Partidas pendientes de aplicación (555): la cuenta “puente” que limpiar para el cierre del ejercicio

Explicamos cómo debemos tratar la cuenta de partidas pendientes de aplicación.

• La cuenta 555, Partidas pendientes de aplicación, es una de las cuentas donde solemos llevar todo aquello que no tenemos identificado en la contabilidad
• Imputando pagos no identificados, estaremos haciendo un mal uso de la cuenta

Como si se tratara de ese rincón que todos tenemos en nuestra casa para meter trastos, en contabilidad también tenemos ese cajón de sastre donde registramos aquellos movimientos que no tenemos identificados. Se trata de  la cuenta 555 “Partidas pendientes de aplicación”,  que, no obstante, puede convertirse en un arma de doble filo si no se revisa periódicamente. Porque… ¿qué hacemos con aquellos movimientos no identificados de enero ahora en diciembre?

Regla nº1: La cuenta 555 debe ser revisada periódicamente

Sin ánimo de ser críticos, tener muchas anotaciones en dicha cuenta, puede ser síntoma de dejadez o un reflejo de un “mal contable”. Como todo en la vida, cada operación tiene un motivo o causa. Es cuestión de rebuscar… Si analizamos cada una de las partidas que componen este saldo, puede que haya importes que no supiéramos donde llevarlos en su momento, pero hoy, a un paso del cierre contable, debemos registrarlos en cuentas específicas. Es una cuesta de tránsito y no puede haber saldos vivos.

 

Qué son las partidas pendientes de aplicación

Según el Plan General de Contabilidad (PGC), esta cuenta es para “remesas de fondos recibidas” las cuales, “en principio”, no son identificables. Es decir, dada la definición:

• Solo se pueden imputar a cobros, nunca a pagos.
• Dado que “en principio” no son identificables, es una cuenta exclusivamente de tránsito. Una vez se conozca su naturaleza, debe cancelarse la cuenta 555 con abono a la cuenta correcta.
• La revisión de esta cuenta 555 debe ser una tarea periódica de los profesionales de contabilidad.

Regla Nº2: Nunca contabilizaremos pagos, solo cobros en la cuenta 555

Veamos un ejemplo de su uso. Es muy común preparar el cierre del ejercicio o del mes, revisar la cuenta bancaria y que el saldo no se corresponda con el registrado en la cuenta 572 por una transferencia que no sabemos a qué corresponde. Para evitar retrasos, la diferencia se anotaría en la cuenta 555 Partidas Pendientes de Aplicación.

¿Qué consecuencias puede traernos con Hacienda?

Una mala gestión y uso de dicha cuenta puede ser constitutiva de infracción y, por lo tanto, Hacienda podría imponernos una sanción. Los vemos a continuación:

• El artículo 200 de la Ley General Tributaria considera infracción tributaria el incumplimiento de las obligaciones contables y, en concreto, la inexactitud de la información y la utilización de cuentas que no son las que procede utilizar.
• El artículo195 de la misma ley afirma que es infracción imputar partidas positivas o negativas aparentes en nuestras declaraciones.
• El artículo 192 fija como infracción no presentar de forma correcta y completa nuestras declaraciones fiscales.

Regla Nº3: No dejaremos saldos sin identificar durante largos periodos, ya que puede acarrearnos multas con Hacienda

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Es decir, Hacienda puede creer que se trata de cobros cuya dudosa procedencia no queremos registrar o que no estamos cumpliendo correctamente las obligaciones contables y registrales. Todo ello se puede derivar en una multa que puede hacernos pasar un mal trago innecesario.

 

La cuenta de partidas pendientes de aplicación solamente se cargará al efectuar la aplicación correspondiente, es decir, cuando ya sabemos dónde hay que contabilizar ese importe. Nunca apuntamos aquí pagos que no sabemos por qué se han realizado.

Regla Nº4: No debe tener saldo deudor nunca

Por lo tanto, dada su mecánica, la cuenta 555 nunca puede tener saldo deudor. En consecuencia, un saldo deudor es una muestra de que se aplican mal las reglas contables y puede conducir a una sanción tributaria.

Cuenta 555 con saldo acreedor

Lo normal será que su saldo sea acreedor. Lo será en la medida en que haya cobros de los que desconocemos su origen y que anotemos abonando la cuenta 555 con cargo a alguna cuenta de tesorería.

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En todo caso, no podemos dejar ese saldo acreedor ahí. Debemos investigar a qué se debe. Cuando lo sepamos, es tan sencillo como cancelar la cuenta 555 con abono a la que debería haberse utilizado.

Y, por supuesto, hay que prevenir este tipo de situaciones. Debemos depurar nuestros procesos contables y es muy conveniente disponer de soluciones de gestión que permitan integrar la información de todas las áreas del negocio y mantener la tesorería permanentemente controlada y coordinada con los apuntes contables.

Finalmente, debemos recordar que, si enquistamos eternamente la cuenta de partidas pendientes de aplicación en nuestra contabilidad y no la cancelamos, Hacienda puede suponer que estamos ocultando un ingreso para no tributar por él. Por eso, si es imposible conocer su origen, lo más recomendable es cancelarla contra ingresos excepcionales.