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Septiembre, a la vuelta de la esquina: ¿Tienes un plan de contingencia para tu pyme?

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Muchas pymes han desarrollado protocolos de actuación como estrategia para hacer frente a todos los escenarios posibles ante la crisis global. Aprende a preparar un plan de contingencia para tu pyme.

  • Los planes de contingencia tienen como objetivo mantener la viabilidad del negocio y proteger a los empleados y a los clientes de la empresa.
  • Mediante la definición de los diferentes escenarios posibles, las pymes pueden prepararse para actuar hasta en el peor de los casos.

El COVID-19 ha llevado a muchas empresas a cambiar su hoja de ruta. Y aunque ha pasado más de un año desde que se declarase el estado de alarma, la situación económica y empresarial sigue siendo enormemente cambiante.

Además, no solo se están transformando de manera brusca las prioridades de las empresas, sino también las de sus clientes. Por eso, preparar un plan de contingencia que considere estos cambios es una medida fundamental, no solo para planificar la recuperación, sino para afianzar la actividad a medio y largo plazo.

¡Comparte! Algunas empresas están adaptando sus planes a la nueva normalidad, mientras que otras han optado por desarrollarlos desde cero.

Primeros pasos antes de poner en marcha un plan de contingencia para tu pyme

Septiembre está a la vuelta de la esquina, así que nos encontramos a las puertas de la reactivación de la actividad en nuestro país. Por lo tanto, todas aquellas empresas que no hayan valorado un plan de contingencia ya pueden ponerse manos a la obra para afrontar la “temporada alta” con garantías.

¿Qué factores debemos tener en cuenta antes de trazar nuestro plan de contingencia?

Las áreas de acción

Las pymes, que representan el 99,8% del tejido empresarial español, son el eje vertebrador de las medidas encaminadas a la recuperación económica. Por lo tanto, los planes de contingencia que lleven a cabo redundarán en cierto modo sobre la economía del país. En este sentido, valerse de encuestas y estudios, como el informe “Impacto económico de la COVID-19 sobre la pyme en España” puede ayudar a muchas empresas a:

  • Conocer la evolución de las pymes durante el periodo de pandemia y las principales dificultades que enfrentan.
  • Acceder a un análisis sobre las actividades más innovadoras de este tipo de empresas.
  • Identificar las barreras a la hora de acceder a financiación ajena.
  • Saber la situación real de las pymes españolas y de los problemas a los que deben hacer frente.

Con la información obtenida, puedes trazar un mapa mental de las principales áreas de acción a las que destinar tus recursos.

Los riesgos para tu pyme

El siguiente paso sería identificar las áreas de mayor riesgo para tu pyme. Por ejemplo:

  • ¿Cómo afectará a tus empleados?
  • ¿Es necesario variar el modelo de negocio?
  • ¿Cómo afectará a la actividad comercial? ¿Y a nivel financiero?

El análisis de datos

El análisis de datos es la pieza clave de toda planificación. A través del análisis, podrás establecer conclusiones firmes que sirvan para alinear la actuación de todas las áreas de la empresa.

Una vez valorado el impacto en cada ámbito de la compañía, se plantearán medidas de protección, preferiblemente, a corto y a largo plazo.

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Es el momento de definir los diferentes escenarios y crear una estrategia independiente al plan de crisis

Claves para diseñar un plan de contingencia para tu pyme

Todo plan de crisis necesita a una persona o un equipo a cargo. Designa a la persona encargada de llevar a cabo las estrategias. Esta se ocupará, entre otras funciones, de gestionar el rol de cada área en el plan de contingencia.

  • La colaboración es una parte muy importante del plan de contingencia. Los diferentes equipos de la empresa deben tener una comunicación fluida, ya que cualquier cambio afectará de lleno a otras áreas de la compañía.
  • Por ejemplo, la implementación del teletrabajotiene un efecto directo en el ámbito de las operaciones, pero también en el legal, el comercial y el departamento de IT.
  • También puedes llevar a cabo simulacros para poner a prueba la eficacia del plan de contingencia. ¿De qué recursos o actividades deberías prescindir en el peor de los casos? ¿En qué punto sería imposible mantener la viabilidad de la empresa?
  • Por último, ten en cuenta que las estrategias están sujetas a cambios. Por muy bien que hayas planificado cada escenario, las actuaciones pueden variar periódicamente.

Contingencia sanitaria en las pymes

Tu plan de contingencia también puede incluir una actualización de las medidas sanitarias frente al COVID-19. Septiembre es un buen mes para reforzar las medidas de seguridad e higiene y definir detalladamente los protocolos de actuación en cada situación.

Los clientes han cambiado, ¿los conoces bien?

Los expertos de la consultora global McKinsey advierten de que la recuperación económica de las empresas dependerá del regreso de los consumidores, pero señalan que el modelo no volverá a ser el mismo.

Después de proteger su negocio y a sus empleados mediante un plan de contingencia, las pymes tendrán que hacer hincapié en estrategias para captar y retener a los clientes. Es decir, deberán adaptarse a sus nuevas preferencias y a los cambios en el mercado.

Desde McKinsey explican que los canales de venta han cambiado: mientras que los negocios online y omnicanal han mantenido o incluso mejorado sus resultados, otras compañías tratan de digitalizarse en un tiempo récord.

Para desarrollar una actuación estratégica, los empresarios deben estudiar las preferencias de sus clientes e identificar oportunidades de crecimiento.

Como ya hemos visto, el enfoque analítico y basado en datos tiene un papel protagonista en la nueva normalidad. También resulta fundamental a la hora de desarrollar estrategias centradas en el consumidor que se traduzcan en beneficios a corto o medio plazo.

Redefiniendo el marketing

Tus estrategias de marketing también pueden sufrir una transformación de cara a septiembre. El COVID-19 ha cambiado la forma en que los clientes ven las marcas, los productos y los servicios. Ahora, la empatía, la confianza y la seguridad son valores que querrás reforzar en tus estrategias de marketing y comunicación.

En definitiva, las pymes se preparan para una recuperación que puede tardar años en completarse. Por eso, hay que tratar de tener una perspectiva más allá de los escenarios inmediatos y preparar un plan de contingencia con vistas al futuro.

Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2020 y actualizado a 2021 por su relevancia.

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