevar a cabo una segmentación excesiva de las tareas puede convertir cualquier acción en un trámite burocrático que nadie querrá llevar a cabo y que, además, hará que cualquier gestión requiera más tiempo del necesario.
• Apagar la imaginación. Facilita a tus empleados que puedan trabajar de forma independiente. Si optas por una estructura demasiado rígida puede inhibir su creatividad, obstruyendo la capacidad de respuesta y la innovación.

La clave para un organigrama efectivo

Si algo es realmente importante en una organización, sea cual sea su tamaño, es la flexibilidad. Piensa que tu empresa cambiará a lo largo de los años y, con ella, también su estructura, por lo que crea un organigrama flexible, que permita cambios temporales o permanentes en la organización. Procura, además, evaluarlo con frecuencia para que pueda responder a los cambios en las condiciones, objetivos y plantilla del negocio.