¿Qué es un recibo bancario? Todo lo que debes saber

Descubre qué puede aportar el recibo bancario en la gestión del día a día de tu negocio.

• Tanto el pago como el documento suelen ser llamados recibos.
• Los recibos bancarios contribuyen a la confianza empresarial.

El recibo bancario es uno de los documentos más frecuentes en la práctica empresarial, pero también es relevante en las finanzas personales. Sin embargo, no conviene dejarse llevar y desatenderlo. Es recomendable prestar cierta atención a un papel o archivo informático que no por rutinario deja de ser importante.

De hecho, su contenido nos ayuda a comprobar si un pago bancario se ha efectuado correctamente. Por tanto, cumple una función esencial para garantizar la confianza entre proveedores y clientes.

Recibo bancario: dos acepciones

En términos estrictos, un recibo bancario es un documento que pretende probar que se ha realizado un pago en el que ha intermediado una entidad financiera. Esta lo emite para que quede constancia en operaciones que a menudo se satisfacen por transferencia o por tarjeta. 

No obstante, en un sentido más coloquial, se llama recibo al propio pago. Así, es frecuente decir, por ejemplo, que se tienen que cobrar, pagar, domiciliar o devolver recibos. En realidad, a lo que se está aludiendo en este segundo caso es al cumplimiento de la obligación que el recibo documentará.

¿Para qué se emiten recibos bancarios?

Las misiones principales del documento son dos:

• En él la entidad refleja algunos de los datos más importantes relacionados con el pago. Entre ellos:
  • Figura el momento en el que se ha cargado en la cuenta y otros que permiten identificar al emisor.
  • La cuenta desde la que se realiza el pago y a su titular y las entidades bancarias o proveedoras de servicios de pago participantes.

• Además, aparecen otros aspectos relacionados con la propia gestión de la operación de pago.

Notificar al pagador del recibo bancario para que pueda iniciar, si lo considera oportuno, determinadas acciones. El caso más típico es el de la devolución del recibo.

Prestar atención a los recibos bancarios evita errores contables, conflictos comerciales y desajustes en la tesorería.

¿Qué no es un recibo bancario?

Es conveniente no confundir el recibo bancario con otros documentos, en especial con la factura. Esta última busca reflejar determinados datos de la operación en sí, principalmente por motivos fiscales relacionados con el IVA. También es un punto de referencia para la contabilización.

Por su parte, el recibo se centra en la realización de un pago bancario. Por tanto, hay muchos datos que difieren entre una factura y un recibo bancario, como:

• Puede señalarse en una factura el momento en el que se prevé que se va a realizar el pago. Sin embargo, puede que este se retrase, que no llegue a realizarse nunca o que solo se satisfaga parcialmente. Gracias al recibo bancario, puedes justificar cuánto, cómo y cuándo has pagado.
• El desglose del contenido de la factura no es necesario en un recibo bancario. No hace falta saber por qué conceptos se carga en la cuenta un determinado importe, ya que esas circunstancias se documentan en la factura.
• No es necesario que haya un recibo para cada factura. Por ejemplo, pueden pagarse varias facturas de una sola vez o recapitularse en una sola factura operaciones que hayan sido satisfechas en varios pagos, documentando cada uno de ellos en su propio recibo.
• No todas las operaciones por las que recibes una factura deben tener un pago documentado en un recibo bancario. Puedes efectuar una contraprestación en metálico, en especie o con otros medios de pago diferentes a los que se documentan mediante recibo.

¿Sabes lo que es un recibo de pago? Echa un vistazo a este artículo.

La repercusión en la contabilidad y la tesorería

En la práctica comercial, suele ser habitual que:

• primero se produzca el acuerdo,
  • luego se efectúe la entrega del bien o la prestación del servicio
  • y se difiera el pago para un momento posterior.

Por ello, en la contabilidad, suele haber un registro escalonado. Por ejemplo:

• En el momento de la adquisición, cargas, compras y, en su caso, Hacienda Pública e IVA soportado con abono a proveedores. 
• Después, cuando pagas cargas proveedores contra bancos.

Para efectuar ese segundo asiento, debes verificar que el pago se ha realizado correctamente. Las cifras y el momento deberán cuadrar con las reflejadas en el recibo bancario. Por ello, es muy beneficioso trabajar en la conciliación bancaria.

Por otro lado, los recibos bancarios ofrecen muchos datos sobre tus flujos de tesorería. Te están hablando sobre importes, momentos y categorías. Con esas cifras en la mano, es más fácil anticipar tendencias que permitan una gestión de tesorería más inteligente.

Es, por tanto, muy provechoso contar con herramientas que, como Sage 50, faciliten la comunicación bancaria. La fluidez y rapidez evitan errores contables y se traduce en mejores decisiones de tesorería.

¿Qué es la domiciliación bancaria de recibos?

En términos generales, el domicilio es el lugar desde el que se ejercen los derechos y se cumplen las obligaciones. Podría ser, dependiendo de los casos, una residencia particular, una sede o establecimiento de un negocio, una localización convenida por ambas partes.

Sin embargo, cuando hablamos de obligaciones que implican el pago de dinero, lo más práctico suele ser aprovechar la intermediación de un banco. En ese sentido, esta práctica se puede emplear de dos modos:

1. Operación por operación con un pago iniciado por el ordenante. Suele realizarse cuando se trata de relaciones puntuales o esporádicas.
2. Mediante un adeudo domiciliado. En él, el ordenante del pago da su consentimiento para que el pago sea iniciado por el beneficiario. Aunque puede ser empleado en un único pago, es frecuente que se use este procedimiento en pagos recurrentes. Por ejemplo, el prestador de un servicio inicia todos los meses el procedimiento para que su cliente le pague la cuota que corresponda. Para ello, el cliente debe haber dado previamente su autorización.

Dedicar un tiempo a los recibos bancarios puede entenderse como una inversión en mejora de la gestión y en confianza con proveedores y clientes.